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SV Group passe à SAP S/4HANA
Groupe de restauration et de gestion hôtelière qui emploie plus de 8500 personnes en Suisse, en Allemagne et en Autriche, SV Group a un mis à niveau son paysage SAP vers SAP S/4HANA. Grâce à la méthodologie «Transformation Factory » développée par Swisscom, le passage du système SAP R/3 à SAP S/4HANA s’est déroulé sans problème.
Texte: Holger Ericksdotter, Images: SV Group, 7 août 2019, première apparition sur le blog SAP en juin 2019
SV Group travaille avec SAP S/4HANA depuis début octobre 2018, ce qui en fait la première entreprise en Suisse à avoir converti son environnement SAP R/3 classique. Avec l’aide du partenaire SAP Swisscom, qui a planifié et mis en œuvre ce changement de système en tant que prestataire informatique et qui exploite également l’environnement SAP pour SV Group, l’opération s’est déroulée sans problème et seulement avec une courte interruption de l’activité, minutieusement calculée.
«Il y a trois façons de passer à SAP S/4HANA», explique Jörg Knaus, SAP Chief Solution Architect chez Swisscom: premièrement la «Greenfield Approach», dans laquelle on introduit un système SAP S/4HANA totalement nouveau («New Implementation»); deuxièmement une conversion de système, dans laquelle le système R/3 existant est converti en un système S/4, également connu sous le nom de «Brownfield Approach». Et troisièmement, l’approche «Bluefield» – terme inventé par Swisscom pour désigner une opération dans laquelle les données du système R/3 sont lues et écrites directement dans la base de données SAP S/4HANA (Selective Data Transition).
Un changement de système est le plus approprié si ni l’environnement applicatif ni les processus implémentés dans le système SAP existant ne doivent être modifiés de manière significative dans le cadre de la migration. Par conséquent, plus la structure est claire et plus le standard est proche, plus la conversion vers le nouveau système SAP S/4HANA est aisée. SV Group présentait des conditions presque optimales à cet effet: «A vrai dire, nous avons fait nos devoirs en 2012 déjà», se souvient Heinz Giezendanner, responsable Shared Services chez SV Group AG.
Un changement facilité par le système R/3 consolidé
A cette époque, l’entreprise avait complètement restructuré son paysage SAP, démantelé les systèmes existants, mis en place le nouveau grand livre et externalisé l’exploitation à Swisscom. Avec la refonte, elle avait déjà élevé son système SAP à un niveau de système relativement nouveau sur le plan conceptuel. «Il n’a donc pas été nécessaire de modifier les processus, car nos processus correspondaient déjà à ce que nous voulions, explique M. Giezendanner. La situation était par conséquent claire pour nous, et nous avons décidé de procéder à la conversion du système.»
M. Giezendanner cite plusieurs raisons pour lesquelles il a décidé de migrer vers SAP S/4HANA malgré un environnement système R3 consolidé qui fonctionnait bien. D’une part, il était clair pour lui qu’un changement serait inévitable à long terme. En effet, SAP prévoit de supprimer progressivement la prise en charge des systèmes R/3 d’ici 2025, de sorte que les utilisateurs devraient migrer vers SAP S/4HANA d’ici là.
Mais plus important encore, il n’y avait aucune bonne raison de retarder un changement qui était de toute façon inéluctable à terme et de renoncer aux énormes avantages de SAP S/4HANA jusque-là: «Avec ce nouveau système, nous avons créé une base technologique exceptionnelle pour tous les autres projets de numérisation dans l’environnement SAP et pour l’intégration d’autres applications informatiques», résume M. Giezendanner.
La migration vers SAP S/4HANA, plus qu’une simple «mise à niveau et quelques changements cosmétiques»
Le passage sans heurts au nouveau système ne s’explique pas uniquement par les bonnes conditions de départ offertes par SV Group. «Une telle migration est toujours une tâche complexe, qui ne peut pas se faire rapidement, en passant», explique M. Knaus, expert chez Swisscom. Après tout, il ne s’agit pas seulement d’une mise à niveau et de quelques changements cosmétiques, mais d’un tout nouveau modèle de données. «Le client souhaite désactiver le système R/3 le vendredi et commencer la semaine le lundi avec S/4. Il est donc évident qu’il faut non seulement une préparation minutieuse, mais surtout des connaissances méthodologiques et des procédures éprouvées».
En sa qualité de partenaire SAP renommé avec à son actif un grand nombre de projets SAP S/4HANA réussis, Swisscom a regroupé ses connaissances du système, son expérience ainsi que ses connaissances méthodologiques et des processus au sein d’une systématique intégrée bien avant la migration chez SV Group. La «SAP S/4HANA Transformation Factory» réunit toutes les étapes dans un portefeuille complet afin de transférer efficacement les systèmes SAP R/3 existants dans l’univers des processus SAP S/4HANA avec un risque minimum. Dans ce contexte, les services de la Transformation Factory sont basés sur les six phases de la «méthodologie SAP Activate» et soutiennent à la fois l’approche Greenfield et la conversion de système.
C’est précisément à ces expériences et aux connaissances approfondies de son partenaire de mise en œuvre que la direction de SV Group s’est intéressée: «Comme nous ne possédions pas le savoir-faire requis sur SAP S/4HANA en interne, les connaissances de Swisscom nous ont été extrêmement précieuses», explique M. Giezendanner. Le projet a ensuite pu être mené à bien dans les délais et dans le budget prévu. L’infrastructure technique est installée dans deux centres de données en Suisse et est exploitée par Swisscom. Au départ, une solution SaaS alternative du cloud SAP a également été à l’étude. Mais bien que M. Giezendanner aurait pu en tirer quelque chose, il l’a finalement rejetée. Sa décision n’était toutefois pas liée à des questions de sécurité ou de protection des données, qui parlent souvent en défaveur des solutions SaaS.
Le facteur décisif pour lui a été l’argument selon lequel les mises à jour automatiques régulières d’une solution SaaS basée sur le cloud conviennent moins à un système ERP présentant un grand nombre d’adaptations spécifiques à l’entreprise et de systèmes connectés via des interfaces. Ce que confirme M. Knaus, Solution Architect chez Swisscom: «De tels systèmes sont principalement adaptés aux nouveaux clients qui ne possèdent pas d’environnements complexes.»
SV Group est un groupe de restauration et de gestion hôtelière qui emploie plus de 8500 personnes. Il exploite des restaurants d’entreprise et des cantines en Suisse, en Allemagne et en Autriche, et est également actif dans la restauration hospitalière et à domicile, la restauration événementielle, la restauration collective et la gestion hôtelière.
Les 600 sociétés du groupe dans la région D-A-CH sont rattachées aux systèmes SAP de SV Group. L’environnement applicatif repose sur les modules SAP FI (Finance), CO (Controlling) et HR (Human Resources). D’autres applications, dont certaines ont été développées en interne, sont raccordées via une quarantaine d’interfaces. «Nous utilisons maintenant un système ERP hautement disponible et performant, qui nous aide efficacement dans notre travail quotidien. Nos collaborateurs en profitent sur tous les sites», se réjouit M. Giezendanner.
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