Work Smart Coaching
Faire décoller Work Smart grâce à un coaching ciblé
Les formes de travail modernes et flexibles, dénommées «Work Smart», conquièrent le monde du travail. Mais ce changement n’est pas des plus aisés, et près de 70% des projets de changement échouent. Les spécialistes conseillent de faire participer des professionnels.
Texte: Jörg Rothweiler, 23
Les nouvelles technologies rendent possibles des formes de travail intelligentes. Le savoir-faire est disponible, et il est possible de travailler de n’importe où. Afin de récolter les effets positifs qui en découlent, des ajustements s’imposent au sein de l’entreprise. Et la règle suivante s’applique: plus les collaborateurs sont intégrés dans les processus de changement, plus le succès du concept Work Smart est garanti. Avec l’initiative Work Smart ou l’introduction de technologies modernes de poste de travail et de collaboration au sein des entreprises, la première étape vers un futur intelligent est déjà franchie. Il s’agit désormais d’établir le nouveau mode de travail et d’accompagner la mutation culturelle. Un changement global des mentalités doit avoir lieu: cela concerne à la fois les collaborateurs, les cadres, le département des ressources humaines et le management supérieur. Ce changement d’état d’esprit n’est pas une mince affaire et constitue un véritable défi pour bon nombre d’entreprises.
Johann Weichbrodt est psychologue des organisations et collaborateur scientifique de l’Institut de psychologie appliquée de la Haute école spécialisée de la Suisse du Nord-Ouest. Depuis plusieurs années, il étudie le travail mobile et flexible et les processus de changement nécessaires en ce sens, et donne à ce titre le conseil suivant: pour que les méthodes Work Smart efficaces réussissent à s’imposer, les entreprises doivent faire participer des professionnels externes. Par exemple, des coachs qui suivent de près le processus de changement, définissent des cadres directeurs, établissent de nouvelles technologies et contribuent, via une concertation et un encadrement étroits, à induire le changement d’état d’esprit à tous les niveaux (technologies, espaces, formes de coopération, culture).
Avec le Work Smart Coaching, Swisscom fournit tous ces éléments. S’appuyant sur ses propres expériences en tant qu’entreprise suisse leader en matière de nouveaux modèles de travail, Swisscom mise sur un processus de changement en trois étapes.
Étape 1: Co-création
Ensemble avec le client, et en fonction des besoins réels de ce dernier, les coachs Work Smart expérimentés de Swisscom analysent les processus existants, identifient les obstacles et les chances de réussite et élaborent ensemble une vision de projet. Cette vision montre la manière dont la coopération au sein de l’entreprise peut être organisée à l’avenir. On définit quel sens doit prendre le Work Smart dans l’entreprise et quels sont les processus et technologies qui doivent être adaptés, modifiés, remplacés ou repensés de A à Z. Au lieu de suivre des stratégies de conseil classiques, dont les concepts sont dictés par l’extérieur, les coachs de Swisscom misent sur une approche intrinsèque. Dans le cadre de la co-création, les objectifs déterminants du Work Smart ainsi que les conditions techniques et culturelles requises pour la réalisation des objectifs sont définis par les collaborateurs au sein même de l’entreprise. Car les collaborateurs sont les meilleurs consultants lorsqu’il est question de processus et procédures internes. Ils connaissent en effet les besoins individuels de l’entreprise mieux que n’importe quel conseiller externe.
Afin que le changement puisse jaillir de l'intérieur, les coachs de Swisscom créent une Work Smart Community chez le client. Celle-ci se compose de collaborateurs motivés issus de différents domaines et se charge d’élaborer, avec l’appui des coachs Work Smart, une feuille de route adaptée à l’entreprise et à ses objectifs en vue d’entrer dans le monde du travail de demain. Cette approche intrinsèque permet de réaliser, dès le premier jour, le changement culturel interne requis pour un processus de changement réussi. La Community, à savoir les collègues des autres collaborateurs, porte et renforce le processus de changement: elle est une locomotive, une source de motivation. Le projet Work Smart peut ainsi prendre de l’élan et est prêt à décoller.
Étape 2: Qualification
Les collaborateurs ne peuvent pas souhaiter adopter de nouveaux processus de travail s’ils ne savent pas quelles méthodes et technologies ils seront devront utiliser à l’avenir, ni comment elles seront employées. Il faut également tenir compte des conditions, des spécificités et des besoins individuels. Les collaborateurs sont formés de manière active sur leur poste de travail dans le cadre de workshops ou à l’aide de matériel d’information imprimé ou numérique sur la manière de tirer un maximum de profit des nouvelles technologies et méthodes, et ce dans l’intérêt de chacun et donc de toute l’entreprise.
La formation initiale et continue émane de l’intérieur, à savoir de la Work Smart Community, et l’individu y est toujours placé au centre, comme pour la co-création. Grâce à des Use Cases spécifiques au rôle de chacun et à une qualification pratique durable des collaborateurs, les doutes et les résistances indissociables de tout processus de changement sont éliminés. La Next Generation de Swisscom soutient le processus de qualification par le biais du Reverse Mentoring (mentorat inversé). Les apprenants circulent dans l’entreprise et rendent visite aux collaborateurs sur leur poste de travail. Cela permet aux coachs de répondre aux questions individuelles de manière ciblée.
L’intégration pratique du changement, motivée par la Community et accompagnée par les coachs Swisscom, permet de réaliser le changement d’état d’esprit nécessaire et donc d’assurer le succès du Work Smart sur le long terme. L’apprentissage du travail intelligent se fait progressivement, l’acceptation et l’engouement pour ses avantages augmentent en continu – jusqu’à ce que Work Smart passe dans la normalité et que tous les collaborateurs «vivent» au quotidien cette nouvelle culture du travail.
Work Smart Coaching: une approche globale
Étape 3: Accompagnement
Après le changement vient le changement. Plus les nouveaux outils de travail sont utilisés et plus le concept Work Smart est vécu dans l’entreprise, plus les avantages sont visibles. Et plus le changement culturel s’instaure de manière cohérente dans l’entreprise, moins il apparaîtra utile de poursuivre le coaching. Toutefois, tout changement a son lot de nouvelles questions, et il convient d’y répondre rapidement et de manière appropriée afin de maintenir le «Flow of change» à un niveau élevé constant.
C’est pourquoi les spécialistes de Swisscom continuent d’accompagner leurs clients en fonction de leurs besoins et se tiennent prêts à répondre à leurs questions ou à les aider à faire face aux nouveaux défis. Sur demande, il est possible d’analyser, à l’aide d’un Assessment, la manière dont les nouvelles technologies et nouveaux modes de travail ont été accueillis dans l’entreprise, et si et où il pourrait y avoir encore des potentiels à exploiter. Selon le résultat, des étapes supplémentaires sont mises en place afin qu’à l’issue du Work Smart Coaching, tous les collaborateurs se sentent vraiment qualifiés et que le travail intelligent soit une réalité vécue et non plus un simple mot.
Les six avantages du Work Smart Coaching
- Création d’analyses individuelles, d’une vision de projet spécifique et d’une feuille de route sur mesure, en symbiose parfaite avec les besoins individuels de l’entreprise
- Formation, qualification et accompagnement des collaborateurs pour une acceptation plus rapide et un engouement durable pour les changements planifiés
- Implémentation et établissement des moyens (de communication) techniques requis
- Minimisation des risques de l’ensemble du processus de changement grâce à la co-création remplaçant le consulting classique et permettant de réaliser le changement culturel requis «depuis l’intérieur»
- Augmentation de la motivation, de la créativité et de l’innovation des collaborateurs grâce à la mise en place d’une Work Smart Community façonnant les postes et conditions de travail de demain
- Maximisation de la productivité, minimisation des coûts
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