Mitarbeitende beim Kulturwandel begleiten
Im Spannungsfeld zwischen Neugierde und Angst
Der Nutzen von Microsoft 365 ist hinlänglich bekannt. Doch wie können Unternehmen dieses Potenzial nutzen, wenn die Mitarbeitenden an völlig verschiedenen Orten stehen? Denn im Alltag zeigt sich schnell, dass die Einführung neuer Kommunikationsformen weniger eine technische Frage ist.
Andreas Heer, Bild von Adobe Stock, 13. August 2021.
In jedem Unternehmen gibt es diese zwei Personen: Die eine kann es kaum erwarten, bis die angekündigten neuen Features auf dem Firmenrechner verfügbar sind. Sofort stürzt sie sich darauf, um ihren Kollegen begeistert von den «genialen Möglichkeiten» vorzuschwärmen. Die andere Person dagegen findet sich mit den Neuerungen überhaupt nicht zurecht. Immer wieder versucht sie sich zu orientieren und schreibt sich alle Arbeitsschritte auf. Wenn sie nicht weiterkommt, fragt sie bei einer Kollegin nach – was jedes Mal Überwindung kostet.
Neugierde und Entdeckergeist treffen auf Angst vor Änderungen und Überforderung. Natürlich sind diese zwei Personen Stereotypen. Aber sie zeigen, welche Bandbreite an Mitarbeitenden Projektverantwortliche antreffen, wenn sie neue Arbeitsinstrumente wie Microsoft 365 einführen. Und es zeigt auch, dass ein solches Unterfangen weniger eine technische Angelegenheit ist, sondern eine kulturelle. Es geht um nichts weniger als einen Umbruch in der geschäftlichen Kommunikation. Ein sorgfältiges Change Management ist deshalb entscheidend.
Werkzeuge allein nützen nichts
Die Vorteile Cloud-basierter Arbeitsplätze mit Microsoft 365 sind hinlänglich bekannt: Zentrale Dokumentenablagen erleichtern die Zusammenarbeit. Und mit E-Mail, Chat und Online-Meetings stehen für jeden Kontext die passenden Kommunikationskanäle bereit. Doch diese Werkzeuge alleine bringen wenig Vorteile, wenn es keine Bedienungsanleitung dazu gibt. Obige Personen würden dieselben Werkzeuge völlig unterschiedlich nutzen respektive gar nicht nutzen.
Wenn die Vorgehensweise nicht kommuniziert und vorgelebt wird, passiert folgendes: Die erste Person legt Dokumente online ab und verschickt die Links dazu im Team-Chat. Die Antwort von der zweiten Person kommt dagegen per Mail mitsamt angehängtem Dokument («Ich habe die Änderungen rot markiert»). Das mag jetzt wieder stereotypisch überhöht tönen, kommt aber im Alltag vor. Und macht das ganze Potenzial für Produktivitäts- und Effizienzgewinne von Microsoft 365 zunichte. Von weiterführenden Themen wie Datenhaltung und Dokumentenklassifizierung gar nicht zu reden.
Die wichtigsten Fragen zu einer modernen Arbeitsweise
Damit die Vorteile zum Tragen kommen, ist eine Strategie zur Einführung gefragt. Dazu gehören Richtlinien für den Umgang mit den Werkzeugen sowie eine Begleitung, um Mitarbeitende mit unterschiedlichem Wissensstand an die neuen Möglichkeiten heranzuführen. Beispielsweise, indem die neugierige Person die ängstliche Person begleitet. Die Strategie muss die folgenden Fragen klären, damit der «New Way of Work», die moderne Arbeitsweise, im gesamten Unternehmen eingeführt und gelebt werden kann:
- Wo stehen wir? Wie nutzen wir Microsoft 365 heute?
- Wie finden wir heraus, wo die einzelnen Mitarbeitenden stehen?
- In welchen Schritten planen wir die Einführung?
- Wie kommunizieren wir die geplanten Neuerungen?
- Brauchen wir Pilotprojekte für einzelne Schritte mit einer Gruppe freiwilliger «Early Adopters»?
- Welche Hilfsmittel setzen wir ein, um die Mitarbeitenden zu begleiten?
- Wo erhalten Mitarbeitende Unterstützung bei Fragen?
- Welche Ziele und Milestones wollen wir erreichen?
Übrigens: Falls Sie bei den eingangs erwähnten Personen automatisch an junge Mitarbeitende («Neugierde») und ältere Mitarbeitende («Überforderung») gedacht haben, sind Sie eventuell in die Bias-Falle getappt. Jüngere Menschen haben zwar tendenziell weniger Berührungsängste gegenüber der Technik, weil sie mit Smartphone und Chat aufgewachsen sind. Aber am Ende ist der Umgang mit technischen Neuerungen eine Frage des digitalen Reifegrades der Mitarbeitenden – auch das ein Faktor, den es bei der Einführung von Microsoft 365 zu berücksichtigen gilt.
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