Attualmente l’home office è ancora molto in voga. Ma quali sono le condizioni necessarie per consentire ai collaboratori di lavorare in modo produttivo da casa? Abbiamo raccolto per voi sette consigli per lavorare efficacemente con soluzioni di lavoro flessibili.
A causa della crisi dovuta al coronavirus molte aziende si sono ritrovate catapultate nell’home office. E la crisi non è ancora finita, motivo per cui molti collaboratori lavorano ancora da casa, completamente o in parte. Queste forme di lavoro flessibili, oltre ad essere una misura di protezione contro il coronavirus, soddisfano anche l’esigenza di molti collaboratori. Secondo Hartmut Schulze, professore presso la Scuola superiore di psicologia applicata FHNW e direttore dell’Istituto di ricerca della cooperazione e dello sviluppo, circa due terzi vorrebbe poter lavorare occasionalmente in home office. Nei suoi studi, Schulze analizza i vantaggi, nonché i rischi e i limiti del lavoro flessibile. Non è solo una questione tecnica, ma anche culturale.
La sua conclusione: il lavoro in home office e il lavoro flessibile si rivelano vantaggiosi per entrambe le parti, sia per i collaboratori che per l’azienda. Occorre tuttavia definire chiaramente a quali condizioni. Eccovi alcuni consigli per lavorare in modo efficiente anche fuori dal vostro ufficio.
1. Allestite una postazione di lavoro ergonomica
Anche a casa vostra è importante disporre di una postazione di lavoro ben equipaggiata. Magari avrete bisogno di uno schermo grande o di un collegamento a internet veloce. Assicuratevi anche che la postazione di lavoro in home office vi garantisca una postura ergonomica e pertanto salutare. Se lavorate a casa per un periodo di tempo più lungo, vale la pena avere una buona sedia da ufficio e una scrivania adatta. A seconda della vostra situazione di vita personale, può essere utile allestire un ufficio separato, affinché possiate lavorare indisturbati. In questo modo date ai vostri cari, ma anche a voi stessi, un chiaro segnale che state lavorando. Fate in modo che l’infrastruttura sia di sostegno e non d’impedimento al vostro lavoro.
2. Mantenete i vostri rituali abituali
Prima di iniziare a lavorare in home office, svolgete tutte le azioni che effettuereste qualora doveste recarvi in ufficio: bevete il caffè, lavatevi i denti e vestitevi. Questo vi aiuterà ad attivare a livello mentale la «modalità lavorativa» e a prepararvi ad adempiere ai vostri compiti.
3. Pianificate la vostra giornata in home office
Il vantaggio maggiore dell’home office sta nel fatto di poter gestire in modo più flessibile gli orari di lavoro rispetto all’ufficio. Ad esempio, potete svolgere una prima tranche al mattino presto e poi fare colazione con i bambini.
Probabilmente trascorrerete più tempo davanti allo schermo in home office che in ufficio, poiché le riunioni fisiche e le pause caffè collettive sono sostituite dalle riunioni online. Pertanto, pianificate delle pause in cui potete rilassarvi per un po’, soprattutto dopo i meeting online. Prendete un caffè o un bicchiere d’acqua prima di tornare al lavoro. Non utilizzate le pause solo per i lavori domestici.
Se riuscite a gestire liberamente almeno una parte del vostro orario di lavoro, la tecnica del pomodoro di Francesco Cirillo potrà aiutarvi a lavorare in modo produttivo. Dividete il vostro lavoro in «fette» di 25 minuti, dopo le quali vi prendete una breve pausa. Sono disponibili diverse app per smartphone sulla tecnica del pomodoro, ad esempio con Windows 10 è possibile utilizzare «Focus 10» gratuitamente.
4. Pianificate in anticipo il giorno successivo
Pianificate in anticipo le attività che intendete svolgere il giorno successivo. Potete farlo, ad esempio, come ultima attività della giornata lavorativa. Tale pianificazione vi alleggerirà la mente e vi aiuterà a strutturare la vostra quotidianità in home office. Il mattino seguente sarete già preparati a ciò che vi attende. Importante durante la pianificazione: rimanete realistici e non riempite l’intera giornata, in modo da lasciare tempo per gli imprevisti, che sono sempre dietro l’angolo.
Se durante il lavoro in home office avete la tendenza a rimandare spesso le attività di routine, può esservi d’aiuto pianificare dei blocchi di tempo ben definiti. Ad esempio, potete rispondere alle e-mail nelle ore direttamente successive al pranzo. Oppure programmare un blocco per attività simili, come ad esempio le telefonate.
5. Coltivate lo scambio informale di chiacchiere tra colleghi
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Il lavoro in home office comporta inevitabilmente un’interazione meno frequente con i vostri colleghi. Tuttavia, lo scambio informale tra di voi è importante per il benessere. Pertanto, organizzate incontri virtuali per sostituire il più possibile questo scambio, come, ad esempio, un «caffettino» virtuale a orari prestabiliti ogni mattina per farvi una chiacchierata. Preparatevi un caffè (o un’altra bevanda) e scambiate quattro chiacchiere con i vostri colleghi tramite conferenza online con la videocamera del notebook accesa.
6. Regolate il carico di lavoro in home office
Gli studi mostrano che chi lavora in home office solitamente lavora più di quanto deve. Questo può comportare un sovraccarico con conseguenze che possono sfociare in un burn out. Ecco perché dovreste discutere dell’organizzazione del vostro lavoro in home office sia con il vostro superiore che con le collaboratrici e i collaboratori del vostro team. Loro non si rendono infatti conto di quanto lavoro svolgete effettivamente da casa. Eccovi due consigli per trovare il giusto equilibrio:
- Annotate le ore di lavoro che svolgete in home office e parlatene con il vostro superiore.
- Confrontatevi regolarmente con i superiori e il vostro team. In questo modo create l’occasione per discutere la vostra situazione lavorativa.
7. Infine: due parole ai superiori
Il lavoro flessibile richiede una certa cultura manageriale basata sulla fiducia e non sul controllo. Se avete appena introdotto il lavoro in home office all’interno della vostra azienda, soprattutto all’inizio risulta particolarmente utile concordare l’invio di feedback regolari in merito allo stato di avanzamento delle varie attività. A tal fine potete ricorrere agli attuali strumenti di comunicazione e collaborazione, come ad esempio Microsoft 365 con un archivio dei dati comune o le funzioni chat in Teams. In tal modo potrete quindi confrontarvi sullo stato di avanzamento delle varie attività. E, non da ultimo, anche nel ruolo di superiore vale la pena provare il lavoro in home office!
Il Prof. Dr. Hartmut Schulze gestisce l’Istituto di ricerca della cooperazione e dello sviluppo presso la Scuola superiore di psicologia applicata della Scuola specializzata superiore della Svizzera nord-occidentale (FHNW). L’Istituto si occupa dell’analisi e della progettazione della cooperazione in team, delle organizzazioni e delle reti.
Hartmut Schulze ha studiato psicologia specializzandosi in psicologia del lavoro e dell’organizzazione a Marburg e Amburgo. Ha lavorato presso l’Università di Amburgo e DaimlerChrysler ed è coinvolto in vari progetti di ricerca. Questi consigli sono stati elaborati in collaborazione con Hartmut Schulze.
Versione aggiornata di un articolo di novembre 2018.
