Smart ICT da Balex
«La nostra ICT è diventata più semplice ed è strutturata in modo imprenditoriale.»
Dr. Jascha Schneider-Marfels, Partner di Balex AG
La storia in breve:
È proprio vero che avvocati e notai preferiscono tenere i propri dati all’interno dell’azienda? Non secondo i proprietari del rinomato studio legale Balex che vogliono sfruttare i vantaggi della digitalizzazione – con il supporto della soluzione globale di Swisscom Smart ICT.
A pochi passi dalla Barfüsserplatz, la Balex AG gestisce il proprio studio legale di Basilea, ma ha altri due uffici a Binningen e Rheinfelden. In totale 25 collaboratori – tra cui 15 avvocati e notai – sono impegnati a tutelare i diritti dei loro clienti e affrontano i casi con un approccio globale.
Il Dr. Jascha Schneider-Marfels, partner di Balex, spiega questo approccio con un esempio: «Il titolare di una PMI è allo stesso tempo un privato con le sue specifiche esigenze. Noi consideriamo tutti i settori della vita e offriamo strategie globali.»
Sostenitori della digitalizzazione globale
I cinque partner di Balex volevano avere anche una visione globale della propria strategia ICT. L’input è venuto dalla complicata soluzione di telefonia con tre uffici centrali e i server obsoleti. I backup dei dati sono stati effettuati con i nastri, l’azienda ha avuto bisogno di un notevole supporto tecnico con i relativi costi e l’operazione ha assorbito troppe risorse proprie.
«Stavamo cercando un efficace pacchetto globale per la nostra IT e la telefonia che ci alleggerisse il carico di lavoro», spiega Jascha Schneider-Marfels. «La nuova soluzione doveva inoltre fornirci un supporto ottimale nella digitalizzazione dei processi. Il nostro settore sta vivendo una profonda trasformazione: i tribunali, le autorità e l’amministrazione stanno passando ai canali digitali. Per noi era fondamentale adeguarci al meglio il più rapidamente e solidamente possibile.»
««Grazie a una soluzione ICT con standard bancari soddisfiamo tutti i requisiti di sicurezza.»
Dr. Jascha Schneider-Marfels, Partner
La domanda decisiva: cloud oppure no?
Balex ha chiesto una consulenza professionale al partner di Swisscom Fischer ICT. La questione centrale riguardava la sicurezza: una soluzione basata sul cloud senza server propri sarebbe stata in grado di soddisfare gli elevati requisiti dello studio legale? Jascha Schneider-Marfels: «Abbiamo discusso a lungo la questione in seno al Consiglio di amministrazione. A far pendere la bilancia a favore del passaggio al cloud sono stati i seguenti argomenti: Swisscom offre lo standard di sicurezza delle banche – e anche l’integrazione della firma elettronica qualificata. Raggiungeremmo questo elevato standard se disponessimo di server nostri? Questo era il dubbio, dato che qualsiasi macchina può essere violata.»
Fischer ICT ha mostrato gli elementi chiave della soluzione ad alta sicurezza: accesso ai dati tramite VPN, protezione elevata con password, firewall con standard massimi e conservazione dei dati in Svizzera. Sul piano oggettivo, i soci dello studio legale erano convinti di questa scelta. Per Jascha Schneider-Marfels, la decisione di una soluzione cloud riguarda anche un’altra dimensione: «Anche dal punto di vista emotivo, tutto era a favore di Swisscom: ci fidiamo del suo elevato standard di qualità.»
L’attuazione impegnativa è riuscita
Inizialmente Fischer ICT ha implementato la nuova soluzione di telefonia in tutte le sedi in modo che i collaboratori possano utilizzare i loro smartphone anche come dispositivi di rete fissa. Poi è arrivato il momento di andare al cuore della questione: nella soluzione cloud doveva essere integrata la firma elettronica. E bisognava gestire in modo impeccabile l’accesso alla banca dati Terravis. Infine, ma non per questo un elemento meno importante, il sistema doveva essere progettato per essere facile da usare quotidianamente.
La trasmissione elettronica ai tribunali e alle autorità dovrebbe essere semplice e fattibile a prescindere dal luogo in cui si trova, compresa la crittografia affidabile, la marcatura temporale e la firma legalmente valida. Anche l’accesso al vastissimo archivio di e-mail ha rappresentato una notevole sfida. Dopo il successo della messa in servizio, Fischer ICT ha consegnato la soluzione a Swisscom, che da allora è responsabile della sua gestione e manutenzione.
Più solidi di quanto richiesto
Jascha SchneiderMarfels non vuole più perdersi i vantaggi della nuova soluzione: «La nostra ICT è diventata più semplice ed è strutturata in modo imprenditoriale. Possiamo accedere a tutte le applicazioni e ai dati da qualsiasi luogo. Per esempio, posso inserire rapidamente una voce in forma elettronica mentre sono fuori ufficio, cosa che prima non era possibile. La manutenzione, l’assistenza e il backup non sono più di nostra competenza, il che riduce notevolmente il nostro carico di lavoro. Last, but not least: superiamo i requisiti di sicurezza dell’Ordine degli Avvocati tedeschi!»