Quando ha davvero importanza in quale paese le aziende salvano i propri dati? E quali sono i vantaggi di cui beneficiano le PMI che conservano i propri documenti aziendali in Svizzera? Consigli e suggerimenti.
Nell’era di internet le distanze geografiche scompaiono. Sapete dove vengono memorizzati esattamente i file quando salvate documenti in uno spazio di archiviazione online? Probabilmente no. D’altro canto, che importanza ha?
La questione si complica ancora di più quando si invia un documento per e-mail. In questo caso, il file si moltiplica: una copia finisce nel vostro account all’interno della cartella della posta inviata, mente un’altra arriverà nella posta in entrata del destinatario. È pertanto impossibile tenere traccia di dove vengono memorizzati esattamente i dati e occorre inoltre precisare che, quando si lavora con Office 365, si ha la possibilità di inviare anche solo il link al documento al posto dell’allegato.
Microsoft 365: i vostri dati rimangono in Svizzera
Microsoft 365 agevola la collaborazione all’interno dell’azienda. I servizi cloud come OneDrive for Business o Microsoft Teams offrono ora anche la possibilità di archiviare i dati in Svizzera. I vostri dati verranno conservati in un centro di calcolo situato in Svizzera. E con il team di supporto di Swisscom avrete sempre a disposizione un referente in loco.
Se questa forma di moltiplicazione dei dati rappresenti o meno un problema, dipende dalla tipologia dei dati stessi. L’invito a un evento aziendale? Una volta inviato, l’informazione è comunque pubblica e si trova anche sul sito internet. L’offerta riservata a un cliente? Bisognerebbe evitare che cada nelle mani della concorrenza, ma in tal senso il luogo di archiviazione è poco rilevante. Qual è però la situazione quando si ha a che fare con i dati personali di un collaboratore, i piani per la messa a punto di un nuovo apparecchio appena sviluppato o le informazioni sulla contabilità di un cliente? In questi casi, lo spazio di archiviazione è da considerarsi una questione di riservatezza o riveste addirittura una rilevanza dal punto di vista giuridico. E rappresenta uno dei motivi per cui archiviare i dati su un cloud svizzero.
Il motivo più diffuso per l’archiviazione di dati in Svizzera
Le società fiduciarie e gli studi legali sono le realtà che dispongono dei dati in assoluto più sensibili riguardanti persone o aziende. Queste categorie hanno una conoscenza talmente approfondita dei dati dei clienti che è forse paragonabile solo a quella del direttore stesso. Di conseguenza, le norme sulla protezione dei dati e le raccomandazioni delle associazioni che suggeriscono di archiviare i dati in Svizzera sono altrettanto rigorose.
In generale, norme e direttive legali costituiscono la ragione più diffusa per cui le PMI archiviano i propri dati in Svizzera: lo ha confermato un buon 60% degli intervistati nell’ambito di uno studio sul cloud condotto lo scorso anno da MSM Research. Tra i motivi più menzionati si annoverano anche ragioni di natura tecnica, quali intervalli di latenza brevi, con la conseguente riduzione del ritardo nell’utilizzo di server virtuali e applicazioni sul cloud, oltre alla vicinanza al provider, che garantisce, in caso di richieste, una risoluzione dei problemi in tempi ridotti.
La vicinanza geografica genera fiducia
Molte PMI hanno una clientela pressoché locale: le distanze sono piccole e tutti si conoscono. I fornitori internazionali di servizi cloud si presentano di solito sotto tutt’altra forma: stabilire un contatto personale è difficile e un call center dalla sede non ben identificata dà spesso la sensazione di essere solo un numerino. Inoltre, il più delle volte la comunicazione avviene solo ed esclusivamente in inglese e non tutti si sentono all’altezza.
Un fornitore di servizi cloud svizzero, invece, convince grazie alla distanza ravvicinata e alla possibilità di poter comunicare nella stessa lingua. Se qualcosa dovesse andare storto, uno specialista è in grado di recarsi in fretta sul posto. La vicinanza geografica non è legata soltanto a una questione di istinto o a una sensazione di familiarità in chiave «swissness», ma offre anche vantaggi pratici. Ad esempio un unico referente per tutte le questioni, che sia responsabile delle richieste, o un’unica fattura che racchiuda tutti i servizi informativi e di comunicazione.
Come l’archiviazione dei dati in Svizzera migliora la protezione dei dati
Gli spazi di archiviazione online forniscono generalmente una migliore tutela dei dati aziendali rispetto a quando i documenti vengono conservati su un’infrastruttura locale. Danni causati dall’acqua o incendi non possono infatti compromettere il cloud. Inoltre, un fornitore di servizi cloud dispone della conoscenza necessaria per tutelare i dati dei propri clienti da accessi non autorizzati in linea con gli standard di sicurezza più aggiornati.
In caso di archiviazione dei dati in Svizzera entra in gioco un ulteriore fattore: il fornitore di servizi cloud non deve solo rispettare gli accordi vigenti a livello internazionale, ma anche proteggere i dati in conformità con il diritto svizzero, nonché con le leggi locali sulla protezione dei dati. Queste argomentazioni valgono per qualsiasi settore, in quanto la tutela dei propri dati dovrebbe costituire un aspetto importante per ogni impresa. Questo discorso si applica in particolare a informazioni sensibili, quali dati dei clienti e informazioni personali riguardanti i collaboratori, nonché allo sviluppo di prodotti interni e alle invenzioni.
Se dati simili cadessero nelle mani sbagliate, il loro proprietario potrebbe infatti risultarne danneggiato, con eventuale perdita di reputazione o possibili conseguenze finanziarie. Nell’era di internet e del cloud, se le distanze geografiche di per sé non contano molto, la legislazione locale invece sì.
