Digitalisierung und AI
Beschleunigte Prozesse und mehr Effizienz dank Software-Robotern
Robotic Process Automation (RPA) ist eine innovative Software-Lösung, die bestehende Geschäftsprozesse automatisiert. Dadurch entfallen manuelle, repetitive und zeitraubende Aufgaben, was Prozesskosten einspart. Welche konkreten Anwendungen und Vorteile RPA bietet, zeigen wir hier.
Text: Rüdiger Sellin (Fachjournalist, MAZ/SFJ), Bilder: Unsplash,
Was ist RPA?
Die Robotic Process Automation (RPA) umfasst die automatisierte Bearbeitung und Abwicklung strukturierter Geschäftsprozesse. Den Kern dieser innovativen Technologie bilden digitale Software-Roboter, so genannte RPA Bots.
RPA spielt ihre Stärken bei eindeutig strukturierten, sich wiederholenden oder regelbasierten Prozessen und Aufgaben aus, die bisher von Menschen ausgeführt wurden. Hierbei greifen die RPA Bots auf grafische Benutzeroberflächen (GUI) oder auf andere Schnittstelle zu und können nahezu jeden Prozess ausführen.
Die RPA Bots übernehmen dabei die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Software-Systemen. Das Spektrum der eingesetzten Roboter reicht von einfachen Abläufen wie dem Editieren von Excel-Sheets bis hin zur Nutzung komplexer Software auf virtuellen Maschinen.
Anwendungen bei Swisscom
Obwohl es sich bei RPA um eine noch recht junge Technologie handelt, hat Swisscom bisher bereits über 400 RPA-Anwendungen sowohl für Kunden als auch konzernintern implementiert und verfügt somit über umfangreiche Erfahrungen.
Beispielsweise konnte Swisscom die Interaktion mit Internet Service Providern (ISPs) dank RPA deutlich verbessern und vereinfachen. ISPs nutzen die Leitungsinfrastruktur von Swisscom und sind auf genaue Angaben angewiesen, damit Störungen und administrative Anfragen schnell und zielgerichtet erledigt werden können. Pro Tag entstehen hier rund 100-150 Tickets, welche von den RPA Bots genau erfasst und bearbeitet werden. Für jedes Ticket wird eine systematische Triage durchgeführt, um die Fehlerursache durch Abfrage verschiedener IT-Systeme zu eruieren und korrekt zuzuweisen.
Der Erfolg gibt Swisscom recht: Während früher nur 50 Prozent der manuell durchgeführten Triagen die korrekte Fehlerursache fanden, sind es dank RPA nun über 98 Prozent aller Fälle. Zudem dauert die Triage via RPA nur noch rund drei Minuten, was nicht nur Zeit und Geld einspart, sondern auch die Kundenzufriedenheit signifikant steigert.
Den Anwendungen von RPA sind fast keine Grenzen gesetzt und bringen einen unmittelbaren praktischen Nutzen. So unterhält fast jede grössere Firma einen Pool von Firmenfahrzeugen. Bei Swisscom sind dies rund 3'000 Fahrzeuge, Werden dem Fahrer z.B. Park- oder Tempobussen erteilt, entsteht schnell ein grosser administrativer Aufwand. Doch die Lösung dafür ist einfach: RPA-Bots scannen die Belege und Rechnungen, ordnen sie dem richtigen Fahrer zu und ziehen den geschuldeten Betrag vom Lohn des Mitarbeitenden ab. Diese Lösung wird mittlerweile auch bei anderen Firmen mit Erfolg eingesetzt.
RPA für Banken
Ob Aktienhandel, Devisenkurse oder Zinsraten – hier herrscht viel Bewegung. Um alle Kennzahlen immer up-to-date zu halten, war bisher monotone Arbeit nötig, bei der zudem Übertragungsfehler auftreten konnten.
So erledigen RPA Bots den täglichen Upload der aktuellen Hypothekarzinsen auf verschiedene Plattformen wie comparis.ch oder moneypark.ch automatisch. Dabei werden zunächst die aktuellen Referenzzinssätze von einem internen System geladen und dann auf die verschiedenen Plattformen transferiert. Schliesslich erstellt der RPA Bot eine Zusammenfassung und sendet sie an den verantwortlichen Mitarbeiter, der sich nun anspruchsvolleren Arbeiten zuwenden kann.
Die Learnings aus dieser Implementierung zeigen einen doppelten Nutzen. Einerseits werden die Bankangestellten von monotonen Arbeiten entlastet. Andererseits zeigte sich, dass auch grössere Anwendungsfälle nicht immer umfangreiche Business Cases erfordern. Denn die Implementierung von RPA bedingt weder hohe Investitionen in neue Plattformen noch spezialisierte Schnittstellen in IT-Systemen. Zudem beeinträchtigt RPA auch keine bestehenden Geschäftsprozesse.
Zahlreiche Vorteile
In der Summe führt die Implementierung von RPA zu
- einem besseren Kundenservice
- einer genaueren Einhaltung von Vorschriften und Standards
- schnelleren Geschäftsabläufen und Prozessen
- spürbaren Effizienzsteigerungen durch Digitalisierung und Auditierung von Prozessdaten
- Kostensenkungen durch Wegfall manueller und repetitiver Aufgaben und zu
- einer gesteigerten Produktivität der Mitarbeiter.
Swisscom verfügt über umfangreiche Erfahrungen bei der Planung und Implementierung von RPA Bots in Unternehmen. Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne bei der Automation Ihrer Geschäftsprozesse.
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