Lunedì mattina, a fine giugno 2014, una settantina di persone si riuniscono lentamente in una delle sale riunioni più grandi di un ufficio Swisscom a Zurigo. Ci sono caffè, snack, un impianto audio con microfono e una traduzione in inglese.

È la mattina della prima riunione di pianificazione del PI di Swisscom per il primo Agile Release Train (ART) all'interno di Swisscom - il TV ART.

L'ART della TV

Il termine "ART" non ha molto a che fare con l'arte in questo caso, ma è l'abbreviazione di "Agile Release Train", un gruppo di team che lavora secondo i moderni metodi di gestione, i cosiddetti principi "agili". Questi principi includono un forte orientamento al cliente, la collaborazione interdisciplinare e la riduzione del rischio attraverso la consegna continua di risultati di valore (rendere abitabile una stanza invece di costruire prima l'intera casa e imparare da questo per i passi successivi).

Blue TV (in precedenza Blue TV o Swisscom TV) è in fase di sviluppo presso TV ART: TV in diretta, registrazioni TV, video on demand e molto altro ancora da Swisscom, compresi TV-Box e applicazioni..

I team della TV avevano già iniziato a lavorare secondo i principi dell'agilità due anni prima. Lo sviluppo della nuova piattaforma IPTV di Swisscom si era rivelato troppo imprevedibile per i processi di progetto tradizionali e pianificati. La velocità dell'innovazione era così elevata che volevamo adattare continuamente i nostri piani senza perdere di vista il grande obiettivo.

Scoperta della pianificazione PI

Utilizzando questi metodi agili, abbiamo sviluppato il prodotto TV fino al lancio ufficiale nell'aprile 2014. I processi per questo (Come pianifichiamo, sviluppiamo e testiamo in modo continuo? Come lavoriamo insieme?) sono stati sviluppati gradualmente.

Poi ci siamo imbattuti nelle prime versioni dello Scaled Agile Framework, SAFe. Un modello di processo per metodi di lavoro agili con molti team. Rimasi affascinato: Scaled Agile aveva messo per iscritto molti dei modelli organizzativi e degli approcci alla pianificazione in un modo strutturato che avevamo sviluppato anche noi.

Ma SAFe aveva anche preso in considerazione molti altri aspetti, formulato nuovi principi e aggiunto la grande idea: Riunire tutte le persone coinvolte in una stanza per creare insieme un piano di massima per le successive 10-12 settimane: un evento chiamato PI Planning.

Quando i workshop in una grande stanza erano ancora stranieri

Così, nel giugno del 2014, eravamo sul mercato con la nuova TV2.0 e i team che si occupavano di scalare la piattaforma, stabilizzare tutte le parti e aggiungere nuove funzioni.

Ho moderato queste due giornate insieme al mio team dell'epoca. Ricordo che era strutturato e allo stesso tempo un po' caotico. Scrivemmo su dei foglietti adesivi ciò che volevamo realizzare nelle settimane successive. Abbiamo attaccato le note adesive alle bacheche che ogni team aveva nella propria area di lavoro. La stanza era rumorosa perché tutti parlavano e pianificavano insieme, soprattutto al di là dei confini del team.

Il processo della carta magica

Abbiamo creato la prima cosiddetta "lavagna del programma" di Swisscom: la visualizzazione degli oggetti di consegna più grandi sulla timeline e i contributi dei singoli team.La lavagna del programma era una grande parete di carta che abbiamo riempito di note adesive. Se c'erano delle dipendenze, collegavamo le note con dei fili di lana. Questo sistema basato sulla carta aveva i suoi problemi di stabilità.

Ricordo la prima volta che ho sentito la magia della pianificazione PI: avere tutte le persone e tutte le informazioni insieme in un'unica stanza. Persone che si accordavano sulla loro imminente collaborazione con una stretta di mano. Il team strategico ha chiarito le priorità, ha aiutato a modificare continuamente la portata del lavoro pianificato e ha preso centinaia di decisioni che altrimenti avrebbero richiesto molte riunioni separate.

Pianificazione decentrata e collaborativa

Alla fine della prima pianificazione PI, quando abbiamo condotto il "voto di fiducia" per alzata di mano ("Quanto sei convinto che abbiamo creato un piano valido e realistico?"), mi sono sentito sollevato: avevamo un piano su cui tutti erano d'accordo. Tutti avevano immediatamente accettato di fare del loro meglio per realizzare questo piano. Tutti avevano creato il piano da soli, non solo un project manager con Microsoft Project. Quel giorno abbiamo aggiunto molta democrazia al nostro processo di pianificazione.

Per quasi dieci trimestri, a partire dalla metà del 2014, la pianificazione del PI è rimasta una cosa che faceva solo l'ART TV. Le ART successive hanno iniziato a farlo solo verso il 2016/2017.

Il legame umano

Abbiamo invitato i fornitori a partecipare alla pianificazione del PI TV sin dall'inizio. Questi partner avevano già lavorato insieme a progetti per molte aziende di telecomunicazioni internazionali. Solo in occasione del PI Planning di Swisscom molti di loro si sono incontrati per la prima volta.

Nel corso del tempo, molte aziende svizzere hanno partecipato al TV PI Planning. Volevano capire come questo processo di pianificazione collaborativa potesse aiutarle nei loro progetti complessi e dinamici. Molte di loro l'hanno poi sperimentato.

Benchmarking: lo stiamo facendo bene?

Abbiamo anche viaggiato in Europa per parlare con altri fornitori di telecomunicazioni del nostro modo di lavorare.

Anche se non siamo mai stati in grado di effettuare studi comparativi ufficiali, nelle conversazioni ai distributori di caffè abbiamo scoperto che Swisscom era in vantaggio praticamente in ogni aspetto: soddisfazione dei clienti, time to market, dimensioni (ridotte) dei team, quota di mercato, margine di profitto. E di norma, eravamo nettamente in vantaggio.I nostri metodi di pianificazione e di lavoro agili hanno probabilmente giocato un ruolo in questo senso.

La pianificazione PI è in aumento?

Dieci anni dopo il primo PI Planning, lo sviluppo dei prodotti digitali di Swisscom si svolge ancora in cicli di pianificazione di 10-12 settimane con oltre 50 ART.

Alla fine di ogni PI, i team si riuniscono per esaminare i risultati ottenuti, per rivedere e adattare il modo in cui lavorano e per pianificare il ciclo successivo.Sono ancora stupito dal valore che una pianificazione PI ben eseguita crea: la velocità del processo decisionale, il raggiungimento di un solido accordo su un piano comune a cui tutti hanno contribuito.

Anche se dovremmo cercare di ottenere la massima indipendenza possibile dai team, la pianificazione PI è utile quando più team devono coordinarsi. Otterrai risultati migliori più velocemente.

Non solo un processo

Naturalmente ci sono anche degli aspetti negativi.

Ricordo che una volta, intorno al 2018, sono stato invitato a una riunione "segreta" di PI Planning: I team avevano appena completato la pianificazione PI "ufficiale" e mi dissero: "Quello era solo teatro. Non abbiamo alcuna dipendenza con le persone che partecipano all'altra pianificazione PI". Ma nessuno vuole sentirselo dire. Ecco perché stiamo facendo una seconda pianificazione con le persone con cui abbiamo davvero bisogno di coordinarci".Fortunatamente, siamo riusciti a risolvere questa situazione un po' folle (a volte siamo anche una strana grande azienda) poco tempo dopo.

E proprio di recente, un collega mi ha detto che non affrontano mai i problemi reali nella loro pianificazione perché le cattive notizie non vengono accettate. Si limitano a passare meccanicamente in rassegna alcuni elenchi. I rischi passano inosservati. Puoi immaginare le conseguenze.

La pianificazione PI non è quindi un processo che può essere eseguito meccanicamente "così, su due piedi". Richiede una cultura di fiducia, curiosità e impegno. Richiede una cultura sana.In Swisscom vedo questa cultura ogni giorno - con qualche eccezione - e ne sono ancora entusiasta.

Ai prossimi dieci anni

Sono molto grato di aver avuto l'opportunità di iniziare a collaborare alla pianificazione di grandi spazi in Swisscom dieci anni fa. Sono grato che la nostra cultura a TV ART abbia permesso una discussione onesta e aperta, anche su argomenti problematici. Ha dato i suoi frutti, è stato divertente e mi auguro che lo stesso avvenga per altri nel loro ambiente di lavoro.

Tra dieci anni ci occuperemo ancora di PI Planning? Ci troveremo in uno stato in cui tutto funziona continuamente e non ci sono più dipendenze? Agenti AI che fanno tutto il lavoro al posto nostro? Forse. E forse avrà ancora senso riunirsi ogni tot mesi per raccontare una storia comune e fare piani insieme.

Simon Berg

Simon Berg

Director of Engineering - Data, Analytics & AI

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