Smart ICT chez Balex
«Nos TIC sont devenues plus conviviales et se distinguent par leur professionnalisme.»»
Dr. Jascha Schneider-Marfels, Partenaire, Balex AG
L`histoire en bref
Il paraîtrait que les avocats et notaires préfèrent stocker leurs données en interne. Pas du tout, affirment les propriétaires du célèbre cabinet Balex. Ils souhaitent profiter des avantages de la numérisation – soutenus par la solution globale Smart ICT de Swisscom.
C’est à quelques pas de la Place des Cordeliers que se trouve le cabinet Balex AG de Bâle-Ville, auquel s’ajoutent les sites de Binningen et Rheinfelden. Au total, 25 collaborateurs – dont 15 avocats et notaires – s’engagent pour défendre les droits des clients, dont les cas sont examinés dans une perspective globale.
Le Dr Jascha Schneider-Marfels, associé chez Balex, justifie cette approche en s’appuyant sur un exemple: «Un propriétaire de PME est aussi toujours un particulier avec ses propres besoins. Nous examinons tous les domaines de la vie et proposons des stratégies globales.»
Plaidoyer en faveur d’une numérisation complète
Les cinq associés de Balex désiraient également revoir leur stratégie TIC dans son ensemble, compte tenu d’une solution téléphonique compliquée avec trois centrales et des serveurs obsolètes. Les sauvegardes de données étant effectuées sur bandes, le cabinet avait besoin d’une assistance technique complète avec les coûts correspondants, et l’entreprise devait mobiliser trop de ressources personnelles.
«Nous cherchions un pack global efficace pour l’informatique et la téléphonie», se souvient Jascha Schneider-Marfels. «La nouvelle solution devait par ailleurs nous accompagner efficacement dans le cadre de la numérisation de nos processus. Notre branche est en pleine mutation. Les tribunaux, les autorités et l’administration optent pour des canaux numériques. Dans ce contexte, nous voulions garantir un positionnement rapide et solide.»
«Grâce à une solution TIC conforme aux normes bancaires, nous sommes en mesure de répondre à toutes les exigences en matière de sécurité.»
Dr. Jascha Schneider-Marfels, Partenaire, Balex AG
La question cruciale: cloud ou pas cloud?
Balex a demandé conseil à Fischer ICT, partenaire Swisscom. Une solution basée sur le cloud répondrait-elle aux exigences élevées en matière de sécurité en l’absence de propres serveurs? Jascha Schneider-Marfels répond: «Nous avons abordé la question en détail au sein du conseil d’administration. Les arguments suivants ont été décisifs dans notre choix d’opter pour le cloud: Swisscom applique des normes bancaires en matière de sécurité ainsi que l’intégration de la signature électronique qualifiée. Serions-nous en mesure d’atteindre ce niveau élevé avec nos propres serveurs? Cela paraît peu probable, quasiment n’importe quelle machine pouvant en principe être piratée.»
Fischer ICT a souligné les éléments clés de la solution haute sécurité: accès aux données via VPN, protection renforcée par mot de passe, pare-feu aux normes les plus élevées et stockage des données en Suisse. Concrètement, les associés du cabinet étaient convaincus. Pour Jascha Schneider-Marfels, la décision d’opter pour une solution cloud revêt encore une autre dimension: «Tout a également plaidé en faveur de Swisscom sur le plan émotionnel. Nous faisons confiance à leur norme de qualité élevée.»
Une mise en œuvre exigeante, mais fructueuse
Fischer ICT a commencé par déployer la nouvelle solution de téléphonie au niveau de l’ensemble des sites. Depuis, les collaborateurs peuvent également utiliser leurs smartphones comme appareils pour le réseau fixe. Puis vint le moment de traiter des questions clés comme l’intégration de la signature électronique dans la solution cloud ou la réglementation claire de l’accès à la base de données Terravis. Enfin, le système devait être convivial et adapté à une utilisation quotidienne.
Les communications électroniques aux tribunaux et aux autorités devaient être faciles et réalisables en tous lieux, y c. chiffrement fiable, horodatage et signature authentifiée. L’accès aux volumineuses archives de courriers électroniques constituait également un défi majeur. Après une mise en service réussie, Fischer ICT a livré la solution à Swisscom, qui gère l’exploitation et la maintenance.
Au-delà des exigences réglementaires
Jascha Schneider-Marfels ne pourrait plus se passer des avantages de la nouvelle solution: «Nos TIC sont devenues plus conviviales et se distinguent par leur professionnalisme. Nous accédons de partout à l’ensemble des applications et données. Je peux par exemple effectuer rapidement une saisie électronique lorsque je suis en déplacement – ce qui n’était pas possible auparavant.
Nous ne nous occupons plus de l’entretien, ni de la maintenance ou des sauvegardes, ce qui nous soulage considérablement. Dernier point, et non des moindres: nous dépassons les directives de l’association des avocats en matière de sécurité!»