Solution IT globale et numérisation des processus
«La puissance numérique est cruciale pour un progrès rapide»
Kilian Zemp, directeur général et propriétaire de petZEBA SA
L'histoire en bref:
L’entreprise familiale petZEBA, spécialisée dans l’alimentation animale, a accompli un remarquable parcours de numérisation. Et elle le poursuit, avec des perspectives de succès prometteuses.
Fiches clients avec leurs données, commandes reçues par fax et listes de commissions sur tableaux Excel, voilà l’état de l’art lorsque Kilian Zemp rejoint l’entreprise familiale en 2009 en tant que vendeur. Dès sa formation initiale de polymécanicien, la programmation de machines avait fasciné l’actuel propriétaire et directeur général. Il n’est donc pas étonnant qu’il ait vu un grand potentiel d’optimisation chez petZEBA: les outils numériques devaient simplifier radicalement les processus de l’entreprise.
Enfin une visibilité nette en affaires
«Avant, nous ne pouvions pas accéder aux données des clients lorsque nous étions en déplacement», se souvient Kilian Zemp. «De ce fait, nous avancions à l’aveuglette dans la vente et étions tributaires des fiches.» Dans un premier temps, il a équipé le service externe d’ordinateurs portables, pour enfin dire adieu aux fiches. Un système de type CRM les a remplacées. Peu de temps après, tous les collaborateurs ont reçu leurs adresses e-mail professionnelles. Aussitôt, les choses sont passées à la vitesse supérieure: un système ERP et un VPN pour un accès Internet sécurisé ont été ajoutés. D’aucuns pourraient penser qu’il était alors temps de se détendre et de laisser les affaires tourner. Loin s’en faut, nous explique Killian Zemp: «Entre-temps, notre assortiment s’était élargi à plus de 800 articles. En 2017, l’ERP était en fin de course. Par exemple, il ne calculait pas automatiquement les rabais. Les commandes devaient donc être vérifiées “biomécaniquement”.»
Croissance accrue grâce à des processus automatisés
Kilian Zemp était convaincu que les commandes, leur validation, leur préparation et leur expédition devaient pouvoir être automatisées de manière à ce que seuls des contrôles aléatoires soient nécessaires. Lors de l’évaluation des solutions, il a découvert le potentiel du SAP. «Un spécialiste de l’informatique me l’a toutefois déconseillé», raconte-t-il. «Il m’a prévenu que cela nous mènerait à une faillite certaine. Vraiment? J’ai reçu des conseils avisés et j’ai opté pour SAP Business ByDesign. Pour moi, il était primordial d’utiliser un ERP depuis le cloud.» Selon Kilian Zemp, ce qui a suivi a été une expérience de dépassement de soi. «Mais une très belle expérience. En seulement quatre mois, nous avons introduit le SAP, redéfini les processus et migré les données.»
L’effort en valait la peine: aujourd’hui, les commandes sont directement transmises aux scanners de poche des collaborateurs de la logistique. «Nous avons réduit le temps d’exécution de quatre heures à quatre minutes. Et nous offrons à nos clients un meilleur service. Ils reçoivent par exemple automatiquement un numéro de suivi et nous pouvons garantir une disponibilité des marchandises de 99,9 %. De plus, notre taux d’erreur dans l’ensemble du processus de vente et de logistique, y compris les prestations intégrées des transporteurs et des sociétés de livraison de colis, est tombé à moins de 0,4 %.» Le changement de système n’a pas plu à tous les collaborateurs, ajoute Kilian Zemp. «Il était important de leur expliquer le sens de cette démarche: il est tout de même plus satisfaisant de consacrer du temps aux conseils aux clients et à des entretiens intéressants que de passer des heures à taper des commandes.»
«Nous voulons poursuivre notre forte croissance. Cela nécessite un degré élevé de numérisation.»
Kilian Zemp, directeur général et propriétaire de petZEBA SA
Externalisation des TIC et lancement
En parlant de gain de temps: confier l’exploitation des TIC à Swisscom a également permis à Kilian Zemp de se dégager une grande marge de manœuvre. Raphael Heiz, qui s’occupe avec lui de l’informatique, a initié et dirigé ce projet d’externalisation couronné de succès. «Aujourd’hui, grâce à la solution TIC globale, je suis totalement détendu et je n’ai plus à m’occuper des connexions d’imprimantes et autres», remarque Kilian Zemp avec satisfaction. «Swisscom met à disposition sur demande de nouveaux points d’accès WLAN dans l’entrepôt, ainsi que des postes de travail numériques prêts à l’emploi pour les nouveaux collaborateurs. De plus, il est rassurant de savoir que de vrais professionnels s’occupent de notre cybersécurité. Nous disposons aujourd’hui d’une infrastructure TIC du niveau d’une grande entreprise. La puissance numérique est cruciale pour un progrès rapide.»
4500 emplacements de palettes, 800 articles différents: tout est sous contrôle avec des outils numériques.
Les bons de livraison et les étiquettes d’adresse sont également générés automatiquement.
Kilian Zemp souhaite également perfectionner le conseil aux clients finaux à l’aide d’outils numériques.
Le parcours continue: petZEBA veut poursuivre sa forte croissance.