Lavagne interattive
Schermi giganti per riunioni e lavori di gruppo
Basta con le vecchie sale riunioni e le videoconferenze complicate: le lavagne interattive favoriscono la discussione in gruppo, attivando abilità sempre più importanti nel mondo del lavoro.
Testo: Urs Binder/Andreas Heer, agosto 2017, aggiornato il 1 luglio 2019
I tool per la collaborazione devono essere divertenti. A chiederlo sono più della metà dei collaboratori, stando a uno studio Forrester dell’autunno 2016. Al contempo un collaboratore su tre evita le tradizionali sale riunioni, adducendo come motivi il design inadeguato della sala, connessioni obsolete, sistemi per videoconferenze complicati e tool insufficienti.
Dalla sala riunioni all’area di collaborazione
I tool per la collaborazione sono nettamente migliorati. Di conseguenza, anche le sale riunioni vengono utilizzate in modo diverso: prima erano un luogo dove i collaboratori si incontravano fisicamente per tenere una riunione durante la quale i contenuti discussi venivano fissati su lavagne e flipchart. Poi c’è stato l’avvento delle videoconferenze, mentre oggi nelle sale riunioni si collabora sempre più spesso utilizzando i notebook. I team hanno a disposizione tool per la comunicazione come Microsoft Teams o Cisco Webex Teams e i collaboratori hanno accesso a contenuti dal cloud e utilizzano strumenti digitali come ad esempio gli appunti in formato digitale – Sticky Notes o Post-it – per i commenti e il brainstorming. Il problema è che le sale riunioni in sé non sono cambiate. Le sale conferenze o «sale riunioni», come vengono spesso chiamate ancora oggi, non sono attrezzate per il lavoro con strumenti digitali.
I partecipanti invece desiderano poter lavorare con le stesse modalità collaborative a cui sono abituati nell’attività quotidiana. Desiderano poter combinare conferenze con presenza fisica e applicazioni digitali, ma ciò non è possibile nelle sale riunioni tradizionali. Di conseguenza, queste sale piacciono ancora meno di prima al personale.
È quindi giunto il momento di introdurre qualcosa di nuovo: con il Surface Hub 2s di Microsoft e la rinnovata Cisco Webex Board, le sale riunione diventano un’area di collaborazione. I grandi sistemi multi touch offrono molte più funzionalità dei classici sistemi per videoconferenze e sono concepiti per supportare in maniera ottimale il lavoro in team. I partecipanti possono prendere parte a una conferenza con la massima semplicità, effettuando le proprie annotazioni con un pennino direttamente sullo schermo. La dotazione di base comprende i tool per fissare appuntamenti, l’integrazione di workflow e la possibilità di salvare su cloud. Inoltre, gli schermi sono sufficientemente grandi per poterci scrivere e disegnare comodamente.
Microsoft Surface Hub 2s
Il Surface Hub 2s è più sottile, leggero e molto migliorato rispetto al suo predecessore. Attualmente è disponibile nella versione da 50 pollici. Il Surface Hub è concepito come lavagna per il lavoro di gruppo. I partecipanti possono utilizzare le applicazioni integrate senza registrarsi e visualizzare sulla whiteboard elementi attinti da altre applicazioni o siti web direttamente dal proprio computer Windows o dispositivo mobile Android, il tutto in modalità wireless via Miracast (Android e Windows 10) o tramite un’app Surface Hub per macOS e iOS.
Mediante l’app Whiteboard di Microsoft i partecipanti collaborano direttamente sul Surface Hub o in remoto. I partecipanti esterni prendono parte alla discussione tramite Skype for Business o Microsoft Teams. A tale scopo il Surface Hub dispone di due videocamere HD con campo visivo a 100 gradi, quattro microfoni e altoparlanti stereo.
Con il Surface Hub 2s, un team ripartito su più sedi può «connettere le menti» lavorando sulla stessa whiteboard. Ciò consente di collaborare in tempo reale in modo creativo e indipendente dall’ubicazione geografica: i partecipanti abbozzano, creano, disegnano, evidenziano, commentano e condividono contenuti con la massima semplicità. E naturalmente possono anche aprire e visualizzare documenti Office sulla lavagna interattiva ai fini della collaborazione.
Microsoft Surface Hub 2s è adatto per il lavoro di gruppo digitale fra più sedi.
Ma la migliore innovazione è forse la batteria opzionale, che rende il Surface Hub 2s mobile. Collegata via WLAN, la lavagna può essere spostata liberamente nell’open space.
Cisco Webex Board
La Cisco Webex Board è ora ottenibile anche con una diagonale dello schermo di 85 pollici. L’idea di base è la stessa del Surface Hub: funzioni di whiteboard e videoconferenze per la collaborazione in team. A tale scopo Cisco punta coerentemente sulla propria soluzione per la collaborazione Webex Teams e Webex Meetings. L’insieme delle applicazioni e dei contenuti è basato sul cloud.
La procedura di registrazione nella Webex Board è molto semplice: grazie al «Proximity Pairing», il terminale mobile si connette in modo completamente automatico, tramite ultrasuoni, quando ci si avvicina alla lavagna. Dopo la registrazione, tutti i contenuti del Webex Team Space di un partecipante sono disponibili per l’utilizzo sulla whiteboard, per cui quest’ultima diventa in qualche modo il suo dispositivo Webex. Tutto ciò che viene modificato o creato durante la riunione finisce automaticamente nel Webex Space personale.
Per le videoconferenze, la Webex Board offre una videocamera 4K e una «antenna acustica» (Microphone Array) con dodici elementi che permette di rilevare chiaramente la voce dei partecipanti indipendentemente dalla loro posizione, trasmettendola in alta qualità.
L’app Whiteboard è stata ampliata nel giugno 2019 in particolare con superfici di disegno senza fine e appunti digitali. Inoltre, il riconoscimento vocale e l’intelligenza artificiale migliorano ulteriormente l’esperienza di utilizzo. La Webex Board capisce comandi parlati come «Hey Webex, start recording the meeting» oppure «Hey Webex, add John to the meeting».
Un altro scenario fa capo al riconoscimento facciale. Se nella sala entra qualcuno e la Webex Board riconosce che la persona in questione ha in programma una riunione, gli altoparlanti emettono un messaggio di saluto: «Hello John, do you want to join your planned meeting right now?»
Con la Webex Board di Cisco, l’insieme delle applicazioni e dei contenuti è salvato nel cloud.
Google Jamboard
Nel 2017 Google ha presentato un prodotto simile, denominato «Jamboard», che comprende funzioni quali whiteboard, accesso diretto alla memoria su cloud e videoconferenze. Come il Surface Hub e la Webex Board, anche la Jamboard fa parte di un ecosistema più ampio – in questo caso la G-Suite di Google. Al momento la Jamboard non è disponibile in Svizzera.
Sale riunione in evoluzione
Negli ultimi anni la sala riunioni è cambiata radicalmente. Grandi sale, spesso inutilizzate, vengono convertite in cosiddetti «Huddle Rooms» che permettono uno scambio spontaneo. Anche i mobili devono essere ripensati. Quando si utilizza una lavagna digitale, spesso le sedie e i tavoli diventano superflui e impediscono il «flusso» che ci si auspica nell’«Ideation Workshop».
Le applicazioni basate su cloud consentono di accedere alla sala e di iniziare subito a collaborare indipendentemente dalla sede con il solo smartphone, sfruttando il grande schermo della lavagna digitale.
Anche la preparazione e l’elaborazione successiva di una riunione sono completamente cambiate. Durante l’incontro tutto viene annotato direttamente e salvato online. L’elaborazione successiva – appunti, verbali, foto dei flipchart e invio al partecipanti – diventa superflua.
Le lavagne interattive sono un importante passo evolutivo sulla strada verso un ambiente di lavoro moderno pensato per collaborare a progetti, concepire idee e comunicare con i colleghi. È tuttavia indispensabile che i collaboratori siano accompagnati con un programma di Change Management affinché possano effettivamente avvalersi delle nuove possibilità offerte loro.
Lavagne interattive a confronto
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