Sono forse le incombenze amministrative più tediose e tuttavia imprescindibili per una PMI: i report clienti e i report di servizio, le bolle di consegna e altri moduli. Grazie a “Mobile Forms” e “MoreApp” è ora possibile creare moduli nel browser e compilarli direttamente sullo smartphone o sul tablet. Ma digitalizzare la gestione modulistica conviene?
I tecnici, i fornitori e gli operai conoscono bene la procedura: una volta finito il lavoro presso il cliente, questo viene concluso mediante un rapporto o un modulo. La sera, poi, è il momento di compilare le carte e di inserire manualmente i dati nel sistema di registrazione delle ore di lavoro o nel software aziendale. Un dispendio di energie inutile. L’intera procedura, infatti, può essere digitalizzata in modo da rendere superfluo l’inserimento manuale. Questo non consente solamente un risparmio di tempo, ma evita anche errori riconducibili a un’ortografia poco leggibile. Il fornitore statunitense Device Magic e l’olandese MoreApp offrono soluzioni basate sul cloud, in grado di digitalizzare gli interi processi della modulistica.
Creare moduli nel browser e compilarli sullo smartphone
Il procedimento è praticamente lo stesso sia per “Mobile Forms” di Device Magic sia per MoreApp: anzitutto si creano i moduli nel browser: un’operazione rapida grazie ai template che, come nei moduli presenti sul web, dispongono di appositi campi per inserire data, testo e liste di selezione. Device Magic offre numerosi altri campi, in particolare per i calcoli. Con entrambi i fornitori di servizi è possibile firmare i moduli direttamente sullo schermo dello smartphone o del tablet. Il template del modulo viene quindi caricato sul dispositivo mobile, dove potrà essere aperto e compilato. A questo scopo sono disponibili apposite app per dispositivi iOS e Android. MoreApp presenta inoltre un’interfaccia web che consente di compilare i moduli anche sul portatile. Il modello funziona come una specie di blocco moduli, consentendo di creare un rapporto di servizio specifico per ogni cliente. Per compilare i moduli non è necessaria alcuna connessione internet: con entrambi i servizi questo passaggio può essere svolto offline. Un’opzione, questa, che potrebbero apprezzare soprattutto i collaboratori del servizio esterno, che si trovano a lavorare nelle cantine o nei garage dove la connessione internet non è stabile.
Dal cloud a Excel o al software aziendale
Non appena la connessione internet è nuovamente disponibile, i moduli compilati vengono caricati sullo spazio cloud del fornitore, dove è possibile modificarli ulteriormente o esportarli ad esempio in formato CSV (“Comma-separated values”). Questo formato di testo non è compatibile solo con Excel, bensì con quasi tutti i software aziendali.
Mentre l’export con MoreApp viene effettuato manualmente (i moduli devono essere esportati attraverso il browser), con Device Magic questa operazione può essere automatizzata. I moduli possono essere inoltrati automaticamente via e-mail in formato PDF, essere salvati sotto forma di tabella su un archivio online o inseriti in una tabella Google. Con un piccolo sforzo è inoltre possibile collegare i due servizi cloud anche direttamente con un software aziendale, attraverso l’interfaccia di programmazione (API).
Le “scritte in piccolo”
Questo servizio ha il suo prezzo. Device Magic calcola le proprie tariffe in base al numero di dispositivi mobili utilizzati. Vengono addebitati fra i 15 e i 25 franchi al mese per dispositivo, a seconda dall’entità delle prestazioni dell’abbonamento. Durante il periodo di prova di 14 giorni è possibile testare l’offerta gratuitamente. MoreApp sceglie invece un modello “Pay-per-use”, dove il conto viene caricato con un credito. Un modulo compilato costa un credito, la trasformazione ad esempio in formato Word costa un ulteriore credito. A seconda dello sconto sulla quantità, un credito costa fra 25 e 60 centesimi. Le funzioni di base di MoreApp sono gratuite e consentono di elaborare fino a 100 moduli al mese. Il numero degli utenti è illimitato in entrambi i fornitori. I moduli possono anche essere “brandizzati”, ovvero dotati del proprio logo aziendale. Device Magic offre questa opzione nell’ambito di un abbonamento “Advanced” (circa 20 franchi al mese per dispositivo). MoreApp addebita una commissione unica di 5’000 franchi, offrendo però l’intera corrispondenza aziendale con immagine coordinata e un sottodominio personalizzato (“maler-mueller.moreapp.com”). Per ulteriori 1’500 franchi, anche la stessa app può essere dotata del proprio logo aziendale.
Device Magic o MoreApp?
Nonostante i due servizi dispongano di funzionalità simili, presentano anche alcune differenze. Device Magic conquista con i suoi processi ben strutturati ed è in grado di automatizzare in buona parte la registrazione dei moduli. Tuttavia il servizio è disponibile esclusivamente in inglese (i moduli possono essere impostati in tutte le lingue), e i moduli compilati vengono salvati su server negli USA. MoreApp, con un’interfaccia utente in inglese o spagnolo, ha un aspetto più moderno. Se le funzioni di base gratuite sono sufficienti, MoreApp è sicuramente da preferire.