Microsoft 365 e Teams per Hälg Group
«Incoraggiate lo staff a provare e testare i nuovi strumenti»
L’adozione di forme di lavoro moderne offre numerosi vantaggi. Come qualsiasi cambiamento di grande portata, pone tuttavia delle sfide alle aziende. Un processo di change management mette alla prova soprattutto il personale. In questa intervista Claudia Nef, ex responsabile Comunicazione e marketing, racconta le sue esperienze con la trasformazione ed elenca i fattori di successo per Hälg Group.
Signora Nef, lei si è occupata dell’adozione di Microsoft 365 e Teams nel gruppo Hälg. Quali erano le sue priorità?
Una nuova soluzione tecnica è utile solo se lo staff è in grado di farne un uso efficace. Per questo volevamo che le persone e le loro esigenze fossero al centro di tutti i cambiamenti tecnici che avevamo in mente. Microsoft 365 deve semplificare il daily business e avere un impatto positivo sull’impresa e sullo staff. Per questo abbiamo lanciato insieme a Swisscom un programma che ci aiuta a radicare le nuove tecnologie in azienda mettendo al centro prima di tutto le collaboratrici e i collaboratori.
Ci può descrivere questo programma più in dettaglio?
L’abbiamo battezzato «Rocket», un nome che calza a pennello per il nostro approccio: con il nuovo lavoro moderno vogliamo ottenere il meglio dalla nostra azienda e dalle persone e essere pronti per il futuro. Ce la possiamo fare solo se lo staff sostiene i cambiamenti ed è coinvolto nel processo fin dall’inizio.
Abbiamo scelto la parola «programma» perché il nostro percorso verso il mondo del lavoro moderno non finirà mai. Il change management è un processo continuo, non un progetto con una scadenza. Noi di Hälg non smettiamo mai di analizzare il nostro modo di lavorare, le tecnologie, il mindset e la cultura aziendale che ci sta dietro.
Come avete fatto a coinvolgere il personale in questo processo?
In un primo momento abbiamo organizzato un sondaggio sulle applicazioni e abbiamo esaminato lo status quo insieme a loro. Le risposte ci hanno aiutati a valutare meglio se Microsoft 365 e Teams fossero una soluzione adatta a noi. La conclusione: sì, assolutamente!
Poi abbiamo avviato una fase pilota molto aperta con circa 120 collaboratrici e collaboratori. Questo momento di co-creazione è stato essenziale perché, insieme allo staff, abbiamo capito qual era il modo migliore per adottare Microsoft Teams in base alle esigenze dell’azienda.
Le nuove tecnologie e i metodi di lavoro moderni possono anche suscitare frustrazione e rifiuto. Come ha reagito il personale?
Il clima generale è stato fin dall’inizio positivo. Intanto molti conoscevano già Microsoft Teams, e qualcuno addirittura non vedeva l’ora che andassimo in questa direzione. Poi c’è da dire che abbiamo coinvolto tutti fin dall’inizio nel processo di change management, con una comunicazione molto attiva e completa all’interno dell’azienda. Naturalmente abbiamo anche incontrato resistenza da diverse parti. Quando questo è arrivato a noi, è un'opportunità per rispondere agli input. Questo è quello che abbiamo fatto.
«Il lavoro moderno può essere efficace solo se anche il personale rema nella stessa direzione.»
Il rapporto con le nuove tecnologie cambia da una persona all’altra, ma dipende anche dalla funzione: chi sta seduto ogni giorno davanti a uno schermo ha più familiarità con i computer e l’informatica rispetto al nostro personale che lavora in cantiere e presso i clienti.
Quali sono state le sfide più grandi nel passaggio a Microsoft 365 e Teams?
Una grande sfida era legata al nostro DNA aziendale eterogeneo. Le nostre 22 sedi lavorano in autonomia e, ad esempio, ognuna si concentra sul mercato della propria regione. Poi c’è una grande diversità anche tra le collaboratrici e i collaboratori, in termini di età, provenienza e vissuti ma anche di formazione, funzione e abilità informatiche. Una seconda sfida è posta dalla natura del settore in cui operiamo. Nella tecnica della costruzione lavoriamo su progetti edilizi e sappiamo come sarà fatto un edificio prima di iniziare i lavori. Adottando Microsoft 365 siamo andati per la prima volta contro le nostre abitudini e abbiamo dato il via al processo senza sapere esattamente quale sarebbe stato il risultato − un approccio stimolante, ma impegnativo.
Che consigli si sentirebbe di dare alle aziende che desiderano passare al new way of working?
Le modalità di lavoro moderne possono essere efficaci solo se anche il personale rema nella stessa direzione e se tutti si aiutano a vicenda. Il management, in particolare, deve credere nella trasformazione e dare il buon esempio. Inoltre, la trasformazione deve essere affrontata per gradi in modo che il personale si possa abituare passo dopo passo alle nuove applicazioni e al nuovo modo di lavorare, integrandoli nel lavoro di tutti i giorni. Poi bisogna essere in grado di reggere l’incertezza e l’insicurezza che predominano durante un processo di change management come il nostro − cosa non sempre facile.
Infine, una cosa molto importante: incoraggiate lo staff a provare e testare i nuovi strumenti, coinvolgeteli nell’analisi e nella ricerca di soluzioni, date loro spazio e tempo per sperimentare. Solo così saprete se le nuove modalità di lavoro offrono i benefici auspicati e avrete la certezza che il personale sarà dalla vostra parte.
Ritratto
Claudia Nef è ex responsabile Comunicazione e marketing di Hälg Group. La sua attività principale è l’accompagnamento dei cambiamenti in azienda.
L’azienda
Hälg Group è stata fondata nel 1922 a San Gallo e, con le sue 22 sedi, è tra i leader nel mercato svizzero della tecnica della costruzione. Si occupa di progetti di tecnica della costruzione garantendone la corretta esecuzione e il buon esito − dalla progettazione all’installazione fino alla manutenzione.