Addio alla carta. Con la firma elettronica qualificata le PMI firmano i contratti in modo digitale, semplificando così la loro quotidianità. Anche il processo del rilascio della firma digitale è semplice e veloce. Ma legga il contributo per convincersene personalmente.
Swisscom Sign: la firma digitale legalmente valida
Scopra quanto è facile e veloce firmare digitalmente contratti e altri documenti con Swisscom Sign.
È tardo pomeriggio e ci troviamo in un ufficio dell’Altopiano svizzero. Silvia Schmid, responsabile HR di una PMI, tira fuori il suo smartphone. Si identifica con un’impronta digitale, carica il PDF contenente il contratto del nuovo collaboratore e contemporaneamente firma il documento in formato digitale. Il futuro collaboratore e l’amministratrice delegata riceveranno quindi via e-mail una notifica che li inviterà a firmare a loro volta il contratto in formato digitale.
Silvia Schmid fa un respiro di sollievo e si lascia scivolare sulla sedia. Come è semplice oggi! Le ritornano alla mente i tempi in cui doveva stampare contratti in duplice copia e spedirli per posta. Quanto tempo perso a stampare, firmare, inviare, scansionare e infine archiviare il contratto controfirmato. No, Silvia Schmid non rimpiange di certo i tempi andati.
La firma elettronica qualificata sostituisce la firma autografa
Questo processo digitale è stato reso possibile dalla Legge federale sulla firma elettronica, entrata in vigore il 1° gennaio 2017. Questa costituisce la base giuridica per la cosiddetta firma elettronica qualificata (FEQ), equiparata alla firma autografa. Per utilizzare la FEQ è necessario identificarsi una tantum presso un prestatore di servizi di certificazione riconosciuto (CSP), presentando la propria carta d’identità. Dopo questa verifica, la persona riceverà un certificato con il quale in futuro potrà firmare digitalmente i documenti, che acquisteranno così piena e completa validità legale.
I contratti digitali sottoscritti con una FEQ offrono a Silvia Schmid ancora più vantaggi. Ha infatti la garanzia che il contratto non sia stato successivamente modificato (cioè manipolato) e può verificare la validità delle firme per l’intero periodo di conservazione di dieci anni. E grazie alla marca temporale sa esattamente chi ha firmato e quando.
La firma elettronica avanzata (FEA) invece è priva del certificato riconosciuto a livello federale, rilasciato da un prestatore riconosciuto. Di conseguenza, la FEA non è equivalente alla firma autografa. Attualmente i documenti che devono essere autenticati da un notaio non possono essere firmati elettronicamente. Tra questi vi sono le iscrizioni al registro fondiario, le autenticazioni e i contratti di successione.
Risparmiare tempo e denaro con la FEQ
Con la firma digitale, la signora Schmid può digitalizzare l’intero processo di gestione e sottoscrizione dei contratti nella sua PMI, semplificando così la collaborazione con collaboratori, clienti e fornitori. Le interruzioni dovute alla stampa e alla nuova scansione di documenti appartengono ormai al passato.
Digitalizzando i processi di gestione e sottoscrizione dei contratti, la PMI risparmia da un lato sui costi della carta, delle spese postali e della stampante, dall’altro, però, soprattutto tempo; tempo che i collaboratori, già con un carico di lavoro notevole, possono ora impiegare per attività più utili.
La FEQ in pochi passaggi
La procedura di firma digitale dei documenti è molto semplice:
- Scelta una tantum di un prestatore riconosciuto dalla Confederazione.
- Identificazione una tantum per il certificato: Dal 2022 questa procedura può essere svolta in modalità digitale tramite carta d’identità o passaporto oppure tramite un’app per smartphone come My Swisscom.
- Caricare il documento PDF tramite l’app. Dal computer è possibile caricare i documenti anche tramite il browser.
- Aggiungere i campi per la firma per altre persone.
- Apporre la firma digitale tramite l’app.
Le persone menzionate ricevono una notifica e, a loro volta, firmano il documento in formato digitale. Una volta che tutte le persone coinvolte hanno firmato, possono scaricare il documento e archiviarlo. Le firme presenti nel documento possono essere verificate in qualsiasi momento tramite il validatore di firme della Confederazione. In questo modo si possono anche scoprire eventuali manipolazioni.
Nel frattempo Silvia Schmid ha deciso di dedicarsi ad altre mansioni. Prima di concludere la sua giornata lavorativa, guarda di nuovo il suo smartphone e vede una notifica che la informa che il nuovo collaboratore e l’amministratrice delegata hanno già firmato il contratto. Silvia Schmid è contenta, perché la sua ricerca di una nuova forza lavoro da inserire all’interno dell’azienda si è finalmente conclusa.
Swisscom Sign: la firma digitale legalmente valida
Scopra quanto è facile e veloce firmare digitalmente contratti e altri documenti con Swisscom Sign. Grazie alla firma elettronica qualificata, non solo la sua firma acquista valore legale, ma potrà risparmiare tempo e denaro rispetto ai processi di sottoscrizione manuali.
Esempi di applicazione della FEQ
Questi esempi, ordinati per settore, mostrano l’ampia gamma di applicazioni possibili della firma elettronica qualificata:
- Reparto HR: Contratti di lavoro, regolamenti del personale, verbali di colloqui con il personale, registri degli orari di lavoro, avvisi di licenziamento, richieste per corsi di formazione professionale, certificati di lavoro
- Servizi fiduciari: Contratti di mandato, contratti fiduciari, mandati di gestione patrimoniale, procure, costituzione di società e operazioni societarie, accordi di non divulgazione
- Autofficina: Ordini di riparazione, contratti di acquisto e di leasing, verbali di collaudo,
- Commercio: Ordini, procure, conferme di ricezione
- Settore edile: Richieste di costruzione, contratti d’appalto e di fornitori, collaudi del fabbricato, registri delle ore di lavoro, disdette di contratti di costruzione, di architetti e di ingegneri
- Settore alberghiero: Conferme di prenotazione per pacchetti vacanze, modulo di registrazione per il check-in, contratti per eventi, contratti con i fornitori
- Pubblica amministrazione: Pubblicazioni, dichiarazioni dei redditi, domande e richieste
- Amministratore immobiliare: Contratti di locazione, verbali di consegna, contratti con imprese di pulizie, giardinieri, custodi
