Molti lavoratori e lavoratrici della conoscenza trascorrono più tempo alle riunioni di quanto vorrebbero. Ciò si rivela spesso letteralmente controproducente e non dà soddisfazione. Tuttavia, le soluzioni semplici funzionano raramente. Il «Personal Agility System» può offrire un metodo di ampio respiro per migliorare.
Cosa succede se per una settimana vengono cancellati tutti i meeting? La produttività aumenta e la comunicazione si sposta verso canali asincroni, come ha dimostrato la settimana «Get Stuff Done» di Zapier, fornitore di strumenti di automazione. Un esperimento realizzato presso Microsoft Japan, ancora prima della pandemia di coronavirus, ha generato un risultato simile: per un mese i collaboratori hanno lavorato solo quattro giorni a settimana e le riunioni potevano durare al massimo 30 minuti. Come conseguenza, la produttività è aumentata del 40 % rispetto agli obiettivi definiti in precedenza.
Questi esempi dimostrano che tenere meno riunioni è possibile. Ma come si arriva a questo risultato quando si è afflitti dalle troppe riunione? Il percorso non si esaurisce con un paio di consigli su come organizzare le riunioni in modo più efficiente e più rapido. Sono necessari cambiamenti radicali nell’organizzazione del lavoro quotidiano. Peter Stevens, Scrum Coach di lunga data e sviluppatore del «Personal Agility System» (cfr. riquadro), offre consulenza a chi vorrebbe cambiare la propria quotidianità privata o professionale. Conosce bene questo problema dal suo lavoro: «Ho clienti la cui settimana lavorativa è composta per due terzi da riunioni e per un terzo dal rispondere alle e-mail», afferma. «Oltre a questo, però, devono anche svolgere il loro lavoro.» La conseguenza logica: straordinari, stress e insoddisfazione.
Il problema del multitasking delle riunioni
Alcune riunioni sono inefficienti e poco utili. «Molte aziende potrebbero sfruttare il 20% del tempo dedicato alle riunioni per lavorare in modo produttivo, eliminando questi incontri», osserva Peter Stevens. Ciò gioverebbe soprattutto ai dirigenti, che avrebbero più tempo da dedicare ad attività produttive e soddisfacenti.
Ma anche le riunioni utili possono causare effetti multitasking negativi. Come ogni altra interruzione, le riunioni ci distolgono dal nostro flow e ci costringono a occuparci di un argomento completamente diverso. Dopo la riunione ci sarà forse un altro nuovo argomento di cui parlare, seguito da un’altra riunione ecc. La maggior parte delle persone ne conosce le conseguenze: dopo una mattinata piena di riunioni e scambi, a mezzogiorno siamo già esausti eppure abbiamo la sensazione di non aver fatto nulla.
«Ridurre il numero dei meeting richiede spesso un cambiamento della cultura aziendale.»
Peter Stevens
In questo modo siamo costantemente impegnati a passare da un tema all’altro e a familiarizzare con argomenti sempre nuovi. Ciò richiede tempo ed energia. Affrontare contemporaneamente diverse tematiche, ovvero il multitasking o task switching, riduce notevolmente la nostra produttività a causa dell’alternanza. Allo stesso modo si riduce anche la soddisfazione nel lavoro, come dimostrano diverse ricerche. L’Associazione americana di psicologia ne offre una panoramica chiara in lingua inglese.
Un approccio logico sarebbe quello di registrare nell’agenda come già occupati i blocchi temporali corrispondenti alla fase più produttiva della giornata. In questo modo si potrebbe guadagnare tempo per lavorare con una profonda concentrazione, attività oggi chiamata anche «deep work». Ma questo ci porta al vero ostacolo sulla strada che conduce verso meno riunioni e maggiore produttività: nella pianificazione degli appuntamenti siamo spesso condizionati da fattori esterni. Gli eventi imposti «dall’alto» prevalgono sulla nostra pianificazione giornaliera. Le riunioni con più partecipanti, che hanno agende altrettanto fitte, richiedono che ci adeguiamo. E più appuntamenti ci sono nel nostro calendario, più diventa difficile bloccare determinate fasce orarie.
Migliorare la cultura dei meeting con il Personal Agility System
In questa situazione possono essere d’aiuto i metodi di gestione agile dei progetti. Peter Stevens ha chiamato «Personal Agility System» il suo approccio volto a ottenere più soddisfazione sul lavoro e, in generale, come persona. Con questo sistema dimostra come i metodi agili (ad esempio procedere a piccoli passi, riflettendo sui risultati raggiunti) aiutino a raggiungere un obiettivo. Perché tutto parte dall’obiettivo. Chi fatica a causa di un numero eccessivo di riunioni, a prima vista vorrebbe averne meno. Ma forse il desiderio alla base è il seguente: «Vorrei investire il tempo nell’ulteriore sviluppo del mio prodotto anziché nelle riunioni». In questo modo è possibile formulare un obiettivo concreto, ad esempio: «Voglio investire il 40% del mio tempo di lavoro nello sviluppo dei prodotti».
Anche il datore di lavoro beneficia di questi cambiamenti, come spesso ha constatato Peter Stevens durante le sue consulenze: «Una persona soddisfatta è più motivata sul lavoro e quindi anche più produttiva». Vale a dire: questa persona raggiungerà più facilmente i suoi obiettivi.
Il calendario della settimana precedente funge da bussola per raggiungere questo obiettivo. Un’analisi tematica delle ore di riunione mostra se una persona è sulla buona strada per raggiungere il proprio obiettivo o se è necessario correggere la rotta. Ad esempio, sostituendo una riunione con un’altra forma di comunicazione.
Il Personal Agility System (PAS)
Il modello sviluppato da Peter Stevens parte dalla constatazione che il tempo è la nostra valuta più importante, perciò dovremmo spenderlo per attività che ci stanno a cuore. L’obiettivo è trovare più soddisfazione e significatività («purpose») nella vita o sul lavoro. Personal Agility aiuta le persone a raggiungere questo obiettivo con linee guida e strumenti. Al centro c’è il dialogo, anche sotto forma di autoriflessione. PAS si avvale di metodi provenienti da framework agili come Scrum. Nonostante il nome, l’approccio è adatto anche alle aziende e ai reparti che hanno difficoltà a raggiungere i propri obiettivi.
Ulteriori informazioni sono disponibili sul sito web del Personal Agility Institute o nel libro in inglese pubblicato di recente «Personal Agility: Unlocking Purpose, Alignment, and Transformation». Il volume descrive il sistema in modo chiaro attraverso numerosi casi esemplificativi dalla vita privata e professionale ed è utile come supporto introduttivo.
In caso di appuntamenti stabiliti da terzi, le modifiche possono essere attuate solo con l’approvazione di tutte le parti coinvolte. Le aziende che già lavorano in modo flessibile e utilizzano strumenti di comunicazione digitali come Microsoft Teams sono avvantaggiate in questo senso. Sono più abituate al fatto che le informazioni e le mansioni vengano comunicate tramite Teams. Anche Peter Stevens ne è consapevole: «Svolgere meno riunioni spesso richiede un cambiamento della cultura aziendale».
In questa cultura rientra, tra le altre cose, l’utilizzo appropriato dei canali di comunicazione disponibili. Alcune riunioni potrebbero essere sostituite da una discussione asincrona (non simultanea) all’interno di un canale chat, come ha fatto Zapier nella settimana «Get Stuff Done». Oppure uno scambio di informazioni può avvenire via e-mail, intranet o chat di gruppo. È importante che tutte le persone coinvolte abbiano la possibilità di familiarizzare con queste forme di comunicazione.
Primi passi verso una riduzione delle riunioni
Per la maggior parte delle persone è più facile affrontare i cambiamenti a piccoli passi. Questo vale anche per i cambiamenti nella cultura aziendale, o perlomeno nei meeting. Potete muovere i primi passi negli ambiti su cui avete controllo, eventualmente insieme all’interno del team. E questa è anche la parte del percorso in cui è utile applicare consigli per tenere riunioni produttive.
Consigli per ridurre le riunioni o la loro durata
- Riducete la durata delle riunioni, ad esempio da 60 a 45 minuti.
- Sostituite un meeting con una comunicazione asincrona tramite il vostro canale chat o con un’informazione via e-mail.
- Inizio delle riunioni solo ad orari pari o dispari: così avrete un margine di tempo tra un incontro e l’altro.
- Utilizzate i «tempi di buffer» di Outlook: questa funzione di Outlook assicura che tra una riunione e l’altra ci sia sempre un lasso di tempo di almeno cinque minuti.
- Stabilire gli «Office Hours»: definite sul calendario gli orari di ufficio in cui siete disponibili per un breve scambio. Questa misura funziona al meglio se viene applicata in tutto il team o in tutto il reparto.
- Stabilite giorni senza meeting: all’interno del team o dell’azienda, stabilite da uno a due giorni in cui non si svolgono riunioni (interne), oppure solo riunioni facoltative. Se si tratta di un obiettivo non realistico, iniziate con le mezze giornate.
- Analizzate criticamente le riunioni ricorrenti: verificate l’effettiva necessità di partecipare a riunioni regolari. In caso contrario, annullatele.
- Invitate solo le persone necessarie: limitate la cerchia dei partecipanti a poche persone importanti che contribuiscano all’obiettivo della riunione. Potete eventualmente invitare altri collaboratori in Outlook come «partecipanti facoltativi», che possono rifiutare.
