Se i collaboratori collaborano in modalità ibrida o online, devono farlo in Microsoft Teams, indipendentemente dal tipo di collaborazione: ecco come possiamo riassumere brevemente la strategia di Microsoft. Uno sguardo alle prossime novità.
Chat e riunioni online sono onnipresenti nelle aziende tanto quanto Microsoft Teams, che consente questa comunicazione digitale. Tuttavia, per volontà di Microsoft, l’altissimo livello che lo strumento di comunicazione ha iniziato a raggiungere durante la pandemia non è certo destinato a fermarsi. Al contrario, Teams si propone di diventare la centrale in cui confluisce tutta la comunicazione aziendale. Per questo motivo, Microsoft aggiunge costantemente a Teams funzioni nuove e in parte anche innovative. In questo modo Teams dovrebbe godere, in termini di comunicazione e collaborazione, dello stesso valore attribuito ai browser per il web. Una breve panoramica delle principali nuove funzioni che entreranno a far parte del «browser di comunicazione» nei prossimi mesi.
Documentazione comune delle riunioni con Microsoft Loop
In futuro, con l’app Loop nelle riunioni online i partecipanti avranno a disposizione una sorta di taccuino comune, meglio definito «documento della riunione» o «documento del progetto», dove i partecipanti possono annotare appunti, decisioni, risultati di brainstorming, sondaggi e simili.
In Microsoft, «Loop» è anche sinonimo di una tecnologia che consente di inserire frammenti di documenti ufficiali in altre applicazioni Microsoft, aggiornando in tempo reale i contenuti in caso di modifiche. Può trattarsi, ad esempio, di un’area di una tabella Excel o di un estratto di un documento Word. Questi componenti di Loop possono essere utilizzati anche nell’app Loop, che a sua volta si integra direttamente in Teams.
Telefonare con il numero di cellulare direttamente tramite Teams
Cosa sarebbe una centrale di comunicazione senza telefono? Dopo la rete fissa, con MS Teams Telephony Mobile di Swisscom è ora possibile integrare anche il numero di cellulare nell’ambiente di Microsoft Teams. Ciò significa che è possibile avviare e ricevere chiamate dal proprio numero di cellulare direttamente in Teams, cronologia chiamate inclusa e con la migliore qualità Swisscom.
Ma le possibilità non si fermano qui. La raggiungibilità tramite il numero di cellulare è disponibile in ogni client di Teams, quindi non solo sullo smartphone, ma anche su tablet o computer. Lo stato di Teams tiene conto delle chiamate. Durante una telefonata passa automaticamente a «In una conversazione», mentre con lo stato «Non disturbare» chi chiama viene reindirizzato alla segreteria telefonica. Chi effettua molte telefonate ottiene così un comfort supplementare, mentre i collaboratori del servizio esterno possono gestire meglio la propria reperibilità. In Svizzera questa possibilità viene offerta in esclusiva da Swisscom come Teams Telephony Mobile.
Elaborare insieme le tabelle Excel in Teams
L’ampia integrazione di PowerPoint in Teams era evidente: «presentazione» e «meeting» sono quasi sinonimi nella vita di tutti i giorni. Ma ora Microsoft sta estendendo l’integrazione su tabelle Excel e quindi a un gruppo di utenti che vuole elaborare (o calcolare?) qualcosa in un incontro virtuale. Con Excel Live i partecipanti possono lavorare insieme a una tabella Excel, anche tramite smartphone. Funziona direttamente nella riunione di Teams.
Osservazioni comuni ai documenti
Ma cosa succede se durante la riunione si deve discutere un documento PDF anziché una tabella? A tal fine, Teams riceve con «Collaborative Annotations» uno strumento per registrare insieme indicazioni, appunti e commenti, analogamente a quanto avviene con la Whiteboard di Microsoft (parleremo tra poco dell’argomento). Qui sono disponibili funzioni di testo e di disegno e le note non si limitano naturalmente ai documenti PDF.
Telefonia mobile MS Teams
In collaborazione con Microsoft, Swisscom ha integrato la telefonia mobile sulla propria rete direttamente in Teams. Siete raggiungibili al vostro numero di cellulare e approfittate dei vantaggi di Microsoft Teams, come l’elenco completo delle chiamate e la visualizzazione dello stato. Inoltre, potete telefonare tramite Teams da qualsiasi apparecchio utilizzando il vostro numero di cellulare con la consueta qualità vocale della rete Swisscom.
Un tocco di colore alla lavagna bianca
Le app per whiteboard e le applicazioni web stanno vivendo un vero e proprio boom. Con la sua app Whiteboard, Microsoft non vuole rimanere indietro rispetto a servizi come Canva e Miro e amplia costantemente la propria parete da scarabocchiare. Ad esempio, i clienti commerciali potranno presto scegliere tra diversi modelli per diversi scopi d’impiego, mentre ai disegni a mano libera e ai post-it si affiancano video e link a ulteriori siti web. E anche i componenti di Loop fanno il loro ingresso. Robe da far impallidire ogni lavagna analogica.
È sempre interessante osservare l’evoluzione di Microsoft. Le nuove applicazioni e i nuovi moduli come Loop puntano principalmente sulle tecnologie web, così come Teams stesso. Dietro le quinte, sembra che Microsoft stia gradualmente portando avanti la conversione delle applicazioni Office in applicazioni basate sul web. Teams è quindi, in un certo senso, il browser di comunicazione del browser web. Se tutto questo vi sembra un po’ confuso, nella vita di tutti i giorni potete tranquillamente ignorare la sottostruttura tecnica.
