Automatizzazione dei processi nel settore sanitario: un investimento nel futuro
L’automatizzazione dei processi rivoluziona il sistema sanitario svizzero e può ridurre i costi sanitari nonché migliorare l’assistenza ai pazienti. L’introduzione di soluzioni adeguate richiede una pianificazione accurata. E un partner tecnologico esperto.
Settembre 2024, testo: Christoph Widmer 5 min.
Elevata pressione sui costi, invecchiamento della popolazione, numero crescente di pazienti, carenza di personale qualificato: il sistema sanitario si trova ad affrontare sfide importanti, anche in Svizzera. Allo stesso tempo cresce l’esigenza dei pazienti di un’assistenza sanitaria di alta qualità, tempestiva e personalizzata. È oggi fondamentale disporre di processi efficienti e fluidi, soprattutto negli ospedali e nell’assistenza ambulatoriale e stazionaria a lungo termine, per contrastare l’aumento dei costi sanitari e sgravare il personale specializzato.
In questo contesto conflittuale cresce la pressione sui fornitori di prestazioni affinché migliorino i propri processi aziendali attraverso la digitalizzazione. Proprio l’automazione dei processi viene sempre più considerata una tecnologia chiave per poter affrontare in modo efficace le sfide odierne nel settore sanitario. «Grazie all’automazione dei processi, i fornitori di prestazioni possono ridurre al minimo le mansioni ripetitive con convenienza», spiega il Dr. Sebastian Pfeiffer, Product Manager e Business Developer di Swisscom. «Questo non solo aumenta l’efficienza, ma migliora anche la qualità dell’assistenza ai pazienti, poiché il personale specializzato ha più tempo per assistere direttamente i pazienti.»
Amministrazione più efficiente
L’automazione dei processi racchiude un enorme potenziale soprattutto nell’ambito dell’amministrazione dei pazienti. I sistemi automatizzati consentono infatti di svolgere in modo più rapido e con meno errori i compiti ripetitivi e organizzati in base a regole.
Si prenda ad esempio l’invio dei rapporti di dimissione ai medici referenti: i sistemi automatizzati sono in grado di reperire i documenti necessari dal sistema informatico ospedaliero (KIS), dal sistema informatico dello studio medico (PIS) o dal sistema informatico di laboratorio (LIS) e inviarli con singola personalizzazione ai rispettivi medici referenti in modo tempestivo, completo e senza errori. Grazie a sistemi automatizzati, i conteggi eseguiti manualmente, spesso complessi, dispendiosi e soggetti a errori, vengono elaborati in modo preciso e veloce tra le assicurazioni e gli assuntori dei costi. E anziché effettuare chiamate con lunghi tempi d’attesa, i pazienti prenotano gli appuntamenti in autonomia tramite sistemi online automatizzati, il che non solo riduce le doppie prenotazioni o le sovrapposizioni di appuntamenti, ma limita anche il carico di lavoro del personale amministrativo.
Assistenza completa al paziente
Le possibilità di automatizzazione dei processi si estendono anche ad altri campi di applicazione del sistema sanitario. I sistemi automatizzati possono svolgere un ruolo centrale nel monitoraggio dei pazienti e aiutare a reagire tempestivamente a variazioni nel loro stato di salute, ad esempio monitorando costantemente i parametri vitali per mezzo di sensori e dispositivi collegati in rete e ricordando ai pazienti l’assunzione dei medicamenti ai fini della compliance e dell’aderenza al trattamento.
Inoltre, i sistemi automatizzati sono in grado di standardizzare e centralizzare la documentazione dei dati dei pazienti. Medici e personale infermieristico hanno sempre accesso a dati aggiornati, il che facilita il processo decisionale e crea la base per un trattamento personalizzato. «L’automatizzazione non favorisce quindi solo l’efficienza dei processi, ma anche la precisione e l’affidabilità dell’assistenza medica», spiega Sebastian Pfeiffer.
Una realtà già oggi
Uno sguardo agli ospedali e agli istituti svizzeri per assistenza ambulatoriale e stazionaria a lungo termine mostra che i processi automatizzati sono già affermati nel sistema sanitario locale. Alcuni esempi (anonimizzati):
- Fatturazione dei casi di pazienti stazionari in ospedale: Integrazione automatizzata del numero AVS in SAP per l’identificazione univoca delle persone assicurate per la fatturazione dei casi di pazienti stazionari presso l’assicurazione malattia e presso il Cantone.
Numero di processi/casi con numero AVS mancante al mese: ca. 100
Numero di ore di processo automatizzabili al mese: ca. 4 - Identificazione degli indicatori delle cure mediche in tempo reale (MQI live) presso istituti di assistenza ambulatoriale e stazionaria a lungo termine: gli attuali dati di benchmark sugli indicatori medici di cura sono obsoleti e non rispecchiano l’attuale qualità dell’assistenza. Il bot fornisce dati MQI in tempo reale, in modo che le istituzioni possano adottare tempestivamente misure per migliorare la qualità delle cure.
- Prescrizioni mediche nell’assistenza a lungo termine: una dashboard Power BI integrata mostra quotidianamente gli scostamenti tra i valori effettivi e target. I responsabili delle cure e del controlling vedono subito se sono state registrate/esaurite tutte le prestazioni prescritte. In caso contrario, l’ambito cure può adottare tempestivamente le misure necessarie sulla base di questi dati. Inoltre, in funzione di tali dati è possibile avviare il processo di fatturazione.
Numero di ore di processo automatizzate all’anno: 1056
Questi scenari di impiego sono solo l’inizio. Lo sviluppo tecnologico nel campo dell’automatizzazione dei processi porterà a molti altri casi di applicazione. Tuttavia, non è possibile formulare previsioni affidabili, per cui gli ospedali e le strutture di assistenza a lungo termine sono messi a dura prova: devono seguire costantemente il progresso tecnologico, valutare progressivamente l’adozione di nuove soluzioni e adeguare di conseguenza le infrastrutture necessarie. In pratica, solo attraverso un confronto attivo con la digitalizzazione i fornitori di prestazioni rimangono competitivi ed economici a lungo termine.
È necessaria una pianificazione precisa
L’introduzione di tecnologie di automazione richiede un’attenta pianificazione e attuazione. Le strutture sanitarie devono innanzitutto analizzare e ottimizzare i propri processi per evitare procedure inefficienti prima di individuare quelli più idonei all’automazione, anche in termini di costi: «Spesso sono i piccoli processi a dover essere automatizzati per primi», afferma Sebastian Pfeiffer. «In generale, è importante condurre un’analisi costi-benefici approfondita per prendere una decisione fondata in merito agli investimenti nel settore dell’automazione e stimare in modo realistico i tempi di ammortamento. Alcuni studi e relazioni indicano che gli investimenti nelle tecnologie di automatizzazione sono spesso ammortizzabili nell’arco di uno o tre anni. Nel caso di progetti di automatizzazione di minore portata e meno costosi, sono assolutamente realistici anche tempi di ammortamento di soli tre-sei mesi.»
A tal fine, la portata di un progetto di automazione deve essere attentamente valutata: queste tecnologie necessitano di un’infrastruttura solida e mirata per consentire ai sistemi di funzionare in modo interoperabile e di comunicare tra loro. Allo stesso modo, la formazione del personale è indispensabile affinché collaboratrici e collaboratori possano familiarizzare con le nuove tecnologie e capire in che modo queste semplificano e migliorano il loro lavoro. Organizzare progetti pilota in un contesto controllato consente inoltre di acquisire informazioni importanti per un roll-out su più vasta scala. Infine, dopo l’implementazione, i processi devono essere costantemente monitorati e, se necessario, ottimizzati per garantire che i nuovi sistemi offrano il massimo beneficio. Solo così si possono sfruttare appieno i vantaggi a lungo termine dell’automatizzazione dei processi.
Partner IT con conoscenze di settore
La scelta del partner tecnologico è quindi determinante per il successo dell’automatizzazione dei processi. Oltre al know-how tecnico, deve anche comprendere a fondo le complesse disposizioni normative e di protezione dei dati che si applicano al settore sanitario. Sebastian Pfeiffer spiega: «È indispensabile collaborare con un partner tecnologico che comprenda non solo i requisiti tecnici, ma anche le esigenze e le sfide specifiche del sistema sanitario. Un buon partner tecnologico offre in modo flessibile e modulare esattamente le prestazioni necessarie, dalla consulenza iniziale alla configurazione e alla messa a disposizione di infrastrutture, servizi di sistema e licenze, fino all’ottimizzazione continua. Inoltre, supporta l’implementazione di casi d’uso specifici e garantisce un funzionamento sempre affidabile.»