Erfolg für Kanton Zürich: RPA im Einsatz

Mein Name ist Bot, Automation Bot: RPA hat die Lizenz zur Effizienz

Robotic Process Automation (RPA) entwickelt sich zu einer schnellen, effizienten und günstigen Lösung für alle Bereiche. Swisscom hat ein breites Portfolio für die Finanzbranche. Von diesen Erfahrungen können auch öffentlichen Verwaltungen, das Gesundheitswesen oder die Logistik profitieren.

Text: Ruben Tavares, Bilder: iStock, 

Darf es auch ein wenig unkonventionell sein? Es gibt einen Weg, Abläufe gezielt zu beschleunigen, ohne auf „Klassiker“ wie das Vereinheitlichen von Schnittstellen und das Optimieren von Prozessen zurückzugreifen. Dieser Weg heisst Robotic Process Automation, kurz RPA. Ohne das System neu aufzusetzen, erledigen hier kleine Programme beziehungsweise „Bots“ einfache, aber zentrale Aufgaben: Sie überwinden Hürden, wenn Schnittstellen (noch) nicht angepasst sind oder erledigen den enervierenden Mehraufwand, weil Abläufe (noch) nicht exakt aufeinander abgestimmt wurden. Kurz: Diese Software-Roboter übernehmen nicht-wertsteigernde Aufträge, die für Mitarbeiter zu monoton, zu aufwendig und zu fehlersensibel sind - und das 24/7.

Dass der Einsatz von RPA oftmals noch als unkonventionell empfunden wird, liegt allerdings nicht an der ausgefeilten und sofort einsetzbaren Technik, sondern vielmehr am geringen Bekanntheitsgrad bei einigen Branchen: Expertise und umfassende Services von Swisscom im Bereich RPA werden von Banken bereits seit Jahren erfolgreich genutzt. Andere Unternehmen, etwa aus dem Gesundheitswesen, aus Handel und Logistik aber auch Institutionen und öffentliche Verwaltungen wurden erst jetzt auf das Thema Prozessautomatisation und dessen Vorteile aufmerksam. Dabei ist der Mehrwert offensichtlich.

5 Vorteile von RPA: Überlassen Sie repetitive Aufgaben den Bots - kostengünstig und zügig

  1. Schnell: Dem Bot werden einzelne, sehr konkrete Aufgaben einprogrammiert. Diese arbeitet er dann ab - Schritt für Schritt und in hoher Geschwindigkeit, fehlerfrei und immer aufs Neue: „Erfasse die Daten aus dem Vordruck. Modifiziere die Ablagestruktur. Gebe die Information in die Kundendatei ein.“ So lange, bis der Software-Roboter an eine neue Situation angepasst werden muss – etwa, weil sich ein Formular ändert.

  2. Zuverlässig: Weil Bots keine menschlichen Fehler unterlaufen, sind sie hoch zuverlässig beim Datenabgleich und für Datenaktualisierungen.

  3. Einfache Brücken für Systembrüche: Gerade im Health-Sektor sind viele Systeme und technische Prozesse noch nicht perfekt aufeinander abgestimmt. RPA kann einzelne Brüche in den Abläufen zügig schliessen - etwa bei der Patientenaufnahme. Ähnliches gilt auch für die Automatisierung bei der Zollabwicklung von Logistikunternehmen.

  4. Kurzfristige Implementierung: RPA lässt sich zügig einsetzen, denn es sind keine Änderungen der bisherigen Anwendungen oder gar der IT-Infrastruktur nötig. Bots arbeiten über SAP oder ähnlichen Systemen.

  5. Kostengünstig: Die Kosten sind im Verhältnis zur Prozessoptimierung gering. Da einzelne dieser „digitalen Mitarbeiter“ je nach Bedarf in ein laufendes System integriert werden können, sind auch der Aufwand und ein mögliches Risiko bei der Implementierung gut kalkulierbar. IT-Analyst Gartner bewegen diese Vorteile zu der Prognose, dass der Einsatz von RPA bei Mittel- und Grossunternehmen bis Ende 2022 bei rund 85 Prozent liegen wird.

Kanton Zürich: 85 Prozent Effizienzsteigerung

Neben zahlreichen Projekten im Banking Bereich und eine vor Jahren eingeführten umfassenden Smart Automation im Unternehmen selbst, durfte die Swisscom, gemeinsam mit dem Kanton Zürich, verschiedene RPA Use Cases für die Behörde entwickeln und implementieren. Dazu gehört auch eine Lösung zur Bewältigung von Kurzarbeiteranträgen.

 

 

Die Covid-19-Pandemie hat in der Schweiz zu einer explosionsartigen Zunahme der Kurzarbeitsanträge bei den kantonalen Behörden geführt. Trafen im Kanton Zürich normalerweise zehn Anfragen pro Monat ein, schnellte die Zahl auf plötzlich 30'000. Bei einer durchschnittlichen Bearbeitungszeit von 10 Minuten hätte selbst die Aufstockung des Personals nicht ausgereicht, um deutliche Verzögerungen bei der Auszahlung zu verhindern. Der Kanton nutze deshalb die Erfahrungen von Swisscom und führte im Frühjahr 2021 ein RPA-System ein, das auf der SAP-Lösung "Intelligent Robotic Process Automation" basiert. Das Ergebnis: Das System läuft seit über einem halben Jahr stabil, der Bearbeitungsaufwand für die Anträge hat sich um 85 Prozent reduziert. Die durchschnittliche Bearbeitungszeit verkürzte sich auf nur noch 30 Sekunden. Erfahren Sie mehr im Webinar. Im Herbst 2021 soll ein Folgeprojekt weitere Verwaltungsprozesse im Kanton Zürich automatisieren. Auch andere Städte und Kantone wollen RPA nun verstärkt nutzen. 

RPA macht effizienter – ersetzt aber keine ganzheitliche Prozessoptimierung

Einer der grössten Vorteile von RPA - das Überwinden von Medienbrüchen und das Anpassen von Daten von einer Schnittstelle für die andere – offenbart aber gleichzeitig auch sein Manko: Bots sind kein Ersatz für moderne Prozesse mit flexibel ineinandergreifenden Abläufen. Sie sind oftmals eine eher starre Lösung, die eine fehlende Prozessoptimierung auf Systemebene überdeckt. Deshalb ist es grundlegend vorab zu eruieren, ob der Einsatz eines Bots für das vorgesehene Aufgabenfeld den erwarteten Mehrwert bringt.

Zur Person

Für Ruben ist Prozess-Automatisierung keine Option – sie ist ein Muss, um für die kommenden digitalen Herausforderungen gewappnet zu sein. Dazu gehört, dass grundlegende Hindernisse überwunden werden müssen, beispielsweise die zunehmende Anzahl an zu verarbeitenden Daten.

Ruben hat an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) Wirtschaftsinformatik mit Schwerpunkt Software Engineering studiert. Seine Kernkompetenz sind die Beratung und Umsetzung effizienter Automatisierungslösungen. Für Swisscom verantwortet er den Bereich Intelligent Automation & Robotics.

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