Come reagite quando suona il telefono? E cosa vi rimane impresso dopo la conversazione? Con questi dieci consigli, non solo potrete telefonare con la massima concentrazione, ma anche in tutto relax.
«Il» telefono non esiste più, anche se la telefonata è ancora uno dei mezzi di comunicazione più utilizzati. La telefonia IP ha però modificato le modalità e i luoghi di chiamata. Con Microsoft Teams, la telefonia di rete fissa è diventata indipendente dal luogo in cui ci si trova e ci consente così di portare il numero di linea fissa ovunque, anche sui nostri smartphone.
Le regole di base per condurre una conversazione sono tuttavia rimaste le stesse. Con questi dieci consigli, non solo potrete telefonare con una concentrazione maggiore, ma anche in modo più rilassato. Una cosa infatti non esclude l’altra.
1. Preparatevi
Se state per affrontare una conversazione spinosa, ad esempio avete bisogno di chiedere alcuni chiarimenti relativi ad argomenti di natura economica o personale al telefono, preparatevi al meglio ponendovi le seguenti domande:
- Qual è l’obiettivo della mia chiamata?
- Qual è la posizione del mio interlocutore?
- Quali argomenti posso usare per esporre e spiegare il mio punto di vista?
- Quali obiezioni potrebbe sollevare il mio interlocutore?
- Quante possibilità ho di trovare un compromesso?
2. Effettuate chiamate a mani libere
Utilizzate un auricolare, il vivavoce o le cuffie dello smartphone per effettuare le chiamate. In questo modo, durante la conversazione, avrete le mani libere e potrete non solo assumere una postura rilassata, ma anche prendere appunti.
3. Il nome conta al telefono
Se siete al telefono con una persona sconosciuta, all’inizio della chiamata annotate il nome della persona con cui state parlando. Potrete così rivolgervi e salutare il vostro interlocutore chiamandolo per nome, cosa che contribuirà a creare un clima positivo durante la chiamata.
4. Partite in modo gentile
Fate un breve sorriso quando suona il telefono. Servirà a rilassarvi e influirà positivamente sull’umore. Quando rispondete, presentatevi prima con il nome dell’azienda e poi con il vostro nome e cognome. Dato che spesso le prime sillabe non vengono capite, non dovreste iniziare subito dicendo il vostro nome.
5. Prendete appunti
Tenete un blocco note o un taccuino a portata di mano, così da poter prendere appunti durante la conversazione. I promemoria scritti a mano vi distraggono meno dal colloquio rispetto a quando prendete appunti sul computer.
Eventualmente potete annotare gli appunti anche con l’apposita penna sul touchscreen di un tablet o di un apparecchio 2 in 1. Oppure trasformate le annotazioni precedentemente scritte a mano in formato digitale con lo smartphone e un’app come Office Lens.
6. Evitate le attività parallele
Sebbene la tentazione sia forte, evitate di svolgere attività parallele durante la chiamata, come ad esempio inviare e-mail. L’uomo non è predisposto per questa forma di multitasking e così rischiate di perdere la concentrazione e il filo del discorso.
7. Ricapitolate via e-mail le decisioni prese
Se durante la conversazione voi e il vostro interlocutore avete preso delle decisioni, ricapitolate (voi o la persona con cui avete parlato) brevemente i punti salienti alla fine della chiamata e inviateli al vostro interlocutore via e-mail con una richiesta di conferma. In questo modo evitate i fraintendimenti e, in caso di divergenze di opinione, potete sempre fare riferimento alla corrispondenza scritta.
8. Pianificate gli orari delle chiamate
Per favorire la concentrazione e permettervi di lavorare in modo efficiente, è utile effettuare chiamate pianificate possibilmente in un unico blocco e non tra una mansione e l’altra. Pianificate un promemoria appuntamenti nel calendario e, se possibile, effettuate le chiamate in questo lasso di tempo. Ciò vi consentirà di concentrarvi meglio sulla conversazione.
9. Mantenete riservate le informazioni confidenziali
Se ne avete la possibilità, effettuate le chiamate di lavoro in uno spazio non aperto al pubblico. Evitate inoltre di parlare al telefono di dettagli confidenziali mentre siete in treno o in un bar: chi lo sa che magari la concorrenza non sieda al tavolo accanto al vostro?
10. Il movimento stimola il cervello
Molte persone sono solite passeggiare mentre parlano al telefono. A patto che non disturbi i vostri colleghi di lavoro, il movimento ha un effetto collaterale positivo: promuove la circolazione sanguigna e stimola il cervello. Passeggiare può inoltre aiutare a schiarire le idee e a concentrarsi meglio sulla conversazione.
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Articolo aggiornato di giugno 2017.
