A la recherche de règles

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A la recherche de règles - comment l'uniformité visuelle améliore la communication avec les rapports, les présentations et les tableaux de bord

Les partitions de musique et les plans de construction ne sont que deux exemples pour lesquels une notation existe depuis des lustres. Mais qu'en est-il d'un concept de notation dans les rapports? Est-ce encore possible ou a-t-on raté le bon moment ? J'ai voulu répondre à cette question.

Par Oliver Maegert, Analytics Consultant

01.12.2019 10:00:00

Introduction

Je travaille depuis plusieurs années dans le domaine du front-end et je réalise quotidiennement des rapports et des tableaux de bord selon les spécifications de différents clients. Ces exigences varient d'un client à l'autre et ne se distinguent pas seulement par leur contenu, mais aussi par leur apparence et leur conception. C'est là que commence le problème qui existe inconsciemment depuis des années. Il n'existe pas de standards, de normes ou de critères dans le domaine de la conception visuelle ou du contenu des rapports. C'est pourtant là que les "International Business Communication Standards", en abrégé "IBCS®", pourraient apporter une solution.

Fondateur

Ces normes ont été fondées par le professeur Rolf Hichert et le Dr Jürgen Faisst et sont disponibles en tant que projet Creative Commons librement utilisable par tous. Tu trouveras plus d'informations sur ces deux personnes dans la rubrique "sources".

L'association IBCS

L'association IBCS s'engage pour la révision et le développement continus des normes internationales de communication commerciale. En tant qu'organisation à but non lucratif, elle publie les normes pour une utilisation libre et assure une consultation et une discussion approfondies avant la publication de nouvelles versions. Cela inclut les efforts d'expression publique dans le monde entier.

Lors de l'assemblée générale du 1er juin 2017 à Barcelone, la version 1.1 a été approuvée par les membres actifs. Plus de 80 professionnels de 12 pays ont participé à la réunion annuelle. Début 2019, l'association IBCS comptait plus de 2000 membres de plus de 50 pays.

Les normes IBCS

Les normes IBCS® sont basées sur la formule SUCCESS de Rolf Hichert, connue depuis 2004. Cette formule est basée sur les réflexions d'experts en communication bien connus comme Edward Tufte ou Barbara Minto.

SUCCESS et IBCS

Les sept règles générales suivantes sont proposées pour la communication commerciale écrite (par ex. rapports, statistiques) :

SAY : Faire passer un message
UNIFY : Appliquer les normes de notation
CONDENSE : Augmenter la densité des informations
CHECK : Assurer l'intégrité visuelle
EXPRESS : Choisir une visualisation appropriée
SIMPLIFY : éviter le superflu
STRUCTURE : Structurer le contenu

Ces sept groupes de règles forment les trois piliers des normes IBCS :

Règles conceptuelles

Le premier pilier est constitué par les règles de design conceptuel SAY et STRUCTURE : le contenu doit avoir un message compréhensible pour les destinataires et être clairement structuré. Ces deux groupes de règles sont universels et revêtent une importance particulière :

SAY comprend des règles pour transmettre des messages. Chaque rapport et chaque présentation doivent transmettre un message. Pour cela, il est nécessaire d'introduire le sujet et de rendre le message crédible.
STRUCTURE comprend des règles de structuration du contenu. Le contenu doit être présenté selon une structure logique. Les sous-rubriques doivent être de même nature, sans se chevaucher et être exhaustives.

Ces deux groupes de règles SAY et STRUCTURE n'ont tout d'abord rien à voir avec les questions de visualisation, ils s'appliquent aussi bien aux présentations dans les comités politiques qu'aux reportages radio : En effet, dans les deux cas, aucun graphique n'est disponible.

Il y a un lien avec la visualisation lorsque celle-ci doit faire passer des messages importants.

Règles perceptives

Le deuxième pilier est constitué par les règles de conception qui concernent la perception visuelle. En suivant les quatre groupes de règles EXPRESS, SIMPLIFY, CONDENSE et CHECK, il est plus facile de répondre aux exigences de SAY et STRUCTURE :

EXPRESS comprend des règles pour choisir une visualisation appropriée. Il faut choisir des diagrammes et des tableaux qui transmettent le plus rapidement possible le message souhaité.
SIMPLIFY comprend des règles pour éviter le superflu. Tout ce qui est redondant, dérangeant ou purement décoratif doit être évité.
CONDESE comprend des règles pour augmenter la densité des informations. Tous les contenus utiles à la compréhension devraient, si possible, être présentés sur une seule page.
CHECK demande de garantir l'intégrité visuelle. Les faits doivent être présentés de manière véridique et facilement compréhensible.

Ces quatre groupes de règles du deuxième pilier peuvent tous soutenir les demandes de SAY et STRUCTURE - ils servent surtout à renforcer le message à transmettre.

Règles perceptives

Le troisième pilier des normes IBCS est constitué par les règles de conception sémantique du groupe de règles UNIFY. Les règles sémantiques aident à transmettre un message clair en utilisant une notation uniforme (notation IBCS).

UNIFY comprend des règles pour appliquer une norme de notation. Les choses qui signifient la même chose devraient être représentées de la même manière.

Une notation sémantique standardisée permet de reconnaître les faits de gestion d'entreprise et soutient ainsi l'effet des règles conceptuelles et perceptuelles.

Tu trouveras plus d'informations sur SUCCESS ici(ouvre une nouvelle fenêtre).

Sur les points mentionnés de la formule SUCCESS, 98 règles sont définies au total. Voici un petit extrait (l'extrait provient du poster IBCS, qui est lié dans les sources) :

Exemples

Il existe de nombreux exemples de transformation d'un graphique existant en un diagramme conforme à l'IBCS. Les meilleurs d'entre eux se trouvent directement sur la page d'accueil de l'IBCS. Les PDF disponibles au téléchargement contiennent chaque étape, y compris l'explication de ce qui a été optimisé. Pour ce blog, je vais présenter et expliquer l'exemple "Spiegel Online, obligations d'État" sous une forme abrégée.

La numérotation suivante se réfère à la galerie précédente et indique les étapes réalisées.

1 Il s'agit de la situation ACTUELLE tirée d'un article sur Spiegel.de. Il montre les obligations d'État de différents pays en milliards d'euros.

2 Le titre a été complété. La ligne zéro a été clarifiée. Tous les diagrammes ont été agrandis. Les couleurs sans signification ont été supprimées.

3 L'axe des X manipulé a été corrigé et mis au même niveau. Mise à l'échelle de l'axe Y dans tous les diagrammes - ceux-ci ont ensuite été agrandis.

4 Le message a été formulé.

5 Pour augmenter la densité des informations, le nombre d'habitants par pays a été ajouté.

6 La relation entre le nombre d'habitants et l'échéance est présentée. Le message et le titre sont élargis et adaptés.

7 Le message est mis en évidence.

Application

La compréhension des règles et de leur nécessité se fait souvent très rapidement. Mais la désillusion vient en essayant de mettre en pratique ce que tu as appris. La mise en œuvre avec des outils courants comme Excel est presque impossible. Excel offre certes de nombreux types de diagrammes, mais on se rend vite compte qu'il ne sera pas possible de créer un diagramme à colonnes selon les règles IBCS.

Actuellement, il existe 12 solutions logicielles certifiées qui sont en mesure de mettre en œuvre les règles IBCS. Jusqu'à présent, il n'était pas possible de se lancer sans acheter le logiciel correspondant ou sans s'inscrire à une version d'essai.

Mais entre-temps, une version gratuite de Chart-me est disponible. Il n'est pas nécessaire d'acheter quoi que ce soit ni de s'inscrire.

Ce lien permet d'accéder au site web : https://chart-me.com/

Actuellement, 19 diagrammes et tableaux sont disponibles, ils peuvent être personnalisés et sont parfaits pour promouvoir les normes IBCS.

L'application est très simple.

Tu sélectionnes le graphique souhaité en cliquant sur "Customize".
Clique sur "Export xls" en haut
Ouvre le modèle téléchargé
Ajuste-le dans Excel
Clique maintenant en haut sur "Import xls".
Terminé !

Il est également possible de l'exporter. Les étapes sont illustrées dans la galerie suivante :

L'exemple montre un tableau avec une cascade intégrée et des écarts absolus et relatifs.

Chart-me dispose en plus d'un mode d'emploi vidéo :
How To: Chart-me.com(ouvre une nouvelle fenêtre)

Utilité pratique des normes de notation

L'utilité des normes de notation pour les panneaux de signalisation, les coups aux échecs, les cartes météo et bien d'autres disciplines est évidente. Elles sont utilisées depuis longtemps et il ne viendrait à l'idée de personne de remettre en question les avantages de cette standardisation. Mais dans le domaine des rapports, il semble en être autrement : L'imposition de "normes de conception d'entreprise" semble être plus importante que l'imposition de "normes de signification". De plus, on veut comprendre les avantages économiques avant d'implémenter de nouvelles règles, de construire de nouveaux rapports et d'acheter de nouveaux logiciels.

Il y a 3 arguments de poids sur lesquels on peut s'appuyer pour mettre en place des standards de notation :

Meilleure qualité : la qualité des résultats du travail s'améliorera à toutes les étapes du processus. Cela signifie des tableaux de bord plus faciles à comprendre.
Temps de réaction plus court : les tableaux de bord sont fournis plus rapidement, les contrôleurs trouvent des réponses plus rapidement et les cadres prennent des décisions plus rapidement et en toute connaissance de cause.
Coûts réduits : la réduction du temps nécessaire à la mise à disposition se traduit par une baisse des coûts. Mais l'avantage le plus important est sans doute le gain de temps pour les cadres, car ils comprennent plus rapidement les rapports qui leur sont présentés.

Sans investissement dans le développement d'un concept de notation, dans le choix d'un logiciel approprié et son installation réussie, ainsi que dans la formation, ces avantages ne seront pas réalisables. De plus, il faut aussi revoir complètement les rapports existants, les tableaux de bord, etc. Il faut donc un effort individuel pour parvenir à une introduction solide d'une norme de notation.

Conclusion

Honnêtement, je n'avais jamais pensé à utiliser un concept de notation dans le domaine du reporting. Mais plus je m'intéresse à l'IBCS, plus je réalise combien de fois j'ai créé des rapports qui auraient pu être beaucoup plus. Je comprends et soutiens totalement le projet et la vision de Rolf Hichert et Jürgen Faisst.

Mais le plus gros problème à mes yeux est l'accessibilité actuelle. Bien sûr, il existe aujourd'hui de nombreux outils qui supportent l'IBCS. Mais ils impliquent tous un surcroît de travail, même si celui-ci est minime. Je suppose qu'il faut d'abord que les plus grands (Excel et autres) jouent le jeu pour qu'un changement général de mentalité ait lieu.

Espérons que ce sera bientôt le cas.

Ça t'intéresse ?

Si, après avoir lu cet article, tu souhaites en savoir plus sur IBCS et si tu cherches des conseils spécifiques pour l'implémentation dans ton environnement, n'hésite pas à me contacter. En tant que consultant certifié IBCS®, je suis prêt à t'aider et à te conseiller.