Interactive Whiteboards
Dalles géantes pour réunions et travaux de groupe
Les salles de réunion poussiéreuses et les vidéoconférences laborieuses font place aux tableaux blancs interactifs, des outils propices aux échanges de vues qui permettent aussi d’activer des compétences, celles qui comptent dans une mesure grandissante dans le monde du travail.
Texte: Urs Binder/Andreas Heer, , mis à jour le 5 juillet 2019
Les outils collaboratifs devraient agrémenter le travail, c’est ce qu’estiment plus de la moitié de tous les employés à en juger une étude Forrester menée à l’automne 2016. Et c’est justement pour ça qu’une personne sur trois évite les salles de réunion conventionnelles. En cause: une mauvaise conception des salles, des connexions obsolètes, des systèmes de visioconférence complexes et des outils insatisfaisants.
De la salle de réunion à l’espace collaboratif
Les outils collaboratifs se sont considérablement améliorés. Ils font également souffler un vent frais dans les salles de réunion: alors qu’avant, les employés s’y rencontraient physiquement pour tenir une réunion et noter les fruits de leurs échanges sur des tableaux blancs et des chevalets de conférence, aujourd’hui, un nombre croissant de réunions ont lieu par notebooks interposés grâce aux visioconférences. Les équipes disposent également de solides outils de communication, notamment Microsoft Teams ou Cisco Webex Teams. De plus, les collaborateurs ont accès aux contenus du cloud et utilisent aussi des outils numériques, par exemple des papillons numériques, l’équivalent de leur homologues physiques, les fameux post-it, pour intercaler des commentaires et faire des brainstormings. L’inconvénient, c’est que les salles de réunion elles-mêmes n’ont guère évoluées à ce jour: elles ne sont pas équipées de façon à tirer pleinement parti du modus operandi numérique, alors que les participants voudraient justement y voir déployer le même mode collaboratif auquel ils sont habitués dans leur quotidien professionnel. Bref, allier la présence physique au mumérique, ce qui n’est guère possible dans les salles de réunion traditionnelles à l’heure actuelle. Du coup, les employés rechignent encore davantage à se rendre en salle de réunion.
Il est donc grand temps d’y introduire du nouveau: le Surface Hub 2s de Microsoft et la nouvelle mouture du Cisco Webex Board font de la salle de réunion un véritable espace collaboratif. Conçus pour soutenir au mieux le travail d’équipe, les grands systèmes multitouch offrent bien plus que les systèmes de visioconférence classiques. Les participants peuvent facilement prendre part à une réunion et porter des notes directement à l’écran avec un stylo. Les outils de prise de rendez-vous, d’intégration du workflow et de stockage dans le Cloud y sont intégrés d’office. Et les écrans sont assez grands pour y écrire et dessiner aisément.
Microsoft Surface Hub 2s
Plus fin et plus léger, le Surface Hub 2s fait encore meilleure figure que son prédécesseur. Pour l’instant, il n’existe qu’en modèle 50 pouces, conçu comme tableau blanc pour le travail en groupe. Les participants peuvent se servir des applications intégrées sans login et afficher les éléments d’autres applications ou d’autres pages Web directement sur la dalle depuis leur ordinateur Windows ou leur appareil mobile Android. Le tout sans fil via Miracast (Android et Windows 10) ou en passant par une appli Surface Hub pour macOS ou iOS.
L’appli Whiteboard de Microsoft permet de collaborer sur le Surface Hub, directement ou à distance. Les utilisateurs externes se connectent via Skype Entreprise ou Microsoft Teams. Doté de deux caméras HD avec un champ de vision de 100 degrés, le Surface Hub arbore quatre microphones et des haut-parleurs stéréo.
Une équipe disséminée sur plusieurs sites peut ainsi «interconnecter sa matière grise» pour travailler sur le même tableau blanc et collaborer en temps réel: ses membres conçoivent, créent, dessinent, marquent, commentent et partagent alors les contenus en toute simplicité. Et, bien entendu, on peut également y ouvrir et afficher les documents Office pour faciliter la collaboration.
Le Surface Hub 2s de Microsoft convient parfaitement au travail de groupe par voie numérique à partir de plusieurs sites.
La meilleure innovation est sans doute la batterie proposée en option, ce qui rend le Surface Hub 2s devient mobile. Raccordé au réseau via WLAN, le tableau blanc peut être déplacé librement dans l’espace ouvert.
Cisco Webex Board
La Cisco Webex Board se décline désormais aussi en une version 85 pouces. L’idée sous-jacente est la même que pour le Surface Hub: servir de tableau blanc et d’outil de vidéoconférence pour la collaboration en équipe. Cisco s’appuie pour ce faire entièrement sur sa solution collaborative Webex Teams et Webex Meetings. Toutes les applications et tous les contenus reposent sur le cloud.
La connexion au Webex Board est on ne peut plus simple: le «Proximity Pairing» permet à l’appareil mobile de se connecter automatiquement par ultrasons dès qu’on s’approche du Webex Board. Une fois connecté, tous les contenus du Webex Team Space peuvent être déployés sur le tableau. Celui-ci devient pour ainsi dire le propre terminal Webex du participant. Tout élément modifié ou créé lors d’une réunion se retrouve automatiquement dans le Webex Space personnel.
Pour ce qui est des vidéoconférences, le Webex Board propose une caméra 4K et une «antenne acoustique» (réseau de microphones) à douze éléments. La dalle capte ainsi clairement les voix où qu’elles se trouvent pour les transmettre en haute qualité.
Cisco a élargi les fonctionnalités de l’appli Whiteboard en juin 2019 pour y inclure notamment un nombre illimité de planches de dessin et de papillons numériques. La reconnaissance vocale et l’intelligence artificielle sont supposées améliorer encore la convivialité du tableau blanc. Celui-ci est en mesure de comprendre des commandes vocales, par exemple «Hey Webex, start recording the meeting» ou «Hey Webex, add John to the meeting».
Cisco a également intégré la reconnaissance faciale dans la dalle. Lorsque quelqu’un entre dans la pièce et que le Webex Board détecte qu’il a planifié une réunion, un message d’accueil fait vibrer ses haut-parleurs: «Hello John, do you want to join your planned meeting right now?»
Le Webex Board de Cisco stocke toutes les applications et tous les contenus dans le cloud.
Google Jamboard
Google a présenté un produit comparable avec «Jamboard» en 2017, également doté de fonctions de tableau blanc, d’un accès direct au cloud et d’outils de visioconférence. Comme le Surface Hub et le Webex Board, le Jamboard fait partie d’un écosystème complet, en l’occurrence la Google G-Suite. L’appareil n’est toutefois pas encore proposé en Suisse.
Les réunions et les salles évoluent
Les salles de réunions ont fortement évolué ces dernières années. Les grandes salles, qui ne servent que rarement, sont découpées en pièces plus modestes, dits «Huddle Rooms», pour des échanges spontanés. Le mobilier lui aussi doit être repensé. Car pour profiter au mieux d’un tableau blanc numérique, les chaises et les tables sont souvent superflues. Elles font même obstacle au bon cours des échanges que l’on souhaite favoriser dans l’«Ideation Workshop».
Des applications reposant sur le cloud permettent aux participants d’entrer dans la salle de réunion à l’aide de leur seul smartphone et de commencer à collaborer séance tenante, peu importe où ils se trouvent. Ils peuvent alors présenter ou échanger leurs vues sur la vaste surface de la dalle.
La préparation à la réunion s’organise d’ailleurs tout autrement, de même que l’habituel travail consécutif. Pendant la réunion, tout est directement annoté et stocké en ligne. Le travail habituel à faire après la réunion, à savoir organiser et regrouper les notes, procès-verbaux, photos des feuilles du chevalet de conférence pour les envoyer à tous les participants, n’est plus nécessaire.
Les tableaux blancs interactifs représentent un grand pas en direction d’un environnement de travail moderne, quand il est question du travailler ensemble sur un projet, de faire du brainstorming et de communiquer avec les collègues. Cela dit, il est impératif que les collaborateurs soient encadrés par un programme de conduite du changement afin qu’ils puissent vraiment exploiter au mieux tout le potentiel nouveau qu’offrent ces dalles.
Tableaux blancs interactifs en comparaison
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