SwissTrustRoom: questions fréquentes
Questions sur les fonctions, la connexion ou la signature électronique. Vous trouverez ici les réponses aux questions fréquentes sur SwissTrustRoom.
À qui la solution SwissTrustRoom s’adresse-t-elle?
Elle est destinée aux membres de conseils d’administration pour échanger et traiter des informations et des documents confidentiels de manière efficace et structurée. Mais aussi aux chefs de projets lorsqu’il s’agit d’informations sensibles auxquelles même les administrateurs informatiques d’une entreprise ne doivent pas avoir accès. Et enfin aux collaborateurs ayant besoin d’échanger des données et des informations sensibles dans le cadre de leur travail quotidien ou d’un projet spécifique, et ce au sein de l’entreprise, mais aussi en dehors de son infrastructure IT, et même au-delà des frontières.
L'échange d'informations et de données est également possible avec les autorités. Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet sur les sites web du gouvernement fédéral concernés: Ordonnance sur la reconnaissance des plateformes de messagerie sécurisée et Communication électronique
Quels sont les formats de fichiers pris en charge?
SwissTrustRoom prend en charge tous les formats de fichiers courants. Vous pouvez également créer des dossiers et stocker vos fichiers de manière structurée.
Quels navigateurs sont compatibles?
La solution SwissTrustRoom fonctionne avec tous les navigateurs courants.
Elle est compatible avec la dernière version des navigateurs suivants:
- Microsoft Edge (Windows)
- Chrome (Mac, Windows)
- Safari (Mac et iOS)
- Firefox (Mac, Windows)
D’autres combinaisons de systèmes d’exploitation et de versions de navigateurs peuvent être compatibles, mais ne sont pas officiellement reconnues comme telles.
À qui m’adresser en cas de questions?
Si vous êtes un utilisateur final, veuillez contacter le Community Manager de votre entreprise. Celui-ci peut obtenir des réponses aux questions sur SwissTrustRoom auprès de la hotline de Swisscom. Pour des raisons de protection des données, Swisscom n’a pas le droit d’offrir une assistance directe aux utilisateurs finaux.
Combien de temps faut-il pour mettre en place et activer SwissTrustRoom?
La solution SwissTrustRoom peut être utilisée immédiatement après l’inscription.
Puis-je tester gratuitement SwissTrustRoom?
Oui. Vous pouvez tester gratuitement SwissTrustRoom, y compris la fonction de signature numérique, pendant 14 jours.
Quelle est la différence entre SwissTrustRoom et d’autres services de stockage sur le cloud comme Dropbox, Google Drive et Apple iCloud?
SwissTrustRoom, plateforme d’échange hautement sécurisée, n’est pas soumise à la loi américaine relative au cloud (Cloud Act). Toutes les données restent en Suisse. Elles sont stockées de manière redondante dans deux centres de calcul hautement sécurisés appartenant à Swisscom.
Comment puis-je résilier SwissTrustRoom?
En tant que Community Manager, vous pouvez dissoudre la communauté. Pour ce faire, rendez-vous dans les paramètres et sélectionnez «Supprimer la communauté». Cette opération désactivera immédiatement votre compte et supprimera les données. Vous ne pourrez plus réactiver votre compte.
Combien de temps les données sont-elles conservées?
Les données sont définitivement supprimées 7 jours après la résiliation de votre compte.
Quel dispositif permet de sécuriser la connexion à SwissTrustRoom?
L’accès à SwissTrustRoom est toujours sécurisé par une authentification à deux facteurs.
Quels sont les moyens d’authentification à deux facteurs disponibles avec SwissTrustRoom?
Pour l’authentification à deux facteurs, vous pouvez choisir entre le Mobile ID, le SMS Challenge Code et l’app Microsoft Authenticator.
Puis-je changer le mot de passe?
Vous pouvez modifier à tout moment votre mot de passe dans SwissTrustRoom, à la rubrique «Mon profil».
Que faire si j’ai oublié mon mot de passe d’utilisateur?
Adressez-vous au Community Manager de votre entreprise. Celui-ci peut vous envoyer un nouveau mot de passe.
Que faire si j’ai oublié le mot de passe en tant que Community Manager?
Swisscom ne peut pas réinitialiser le mot de passe d’un Community Manager. Ce dernier doit impérativement créer un code d’urgence dans SwissTrustRoom. Nous vous recommandons de nommer un second Community Manager au sein de l’entreprise.
Quelles sont les fonctions de SwissTrustRoom?
- Partage et échange de documents
- Rédaction de notes dans les documents (fonction d’annotation)
- Calendrier
- Discussions confidentielles
- Stockage sécurisé des données (concept de zones)
- Signature électronique des PDF
- Procédure d’autorisation pour les votes
- Signature de documents valable juridiquement
SwissTrustRoom est en développement permanent. Nous travaillons sur d’autres fonctions pratiques pour simplifier encore votre quotidien professionnel.
Suis-je informé si quelqu’un partage un nouveau document à mon intention sur SwissTrustRoom?
Oui. Vous pouvez demander à être informé par e-mail et par SMS lorsque de nouveaux documents sont déposés.
Cette fonction peut être paramétrée individuellement. Par défaut, les notifications sont désactivées.
Puis-je télécharger plusieurs fichiers en même temps?
Oui. Plusieurs fichiers peuvent être téléchargés en même temps. Ils sont regroupés dans un fichier zip (intitulé SwissTrustRoom.zip).
Puis-je télécharger des dossiers entiers avec leurs sous-dossiers?
Oui. Vous pouvez télécharger toute une arborescence de dossiers. Ceux-ci sont regroupés dans un fichier zip (intitulé SwissTrustRoom.zip).
Puis-je déposer des dossiers entiers avec leurs sous-dossiers?
Oui. Vous pouvez déposer toute une arborescence de dossiers sous forme de fichier zip dans une zone de données de votre communauté. Il suffit d’extraire le contenu du fichier zip dans SwissTrustRoom pour visualiser l’ensemble des dossiers.
Quelle est la taille maximale pour un fichier?
La taille maximale est de 5 GB.
Comment puis-je déposer des fichiers?
Cochez les fichiers et faites-les glisser dans la fenêtre du navigateur dans laquelle SwissTrustRoom est ouverte. Le glisser-déposer ne fonctionne pas avec tous les navigateurs.
Puis-je ajouter des informations en favori?
Oui. Les documents, les zones de données, les dossiers, les utilisateurs individuels, les entrées de calendrier et les discussions peuvent être ajoutés aux favoris. Pour ce faire, cliquez sur l’icône «Favoris» correspondant.
Est-il possible de modifier des documents hors ligne?
Oui. L’application SwissTrustRoom vous permet de modifier des documents hors ligne sur iPad.
Que se passe-t-il si je supprime des fichiers, des entrées de calendrier ou des dossiers?
Les données sont définitivement supprimées et ne peuvent pas être restaurées.
Puis-je bloquer le téléchargement et l’impression de documents?
Oui, c’est possible.
Existe-t-il une fonction de lecture seule avec un filigrane personnalisé?
Oui, c’est possible.
Qu’advient-il des données si je supprime une communauté (fonction Wipe)?
Toutes les données stockées dans la communauté sont définitivement supprimées. Tous les membres et les groupes sont également supprimés. Seul le Community Manager conserve son accès.
Est-ce que tout le monde est autorisé à donner des droits d’accès à une zone de données au sein de la communauté?
Seuls les utilisateurs disposant des droits adéquats peuvent octroyer les droits d’accès à d’autres utilisateurs.
Puis-je voir qui a accès aux documents dans une même zone de données?
Tous les utilisateurs ayant accès à une zone de données peuvent voir les autres personnes disposant des mêmes droits d’accès.
Puis-je donner accès à un seul document unique?
Les droits d’accès sont attribués pour toute la zone de données (modèle d’héritage). Un droit d’accès unique peut être accordé à une personne extérieure pour lui permettre d’accéder à un document spécifique.
Peut-on octroyer temporairement à une personne les droits d’accès à une zone de données?
Oui. Il est possible de définir une période de validité pour les droits d’accès et d’indiquer si une personne est autorisée à télécharger, à déposer ou seulement à lire les documents. Par exemple, dans le cadre d’une réponse à un appel d’offres, les droits d’accès à une zone de données spécifique de SwissTrustRoom peuvent être donnés jusqu’à la date butoir pour déposer l’offre. En outre, Il est possible d’octroyer un droit d’accès unique.
Existe-t-il un espace de stockage personnel auquel je sois le seul à pouvoir accéder?
Oui. Le Community Manager peut activer un espace personnel par utilisateur. Lui-même n’y a pas accès, et personne d’autre ne peut se voir accorder les droits d’accès.
Où les données sont-elles sauvegardées?
Toutes les informations contenues dans SwissTrustRoom sont conservées exclusivement en Suisse et stockées de manière redondante dans les centres de calcul de Swisscom, qui répondent au standard de sécurité des données bancaires. Ces données sont soumises à la loi suisse sur la protection des données.
Comment Swisscom protège-t-elle les données dans SwissTrustRoom?
Le processus de dépôt des données répond à la norme de sécurité des banques pour les connexions sécurisées (certificat EV SSL). Avant d’être sauvegardées, les données sont cryptées plusieurs fois selon la norme AES-256.
Swisscom peut-elle consulter les données présentes dans SwissTrustRoom?
Non. Le processus de chiffrement empêche toute personne non autorisée par le Community Manager de consulter les données.
Swisscom peut-elle voir qui a accès à ma communauté SwissTrustRoom?
Seul le Community Manager a accès aux données des utilisateurs. Grâce au cryptage de bout en bout des données, Swisscom ne voit que le nombre d’utilisateurs et l’espace mémoire utilisé par la communauté.
Swisscom offre-t-elle une assistance aux utilisateurs finaux?
Non. Swisscom ne peut pas fournir d’assistance aux utilisateurs finaux, car seul le Community Manager possède les coordonnées des utilisateurs. En revanche, Swisscom se tient à disposition pour répondre aux questions du Community Manager.
Que se passe-t-il en cas de panne de serveur?
Une panne matérielle, voire une défaillance totale d’un centre de calcul, n’a aucun impact sur la sauvegarde des données. En effet, celles-ci sont stockées en toute sécurité dans différents lieux.
La solution SwissTrustRoom fait-elle l’objet d’un audit par une instance tierce?
Oui. SwissTrustRoom est régulièrement auditée par des instances tierces et indépendantes.
