«L'entreprise s'appuie sur un traitement automatisé et numérisé des factures.»
EKZ mise sur la réception automatisée des factures de Conextrade. Grâce à la solution innovante de Conextrade de Swisscom, elle a pu automatiser le traitement des factures.
Success Story Centrale électrique du canton de Zurich (EKZ) 4 min.
- EKZ
- Industrie: Énergie
- Traitement automatisé des factures
- Numérisation
Du papier à la réception automatisée des factures
Suite à la croissance significative du groupe EKZ en Allemagne et à l'étranger, le nombre de factures à payer est passé à environ 110 000 par an. L'objectif était clair : en finir avec le papier et privilégier une solution efficace, numérique, automatisée et respectueuse de l’environnement. Conextrade offre cette possibilité par le biais de la réception automatisée des factures.
Thomas Altenburger, Directeur du département Finance & Accounting a fait analyser les processus de créditeurs et les possibilités de numérisation. Conclusion: le potentiel d’optimisation s’est avéré très grand. EKZ a ensuite décidé de travailler avec des fournisseurs professionnels externes afin de pouvoir numériser le processus de facturation. L'entreprise utilise le "E-Invoicing" depuis 2008, date à laquelle elle a déjà reçu 30 % de ses factures entrantes sous forme du "E-Invoicing" au lieu de papier. EKZ se chargeait elle-même de scanner et de traiter les factures sur papier entrantes. Mais de nouveaux défis ont vu le jour au fil du temps. Les matériels devenant obsolètes, la nécessité d’un scanner de remplacement pour les cas urgents et les mises à jour représentaient pour EKZ d’importants défis. La situation devenant intenable, une solution adaptée devait être trouvée.
Avantages en termes d'efficacité, de structure et de coûts
Altenburger a trouvé une solution appropriée dans le service complémentaire "Scanning2E-Invoicing". Le management EKZ a choisi le service "Scanning2E-Invoicing" de Conextrade pour des bonnes raisons: le service répondait à toutes les exigences EKZ et offrait le meilleur rapport qualité-prix. En outre, EKZ possédait déjà une interface productive avec Conextrade.
Cela a permis à EKZ d’externaliser à Conextrade l’ensemble du processus papier depuis les boîtes aux lettres, la préparation de travail jusqu’au processus OCR et au post-traitement. Le projet a été lancé à l’automne 2013. Début 2014, EKZ était opérationnel. En 2015, une autre étape de processus a été introduite avec le service "PDF2E-Invoicing" afin de générer un rollout fournisseur plus rapide dans le secteur des PME. "Grâce à la solution innovante de Conextrade, nous avons pu numériser nos processus dans le domaine "E-Invoicing" et "Scanning2E-Invoicing" et les rendre considérablement plus efficaces, économiques et respectueux de l’environnement", déclare Thomas Altenburger convaincu.