Microsoft 365 et Teams chez Hälg Group
«Change Management: encouragez vos équipes, laissez-les essayer et tester»
Mettre en place des formes de travail modernes offre de nombreux avantages aux entreprises, mais avec aussi son lot de défis – comme tout changement majeur. C’est le personnel le premier sollicité dans un processus de gestion du changement. Claudia Nef, ex-responsable Communication et Marketing chez Hälg Group, nous livre dans un entretien ses expériences de la transformation et nous dit comment cela a fonctionné chez eux.
Madame Nef, vous avez mis en place Microsoft 365 et Teams chez Hälg. Quel était votre objectif?
Pour être utile, une nouvelle solution technologique doit aussi être utilisée efficacement par les collaboratrices et collaborateurs. Il est donc essentiel pour nous de mettre les personnes et leurs besoins au cœur des nombreux changements techniques. Microsoft 365 vise à simplifier notre quotidien et à avoir un impact positif sur l’entreprise et le personnel. En collaboration avec Swisscom, nous avons ainsi lancé un programme qui nous aide à instaurer les nouvelles technologies dans l’entreprise et surtout à placer le focus sur nos équipes.
Pouvez-vous nous en dire plus sur ce programme?
Notre programme s’appelle «Rocket» pour symboliser notre approche: tirer le meilleur de notre entreprise et de notre personnel avec la nouvelle méthode de travail moderne et être prêts pour l’avenir. Cela ne peut fonctionner que si toutes les équipes soutiennent le développement et sont impliquées dès le départ dans le processus.
Nous parlons délibérément de programme, car le voyage dans un monde du travail moderne n’est jamais terminé. Le Change Management est un processus continu, à l’inverse d’un projet. Chez Hälg, nous planchons en permanence sur notre façon de travailler, sur les technologies, l’état d’esprit et la culture d’entreprise requise.
Comment avez-vous impliqué vos équipes dans ce processus?
Dans un premier temps, nous les avons interrogées sur la question des applications et avons analysé avec eux d’où nous partions. Les réponses nous ont permis de savoir si Microsoft 365 et Teams convenaient ou non comme nouvelles solutions – résultat: oui, c’est le cas!
Puis nous avons lancé un pilote très ouvert avec environ 120 collaboratrices et collaborateurs. Cette phase de co-création était essentielle pour déterminer, avec nos équipes, comment utiliser Microsoft Teams dans l’entreprise en fonction de nos besoins.
Les nouvelles technologies et les méthodes de travail modernes peuvent aussi engendrer de la frustration et un certain rejet. Comment a réagi votre personnel?
L’accueil s’est révélé aussitôt positif dans l’ensemble. D’une part, beaucoup connaissaient Microsoft Teams – et certains attendaient même que nous osions nous lancer. Et de l’autre, nous avons impliqué tout le monde dès le début du processus de Change Management en communiquant de manière très active et exhaustive dans l’entreprise. Bien sûr, nous avons aussi rencontré des résistances de différents côtés. Si elle est parvenue jusqu'à nous, c'est l'occasion de prendre en compte les contributions. C'est ce que nous avons fait.
«Pour que le travail moderne fonctionne, toutes les équipes de l’entreprise doivent se serrer les coudes.»
L’adaptation aux nouvelles technologies varie d’une personne à l’autre, mais dépend aussi de la fonction: les personnes travaillant chaque jour sur écran sont davantage à l’aise avec l’informatique que celles sur les chantiers et les mandats par exemple.
Quels ont été les principaux défis pour passer à Microsoft 365 et Teams?
L’un des grands défis réside dans l’ADN du groupe, qui est très hétérogène. Nos 22 sites sont autonomes et gèrent par exemple eux-mêmes le marché de leur région. De plus, nos collaboratrices et collaborateurs sont très divers – âge, origine et parcours, formation, fonction et affinité avec l’IT.
La nature de notre secteur constitue un deuxième défi. Dans le domaine de la domotique, nous travaillons sur des projets selon un plan précis et savons à l’avance à quoi ressemblera le bâtiment avant de le construire. Mais une fois n’est pas coutume, en lançant Microsoft 365, nous avons fait l’inverse de d’habitude et avons abordé le processus de façon très ouverte – un défi compliqué mais captivant.
Pour en savoir plus, voir l'enregistrement du webinaire sur le thème «Plus de proximité grâce aux technologies digitales» avec Claudia Nef.
Quels conseils donneriez-vous à d’autres entreprises souhaitant se lancer dans les méthodes de travail modernes?
Pour que le travail moderne fonctionne, toutes les équipes de l’entreprise doivent se serrer les coudes, se soutenir et s’encourager. La transformation doit notamment être portée et stimulée par le management. De plus, elle doit se dérouler par étapes pour permettre au personnel de s’adapter progressivement aux nouvelles applications et méthodes de travail et de les intégrer au quotidien. Il faut également soutenir les doutes et incertitudes inhérents à un tel processus de Change Management, ce qui n’est pas toujours simple.
Et chose très importante: encouragez vos équipes, laissez-les essayer et tester, impliquez-les dans l’analyse et la recherche de solutions et donnez-leur du temps et les moyens d’expérimenter. C’est le seul moyen d’espérer obtenir les avantages escomptés et de faire adhérer le personnel à la mise en œuvre.
Portrait
Claudia Nef est ex-responsable Communication et Marketing chez Hälg Group. Elle est spécialisée dans le suivi des changements au sein de l’entreprise.
Entreprise
Hälg Group a été fondé en 1922 à Saint-Gall et, avec l’ensemble de ses 22 sites, compte parmi les principaux prestataires de domotique en Suisse. L’entreprise permet de mener à bien des projets de technique du bâtiment – planification, installation et maintenance.
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