Achat numérique
L’approvisionnement interconnecté au profit de tous
La numérisation fait le pari de davantage de réussite des entreprises. Il est aussi demandé au service d’achat d’apporter sa contribution, p. ex. par la constitution de partenariats avec les fournisseurs en visant en même temps la réduction des prix d’achat.
Texte: Remo Eggimann, 7 août 2019
La plupart des responsables de l’achat se voient faire face, indépendamment de la taille de leur entreprise, à des défis similaires. Le glissement de l’achat d’entrepôt en tant que tel vers l’achat numérique professionnel exige des ressources. Or, très peu d’entreprises seulement sont en mesure de financer la constitution des ressources dans l’achat. La numérisation prend une place centrale dans la résolution des problèmes.
La demande est axée sur des solutions rapides et simples, qui peuvent servir de base solide. Pour l’essentiel, il convient de mettre au centre l’humain dans le cadre de la feuille de route des processus d’achat numériques en plus de l’augmentation de l’efficacité.
Plus d’efficacité grâce à la collaboration
Des réseaux comme SAP Ariba jouent un rôle primordial dans le domaine de la collaboration numérique. Ils permettent grâce aux activités dans le cloud de surmonter les limites du système et d’exploiter le cloud en tant qu’espace de travail collectif avec les fournisseurs. Les commandes sont opérées directement dans le cloud, transitent par le workflow de validation et sont au final complétées par les confirmations, les déclarations de livraison et les factures du fournisseur. Une fois la commande effectuée, la suite de la procédure ne nécessite aucune nouvelle saisie de données. Voilà qui est efficace.
Les questions éventuelles émanant de l’émetteur de la commande à l’adresse du fournisseur, du fait d’une confirmation ou d’une facture divergente, sont empêchées par le réseau grâce au recours aux catalogues du fournisseur lors de la saisie des besoins (fonctionnalité Punch Out) ainsi que par la fixation de seuils de tolérance dans la facturation. En d’autres termes, le fournisseur ne peut facturer que ce qui est validé.
Acceptation par un simple accès
Cela fait longtemps que le numérique a investi notre cadre privé, tant il simplifie notre vie. Toutefois, à considérer une transaction commerciale classique dans le système ERP, on n’est pas sans se demander légitimement pourquoi tout cela est si compliqué? Il est donc important de permettre aux collaborateurs un accès facile et central à la procédure de commande, à l’instar de ce qui se fait dans le cadre privé.
Les solutions d’E-Procurement permettent entre autres l’installation et l’emploi de boutiques en ligne préconfigurées depuis le cloud, qui forment des points d’accès centraux à partir du téléphone portable. Les boutiques en ligne contiennent des formulaires préconfigurés ou une interface de saisie pour les besoins en lien vers des catalogues de fournisseurs renommés (Punch Out ou catalogues internes).
L’accès direct et l'enregistrement simple des commandes sont la clé d’une plus grande transparence dans l’achat. L’importante présentation en image des commandes fournit la base de données nécessaire pour permettre de catégoriser la totalité des dépenses dans l’entreprise. Cette vue intégrale sur les dépenses est quant à elle la base d’une gestion réussie des fournisseurs. Le portefeuille des fournisseurs peut être modifié de façon ciblée de sorte à pouvoir visualiser dans quels groupes de marchandises un certain nombre de fournisseurs sont listés avec leur chiffre d’affaires respectif. Une réduction des prix d’achat par le biais d’un regroupement des dépenses est possible par la concentration des ressources sur les groupes de marchandises essentiels.
À petits pas jusqu’à la destination
L’étendue du premier pas n’est pas décisive, l’essentiel est qu’il soit probant. En dépit de la crainte que de tels projets conditionnent de gros investissements et qu’ils engagent une quantité importante des ressources internes qui sont pourtant déjà si ténues. Afin d’aborder le sujet à petits pas et de démarrer rapidement, il convient d’élaborer une feuille de route avec de l’aide extérieure pour pouvoir rapidement évaluer les opportunités de la numérisation dans l’achat. Et d’aborder ce sujet sans pour autant mettre en place un gros projet informatique.
En coopération avec Swisscom, même de moyennes entreprises peuvent tenter d’opérer un pas important en direction d’un avenir interconnecté, d’établir de nouvelles formes de collaboration, et de développer tout leur potentiel d’achat.
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