FAQ ARIBA Fournisseurs

Informations sur la commande et la facturation électroniques chez Swisscom.

INTRODUCTION

Swisscom poursuit constamment l’objectif de faire avancer la numérisation. Les procédures de passation de marchés doivent également être simplifiées et rendues plus efficaces. Pour cette raison, Swisscom a décidé d’utiliser une solution nouvelle et innovante pour sa collaboration avec les fournisseurs.

L’utilisation du réseau SAP-Ariba générera également une valeur ajoutée pour les fournisseurs. Swisscom y voit les avantages suivants:

  • réduction des frais administratifs pour l’affranchissement, l’impression et l’expédition;
  • vue d’ensemble en ligne du statut de vos commandes (uniquement avec un compte d’entreprise);
  • transparence et traçabilité des dates de comptabilisation et de paiement des factures;
  • haute précision dans la création des factures et réduction des écarts entre les factures;
  • accès au plus grand réseau de commerce d’affaires du monde.
Pour plus d’informations sur SAP Ariba, consultez le site Web de SAP(ouvre une nouvelle fenêtre)

Les fournisseurs de Swisscom ont deux possibilités pour utiliser le réseau Ariba:

  • compte standard (gratuit)
  • compte d’entreprise (payant)

Un compte standard ou un compte d’entreprise peut être utilisé pour l’échange de documents et d’informations avec Swisscom. En tant que fournisseur, vous recevrez automatiquement un compte standard gratuit lors de votre inscription. Si vous voulez un compte d’entreprise, vous avez la possibilité de passer à un compte d’entreprise payant sur Ariba Network. Le choix d’utiliser un compte standard ou d’entreprise pour l’échange de documents relève de la seule responsabilité du fournisseur.

Aperçu des comptes(ouvre une nouvelle fenêtre)

Compte standard

L’utilisation du compte standard est gratuite pour les fournisseurs, quel que soit le volume des transactions et des documents échangés sur le réseau Ariba.

Les fournisseurs accèdent toujours aux commandes et créent des factures via un lien qu’ils reçoivent par e-mail.

Compte d’entreprise

Le compte d’entreprise est associé à des fonctionnalités avancées. Le compte d’entreprise est disponible en version «Premium», «Bronze», «Silver», «Gold» ou «Platinum». En fonction du volume des transactions et du nombre de documents envoyés, différents frais peuvent s’appliquer.

En tant que fournisseur, vous pouvez utiliser gratuitement le compte d’entreprise si nécessaire. Les règlements en vigueur peuvent être trouvés sous le lien ci-dessous. 

Pour plus de détails sur les niveaux et les seuils d’abonnement, veuillez consulter: 
https://www.ariba.com/de-de/ariba-network/ariba-network-for-suppliers/accounts-and-pricing(ouvre une nouvelle fenêtre)

Faites défiler cette page vers le bas et téléchargez les tarifs ou l’aperçu des abonnements pour votre région.

Pour plus d’informations sur la protection des données, voir le site web SAP Ariba à l’adresse suivante: https://www.ariba.com/fr-fr/gdpr(ouvre une nouvelle fenêtre)

Le portail Ariba peut être utilisé avec les navigateurs Internet certifiés suivants:

  • Apple Safari 9+ (64 bits). Le nouveau design d’Ariba n’est pas pris en charge par Safari sur les appareils mobiles
  • Microsoft Internet Explorer 11 (32 bits). Le mode de compatibilité n’est pas pris en charge
  • Microsoft Edge 25
  • Google Chrome 53 - 55 (64 Bit)
  • Mozilla Firefox 48 - 50 (64 Bit)

Pour entrer en relation d'affaires avec Swisscom, vous devez être enregistré et qualifié en tant que créditeur et/ou fournisseur. Les responsables des achats vous inviteront à le faire par courrier électronique.

Instruction: Processus de SLP surl'inscriptionet la qualification(ouvre une nouvelle fenêtre)

OUVERTURE D’UN COMPTE AUPRÈS D’ARIBA (PAR LE FOURNISSEUR)

Pour savoir comment ouvrir un compte Ariba, consultez le guide de démarrage rapide(ouvre une nouvelle fenêtre)

FACTURE

Le montant total de la facture doit être saisi sans TVA, la TVA est alors toujours saisie séparément. Voir TVA préétablie.

Les frais d’expédition doivent être inscrits dans l’en-tête de la facture car ils sont soumis à la TVA en Suisse et il faut en tenir compte.

Les numéros de facture doivent être saisis sans espaces ni caractères spéciaux et être d’une longueur maximale de 16 caractères. Les caractères alphanumériques sont autorisés, mais uniquement en majuscules.

Par principe, les montants en centimes doivent être facturés avec précision et non arrondis. Vous trouverez des détails sur la saisie des données dans les instructions pour la saisie des factures.

Il n’est pas nécessaire de créer directement une fiche de saisie des prestations. Lors de la facturation pour un ordre d’achat de service, une fiche de saisie des prestations est automatiquement émise.
La procédure est décrite dans l’instruction Facturation avec service de référence de commande.
Un point important est l’enregistrement de la quantité et de l’unité de quantité.

GÉRER LE COMPTE ARIBA

Pour gérer la page d’accueil, suivez les étapes ci-dessous:

  1. dans la section «Commandes, factures et paiements», cliquez sur «Plus»
  2. cliquez sur «Gérer les tuiles par défaut»
  3. sur la page «Gérer les tuiles d’action sur le tableau de bord de la page d’accueil», vous verrez maintenant deux colonnes: «Tuiles disponibles» et «Tuiles sélectionnées». Vous pouvez sélectionner et retirer les tuiles d’action comme vous le souhaitez
  4. dans la colonne «Tuiles sélectionnées», vous pouvez sélectionner jusqu’à quatre tuiles. S’il y a déjà quatre tuiles, une tuile doit être enlevée avant qu’une nouvelle puisse être ajoutée par glisser-déposer
  5. Cliquez sur «Terminé» pour enregistrer vos modifications.

RELATIONS CLIENTS

  • Dans le menu «Paramètres du compte», cliquez sur le lien «Paramètres» et enfin sur «Relations clients»
  • Vous pouvez choisir si les relations clients doivent être acceptées automatiquement ou manuellement
  • Dans la section «En attente», approuvez ou rejetez les demandes de relations en attente. Dans la section «Actuel», les profils et les portails d’information des clients actuels peuvent être consultés. Les clients refusés peuvent être consultés dans l’onglet «Refusés»

Cela vous permet de contrôler les règles de transaction de vos clients.

  • Sélectionnez le menu déroulant «Paramètres de la société» et cliquez sur «Relations clients» sous «Paramètres du compte»
  • La liste des clients s’affiche; cliquez sur le nom du client
  • Lorsque vous cliquez sur la liste des clients, faites défiler la liste jusqu’à la section «Règles générales de comptabilité»
  • Si le client a activé les règles de facturation spécifiques au pays, le pays d’origine de la facture peut être sélectionné dans le menu déroulant. Cliquez sur «Terminé».

De cette façon, vous saurez si un client a besoin d’une confirmation de commande avant de créer une facture pour un bon de commande, ou si votre client autorise l’antidatage des factures. 

Connaître les règles de transaction d’un client peut réduire le nombre d’erreurs de facturation et de factures rejetées.

RÔLES DES UTILISATEURS 

Administrer les (rôles des) utilisateurs

Attribuer des rôles et des autorisations aux collaborateurs en fonction de leur rôle dans l’entreprise:

  • Gestionnaire du profil de l’entreprise
  • Créateur/gestionnaire de leads
  • Gestionnaire des suggestions et des contrats
  • Gestionnaire des commandes
  • Gestionnaire des factures

Faites savoir aux utilisateurs individuels et aux équipes de votre organisation à quel compte Ariba ils sont affectés afin qu’ils soient bien préparés pour répondre aux questions et collaborer avec les acheteurs.

L’administrateur est le principal point de contact pour les utilisateurs ayant des questions ou des problèmes. Il est responsable de la mise en place / configuration et de l’administration des comptes. Cela signifie qu’il crée des utilisateurs et attribue des rôles/permissions aux utilisateurs du compte. Chaque rôle a un nom unique et un ensemble d’autorisations associées. Exemple: l’administrateur crée un rôle qui permet au collaborateur de traiter les commandes d’achat entrantes et de créer des factures. En fonction des tâches à accomplir, les utilisateurs peuvent avoir plusieurs rôles.

Pour ajouter un utilisateur en tant qu’administrateur:

Ajout d’utilisateurs

  1. Cliquez sur «Paramètres du compte», «Paramètres» dans le coin supérieur droit du tableau de bord, puis sélectionnez «Utilisateur»
  2. Créez d’abord les rôles, puis les comptes utilisateurs. Ensuite, attribuez les rôles aux comptes.

Remarques:

  • Vous pouvez créer un maximum de dix rôles spécifiques à l’utilisateur
  • Les administrateurs de comptes peuvent réinitialiser les mots de passe des utilisateurs oubliés. Si cela est nécessaire pour des raisons de sécurité, vous pouvez également forcer la réinitialisation du mot de passe de l’utilisateur. Pour réinitialiser le mot de passe d’un utilisateur, éditez l’utilisateur et cliquez sur «Réinitialiser le mot de passe»
  • Avant de supprimer un rôle, vous devez affecter les utilisateurs assignés à un autre rôle. Vous ne pouvez pas supprimer les rôles qui sont attribués à des utilisateurs
  • Si un collaborateur démissionne ou prend un autre poste au sein de l’entreprise, le compte d’utilisateur associé n’est plus nécessaire. Nous vous recommandons de supprimer l’utilisateur ou d’attribuer les données de connexion de l’utilisateur à un autre collaborateur. Lorsque vous réassignez les données de connexion, la configuration et les données de l’utilisateur précédent sont reprises
  • Jusqu’à 250 comptes d’utilisateurs peuvent être créés par ANID. Les utilisateurs peuvent avoir différents rôles/permissions qui correspondent aux tâches réelles de l’utilisateur. Les utilisateurs ont accès à tous les clients ou seulement à certains clients attribués par l’administrateur. Par défaut, les utilisateurs ne sont pas visibles pour vos clients et ne peuvent pas être recherchés par eux
  • Tous les utilisateurs ont accès à la page «Mon compte» avec les informations générales de contact et les paramètres de langue préférée. Chaque ensemble de privilèges permet aux utilisateurs d’accéder à des zones supplémentaires de votre compte d’entreprise. Les autorisations peuvent également contrôler les types de notification que les utilisateurs peuvent configurer

Pour mettre à jour vos informations d’utilisateur:

  • Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit du tableau de bord et sélectionnez «Mon compte»
  • Mettez à jour les informations dans l’onglet «Paramètres du compte» et saisissez les informations personnelles et les paramètres de votre préférence linguistique, le fuseau horaire et la monnaie.

Remarque: par défaut, vos clients peuvent consulter le nom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de l’administrateur du compte. Si vous ne souhaitez pas que les clients puissent voir ces informations, cochez la case située à côté de «Cacher mes coordonnées personnelles» dans la section «Préférences en matière de coordonnées»

  • Cliquez sur «Sauvegarder»

UTILISATION DU RÉSEAU ARIBA

Les documents suivants peuvent être échangés électroniquement entre Swisscom et les fournisseurs via le réseau Ariba:

  • commandes de biens et de services
  • confirmations de commandes
  • confirmations de livraison
  • entrées de marchandises
  • fiches de saisie de prestations (relevés d’heures)
  • factures et notes de crédit
  • Les avis de livraison peuvent être créés via le compte Ariba dès que les articles ont été expédiés. Il est possible d’envoyer plusieurs avis de livraison par commande. Cliquez sur le bouton «Créer un Ship Notice»
  • Remplissez les informations demandées sur le formulaire d’expédition de l’article. Le numéro d’identification du bordereau d’expédition est un numéro quelconque qui peut être utilisé pour identifier l’avis de livraison. Sélectionnez le «Carrier Name», puis le «Tracking #» et le mode d’expédition
  • Entrez les données d’expédition et cliquez sur «Mettre à jour l’adresse»
  • Une fois la confirmation d’expédition vérifiée, cliquez sur «Soumettre»
  • Les avis de livraison permettent une meilleure communication afin d’éviter des appels inutiles au service clientèle
  • Une fois la notification d’expédition envoyée, le statut de la commande devient «Envoyée». Les avis de livraison envoyés peuvent être consultés dans la boîte d’envoi ou en cliquant sur le lien sous les documents correspondants dans la vue de la commande.

RÉSOLUTION DES PROBLÈMES

Ce n’est pas possible. Le contenu d’Ariba Network est affiché dans la même langue que votre navigateur Internet.

Un lien est possible lors de l’ouverture d’un nouveau compte. Pour un lien ultérieur, veuillez contacter l’assistance SAP Ariba.

Un lien est possible lors de l’ouverture d’un nouveau compte.

Pour un lien ultérieur, veuillez contacter l’assistance SAP Ariba.