Work Smart Coaching chez Privera
Work Smart: Passage au travail flexible: Lancement réussi
Grâce au Work Smart Coaching de Swisscom, Privera a réussi à enclencher le changement culturel nécessaire à la transformation numérique – de l’intérieur, et avec une durabilité élevée.
Texte: Jörg Rothweiler, 23
La transformation change le monde du travail. Le travail gagne en flexibilité sur le plan temporel et géographique, des équipes de projet taillées sur mesure remplacent les hiérarchies rigides. Cela offre de nombreuses chances, mais met également face au défi du changement. Les collaborateurs doivent penser différemment, penser nouveau, penser avenir. L’introduction de moyens de communication modernes ne suffit pas. Il est primordial d’engager un changement de mentalité durable, c’est-à-dire promouvoir la volonté de «vivre» efficacement le Work Smart au sein de l’entreprise. Cela est tout sauf simple à mettre en place, comme l’a pu constater – comme de nombreuses entreprises – le prestataire immobilier indépendant Privera présent sur tout le territoire avec ses 12 succursales. Avec Skype4Business, Privera a fourni un outil de communication moderne dont l’utilisation était cependant bien en deçà des attentes. Privera a voulu savoir à quoi cela était dû et ce que l’on pouvait faire pour y remédier. Pour ce faire, l’entreprise a fait appel à l’équipe Work Smart Coaching de Swisscom dans le but de développer une solution en s’appuyant sur les expériences de l’équipe dans les affaires courantes ainsi que sur ses propres besoins.
Le Lead dans le processus de changement a été placé dès le début entre les mains de jeunes collaborateurs de Privera. L’objectif était de réussir à faire émaner un changement de l’intérieur, au sein même de l’entreprise.
Première étape: analyse approfondie des problèmes
Dans un premier temps, les données de communication ont été saisies quantitativement et analysées de manière détaillée. L’analyse approfondie du comportement de communication des collaborateurs a révélé deux blocages importants: de grosses lacunes concernant l’outil ainsi que des faiblesses en matière de compétences méthodologiques individuelles dépassant largement le cadre de Skype.
Ces résultats ont permis de formuler de premières hypothèses qui ont été ensuite vérifiées et corroborées à l’aide d’une enquête qualitative sous forme de courtes interviews. Les résultats: l’utilisation de Skype4Business a été rendue difficile par l’état d’esprit des collaborateurs bien plus que par l’outil lui-même.
Co-création: le changement émerge idéalement de l’intérieur
Mais comment peut-on mener au succès le changement nécessaire en tenant compte de l’état d’esprit général, comment réaliser un changement culturel dans toute l’entreprise? L’expérience des coachs de Swisscom mais aussi diverses études montrent que: un changement de mentalité ne peut pas être imposé de l’extérieur. Un changement d’état d’esprit durable fonctionne uniquement s’il émane et s’il est impulsé de l’intérieur, de l’entreprise même.
«J’apprécie beaucoup en tant que membre de la Community d’être pris au sérieux par «ceux placés tout en haut» et de pouvoir contribuer à façonner activement mon poste de travail de demain.»
Membre de la Work Smart Community
Par conséquent, l’équipe Swisscom Work Smart Coaching mise non pas sur un consulting classique mais, par le biais de la co-création, sur l’élaboration au sein de l’entreprise de nouvelles possibilités et chances par une Work Smart Community composée de collaborateurs. Celle-ci est suivie de près par les coachs Work Smart de Swisscom et soutenue et dotée de méthodes afin d’être une source de motivation et un moteur permettant de réaliser un changement intrinsèque.
Workshop 1: initialisation du changement par création d’une Work Smart Community
Pour initialiser ce changement, un workshop kick-off a été organisé pour identifier les changements à réaliser. Basée sur les résultats de l’analyse des problèmes, la vision «Pour une meilleure utilisation de Skype» élaborée avec toute l’équipe du projet a été présentée, de même que la feuille de route correspondante. Ensuite, la Community créée pour la mise en œuvre de cette vision a été structurée en faveur du processus de changement intrinsèque souhaité. Chaque collaborateur impliqué s’est vu attribuer un rôle spécifique au sein du groupe. Ainsi, l’ensemble de la direction du projet était entre les mains de la Community Privera dès le début. Les spécialistes du Swisscom Work Smart Coaching étaient là «uniquement» pour assister et soutenir la Community par leur savoir-faire et leur aide technique.
À la fin du premier workshop, l’on a pu se rendre compte de la viabilité du concept: en l’espace d’une demi-journée seulement, la Community a formulé des souhaits et des besoins très concrets concernant la future collaboration au sein de Privera. Il est ressorti que Skype4Business présentait à cet égard des avantages et des potentiels. À la fin de la journée, un concept basé sur les exigences et objectifs formulés en commun a pu être élaboré en vue d’intensifier l’utilisation de l’outil.
Dieter Sommer, CEO de Privera, est impressionné par le travail des coachs et de la Community et veut continuer de s’appuyer sur la force de cette dernière pour faire évoluer sa Community «Pri2morrow».
Workshop 2: identifier les défis à relever, développer des solutions
Une fois le concept élaboré, la Community a abordé la question suivante dans le cadre d’un deuxième workshop: «Comment réaliser l’objectif visé?». Il a rapidement été établi que: des aspects techniques et administratifs sont en jeu, mais également des aspects humains. En effet, pour pouvoir rallier d’autres personnes à ses propres idées, il faut que la manière de travailler d’aujourd’hui soit claire pour tout le monde, et il est également important de définir comment l’on souhaite travailler à l’avenir. Afin de clarifier «l’aspect humain» du processus du changement, les méthodes de travail concrètes des utilisateurs chez Privera ont été analysées, les défis à relever ont été identifiés et les tâches spécifiques de la Community ont été définies. Cela a permis à la Community de savoir ce qu’il fallait mettre en place pour pouvoir motiver les collaborateurs de Privera à davantage utiliser Skype4Business. Par exemple, la création de Quick Guides et d’une notice abrégée claire, mais aussi l’introduction de clients mobiles.
«Les idées et les changements émanant d’une participation active de chacun sont appuyés et mis en œuvre plus efficacement que les obligations et mesures émanant de l’extérieur.»
Swisscom Work Smart Coach
L’objectif consistant à faire que la Community hétéroclite devienne une entité forte a été réalisé quasiment sans effort. Le groupe s’est trouvé un surnom, «Pri2morrow», et a élaboré un manifeste expliquant ce qu’était la Community, ce qu’elle représentait et quelle valeur elle représentait pour l’entreprise.
Les coachs de Swisscom ont été épatés de voir les membres de la Community Privera, issus de la Suisse alémanique et de la Suisse romande, noter leurs idées et leurs plans côte à côte en allemand et en français. «Cela a été pour nous l’un des grands apprentissages de ce projet: des workshops bilingues, c’est possible!», explique un coach Work Smart chez Swisscom.
Workshop 3: des mesures concrètes et un travail de persuasion
Au cours du troisième et dernier workshop, la question posée était la suivante: «Les hautes sphères sont-elles également impliquées?» Les mesures prévues, telles que la production d’instructions sous forme de vidéo et une vaste campagne d’information interne, ont été présentées à la direction pour clarification. Ce fut également l’occasion de faire part d’idées concrètes sur la manière de communiquer de manière transparente les objectifs de la Community à tous les collaborateurs et sur le type de mesures de soutien que devait fournir la Community concernant l’utilisation de Skype4Business.
«À l’époque déjà, Saint-Benoît avait constaté, par analogie, dans sa Règle (540 après J.-C.) que lorsqu’aucune solution n’était trouvée, il fallait consulter les plus jeunes! La communauté Work Smart a initié de nombreux changements positifs, prouvant à quel point il avait raison.»
Dieter Sommer, CEO Privera
Impressionnée, la direction a décidé de mettre en œuvre toutes les mesures planifiées. Par ailleurs, Dieter Sommer s’est positionné en faveur de la Community pour sa propre entreprise, à la grande joie de tous les collaborateurs: dans le cadre du Work Smart, il veut également s’appuyer à nouveau sur la force de la Community.
«Nous avons beaucoup appris pour le futur»
Adrian Blum, ex-responsable informatique de Privera, au sujet du processus de co-création et du Work Smart Coaching de Swisscom
Pour Privera, le processus a été un véritable plus
Pourquoi Privera a-t-elle opté pour le Work Smart Coaching de Swisscom?
Swisscom nous a convaincus de par les expériences collectées par les coachs Work Smart en interne et dans d’autres entreprises dans le cadre de l’initiative Work Smart. Par ailleurs, l’engouement perceptible chez les responsables de Swisscom pour le sujet était très contagieux et inspirant.
Qu’est-ce qui a changé depuis le coaching?
Le développement de la Community est toujours en cours. Faire participer la jeune génération, l’intégrer sur la voie vers la numérisation et lui donner l’occasion de façonner les choses de manière active sont autant d’éléments positifs. Nous en ressentons déjà les effets.
Les efforts fournis ont-ils été récompensés?
Même s’il est encore un peu tôt pour se prononcer, je dirais que, à ce jour, l’initiative est positive. Les membres de la Community ont pu emporter avec eux et appliquer certains enseignements tirés des workshops sur la technique de présentation.
Comment Privera et la Community font-elles face aux défis aujourd’hui?
Nous rencontrons certains défis, en particulier dans l’établissement de la Community car celle-ci évolue rapidement et connaît des changements internes. D’où l’importance du rôle joué par notre chef de projet qui assure la cohésion de l’ensemble de la Community. Le soutien apporté par la direction et les cadres dirigeants est également essentiel.
Que retient la direction du projet pour l’avenir?
L’esprit, la motivation et l’engagement des jeunes constituent un potentiel précieux au sein de l’entreprise, permettant de libérer beaucoup d’énergie positive et de stimuler les autres en conséquence.
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