Work Smart Coaching
Work Smart mit gezieltem Coaching erfolgreich «zum Fliegen» bringen
Flexible moderne Arbeitsformen, kurz Work Smart, erobern die Arbeitswelt. Der Wandel ist mit Hürden verbunden und rund 70% aller Change-Projekte scheitern. Experten raten, Profis an Bord zu holen.
Text: Jörg Rothweiler, 23
Neue Technologien machen smarte Arbeitsformen möglich. Wissen wird verfügbar und Arbeiten von überall ist möglich. Damit sich die damit verbundenen positiven Auswirkungen einstellen, sind Anpassungen im Unternehmen nötig. Und dabei gilt: Je enger die Mitarbeitenden in die Veränderungsprozesse miteinbezogen werden, desto erfolgreicher ist das Konzept Work Smart in der Organisation. Mit der Thematisierung von Work Smart oder der Einführung von modernen Workplace- und Collaboration-Technologien im Unternehmen ist der erste Schritt in eine smarte Zukunft bereits getan. Nun geht es darum, die neue Arbeitsweise zu etablieren und den kulturellen Wandel zu begleiten. Alle müssen umdenken: Die Mitarbeitenden ebenso wie die Führungskräfte, die HR-Abteilung und das obere Management. Dieser Mindset Change ist keineswegs trivial – und überfordert nicht wenige Unternehmen.
Dr. Johann Weichbrodt ist Organisationspsychologe und wissenschaftlicher Mitarbeiter der Fachhochschule Nordwestschweiz, Hochschule für Angewandte Psychologie. Er erforscht die mobil-flexible Arbeit und die dafür nötigen Veränderungsprozesse seit Jahren und rät: Firmen sollten für die Etablierung effizienter Work Smart-Methoden externe Profis an Bord holen. Coaches, die den anspruchsvollen Change-Prozess eng begleiten, nötige Leitplanken definieren, neue Technologien etablieren und durch enge Begleitung und Beratung mithelfen, den Mindset Change auf allen Ebenen (Technologie, Raum, Zusammenarbeitsformen, Kultur) zu realisieren.
Swisscom leistet mit Work Smart Coaching exakt dies. Basierend auf den eigenen Erfahrungen als führendes Schweizer Unternehmen für neue Arbeitsmodelle setzt Swisscom auf einen in drei Schritte gegliederten Change-Prozess.
Schritt 1: Co-Creation
Erfahrene Work Smart-Coaches von Swisscom analysieren gemeinsam mit dem Kunden und abgestimmt auf seine effektiven Bedürfnisse die bestehenden Prozesse, eruieren Hürden und Chancen und erarbeiten gemeinsam eine Projektvision. Diese zeigt auf, wie die Zusammenarbeit im Unternehmen künftig organisiert werden kann. Es wird definiert, was genau die Sinnhaftigkeit von Work Smart im Unternehmen sein soll – und welche Prozesse und Technologien dafür adaptiert, verändert, ersetzt oder von Grund auf neu etabliert werden müssen. Statt klassischen Consultingstrategien zu folgen, bei denen Konzepte von aussen gesteuert und getrieben etabliert werden, setzen die Swisscom Coaches auf einen intrinsischen Ansatz. Im Rahmen von Co-Creation werden von den Mitarbeitenden die massgeblichen Ziele von Work Smart sowie die zur Zielerreichung nötigen technischen sowie kulturellen Notwendigkeiten aus dem Inneren des Unternehmens heraus definiert. Denn die Mitarbeitenden sind die besten Consultants, wenn es um interne Prozesse und Abläufe geht und kennen die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens besser als jeder externe Berater.
Damit der Wandel von innen heraus gelingen kann, etablieren die Swisscom Coaches eine schlagkräftige Work Smart Community beim Kunden. Diese besteht aus motivierten Mitarbeitenden verschiedener Bereiche und erarbeitet, unterstützt durch die Work Smart Coaches, eine zur Firma und deren angestrebten Zielen passende Roadmap für die Reise in die Arbeitswelt der Zukunft. Mit diesem intrinsischen Ansatz wird erreicht, dass der für den erfolgreichen Change-Prozess notwendige interne Kulturwandel bereits am ersten Tag beginnt. Die Community, also die Kolleginnen und Kollegen der anderen Mitarbeitenden, trägt und stärkt den Change-Prozess, fungiert als Zugpferd und Motivator. So kann das Projekt Work Smart Fahrt aufnehmen und wird «ready for take-off».
Schritt 2: Befähigung
Der Wunsch nach neuen Arbeitsprozessen kann nicht funktionieren, wenn die Mitarbeitenden nicht wissen, mit welchen Methoden und Technologien sie künftig wie arbeiten sollen. Zu berücksichtigen sind auch individuelle Voraussetzungen, Gegebenheiten und Bedürfnisse. Die Mitarbeitenden werden aktiv am Arbeitsplatz, in Workshops oder anhand gedruckter respektive digitaler Infomaterialien geschult, wie sie die neuen Technologien und Methoden optimal nutzen – zum Vorteil jedes Einzelnen und damit des gesamten Unternehmens.
Getrieben wird die Aus- und Weiterbildung von innen, also von der Work Smart Community, wobei – wie schon bei der Co-Creation, stets die Menschen im Zentrum stehen. Durch rollenspezifische Use Cases und eine nachhaltige praktische Befähigung der Mitarbeitenden werden die bei jedem Change-Prozess unvermeidbaren Zweifel und Widerstände abgefangen. Die Next Generation von Swisscom unterstützt den Befähigungsprozess mittels Reverse Mentoring. Die Lernenden zirkulieren in den Unternehmen und besuchen die Mitarbeitenden am Arbeitsplatz. So können die Coaches gezielt auf individuelle Fragen eingehen.
Die praktische Verinnerlichung des Wandels, motiviert durch die Community und begleitet durch die Swisscom Coaches, öffnet die Türen für den nötigen Wechsel im Mindset – und damit für den langfristigen Erfolg von Work Smart. Schritt für Schritt wird «smartes» Arbeiten erlernt, kontinuierlich wachsen Akzeptanz und Begeisterung für dessen Vorteile – bis Work Smart letztlich zur Normalität wird und alle Mitarbeitenden die neue Arbeitskultur tatsächlich im Alltag «leben».
Work Smart Coaching: ein ganzheitlicher Ansatz
Schritt 3: Begleitung
Nach der Veränderung ist vor der Veränderung. Je intensiver die neuen Arbeitsmittel genutzt und der Work Smart-Gedanke im Unternehmen gelebt werden, je stärker sichtbar werden die Vorteile. Und je konsequenter der Kulturwandel sich im Unternehmen etabliert, desto grösser ist die Wahrscheinlichkeit, dass weiteres Coaching nicht nötig ist. Andererseits ergeben sich aber – wie bei jedem Wandel – mit der Zeit auch neue, weiterführende Fragestellungen, auf die adäquat und zeitnah reagiert werden muss, um den entstandenen «Flow of change» konstant auf hohem Niveau zu halten.
Daher begleiten die Spezialisten von Swisscom ihre Kunden bedarfsgerecht weiter, stehen ihnen bei Fragen oder sich verändernden Herausforderungen zur Seite. Auf Wunsch wird zudem mittels eines Assessments analysiert, wie gut die neuen Technologien und Arbeitsweisen im Unternehmen angekommen sind, ob und wo allenfalls noch Potenziale brachliegen. Je nach Resultat werden weitere Schritte eingeleitet, damit sich am Ende des Work Smart Coachings auch wirklich alle Mitarbeitenden befähigt fühlen – und smartes Arbeiten vom Schlagwort zur erfolgreich gelebten Realität geworden ist.
Die sechs Vorteile von Work Smart Coaching
- Erstellung individueller Analysen, einer spezifischen Projektvision und einer darauf abgestimmten massgeschneiderten Roadmap – exakt abgestimmt auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens
- Schulung, Befähigung und Begleitung der Mitarbeitenden für schnellere Akzeptanz und nachhaltige Begeisterung für die geplanten Veränderungen
- Implementierung und Etablierung der notwendigen technischen (Kommunikations-) Mittel
- Minimierung der Risiken des gesamten Change-Prozesses durch Co-Creation statt klassisches Consulting ermöglicht die Realisierung des notwendigen Kulturwandels «von innen heraus»
- Steigerung von Motivation, Kreativität und Innovation der Mitarbeitenden durch Etablierung einer Work Smart-Community, welche die eigenen Arbeitsplätze und -bedingungen der Zukunft gestaltet
- Maximierung der Produktivität, Minimierung der Kosten.
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