Sette buoni motivi per usare «Unified Communications & Collaboration»

Chat, riunioni online e indicazione di stato, «Unified Communications & Collaboration» introduce nel mondo del lavoro tutto ciò che conosciamo già dalla comunicazione privata. Sette buoni motivi che giustificano l’impiego di queste funzioni anche in azienda.

I moderni strumenti di comunicazione per PMI abbinano la telefonia IP, in diverse varianti, a funzioni di collaborazione come l’indicazione di presenza, riunioni online e chat aziendali. Funzioni già utilizzate da molti nella sfera privata. Eppure, perché le aziende dovrebbero avvalersi dell’«Unified Communications & Collaboration» (UCC)? L’indipendenza dal luogo e dal dispositivo è solo uno dei sette vantaggi.

1. Raggiungibilità

L’indicatore di stato segnala immediatamente se un collaboratore è raggiungibile. Ciò consente di scegliere il canale di comunicazione adatto (telefonia, chat, e-mail ecc.) ed evita così di effettuare telefonate a vuoto.

2. Organizzare riunioni a prescindere dalla localizzazione

L’UCC consente di effettuare riunioni online a prescindere dalla sede dei partecipanti. In questo modo agevola la comunicazione con i collaboratori di sedi diverse, o in home office, nonché i colloqui con partner e fornitori.

3. Condivisione dello schermo per le presentazioni

Durante una riunione online in cui si discutono strategie, offerte, compiti e temi affini, tutti i partecipanti vedono lo schermo del vostro computer. La funzione di condivisione dello schermo, detta anche «Screen Sharing», fa sì che tutti vedano le stesse informazioni.

4. In chat la comunicazione è più rapida

Per brevi domande e rapidi scambi di informazioni la chat è di una praticità ineguagliabile. Ad esempio, quando siete al telefono con un cliente potete ottenere parallelamente un’informazione necessaria da un collega in chat, per poi inoltrarla al cliente durante il colloquio.

Del resto, le chat in azienda sono tutt’altro che una rarità: da uno studio del 2016 dell’Istituto per l’Organizzazione e il Personale (IOP) dell’Università di Berna emerge che circa il 60 percento delle imprese intervistate utilizza le chat diverse volte a settimana.

5. Nuove forme di lavoro con Unified Communications & Collaboration

Se ormai telefonia e funzioni di collaborazione prescindono dalla localizzazione, perché tecnici, assistenti alla clientela, venditori e altri collaboratori del servizio esterno devono sempre recarsi in azienda, magari coprendo lunghe distanze? Essendo perfettamente raggiungibili anche fuori dall’ufficio o in regime di home office, potete dedicare più tempo ai clienti anziché sobbarcarvi lunghi spostamenti. Inoltre, potete verificare costantemente la raggiungibilità dei colleghi e ottenere brevi chiarimenti ovunque, tramite chat. Last but not least, uno, due giorni di home office conciliano professione e famiglia, condizionando positivamente anche motivazione e produttività dei collaboratori.

6. Un interlocutore, una fattura

Affidare a un’unica interfaccia la gestione di Internet, telefonia e sistema di collaborazione si traduce in un minore impegno amministrativo. A ogni fattura corrisponde un determinato contratto di servizio e in caso di domande c’è un unico interlocutore.

7. Telefonare e collaborare indipendentemente dal dispositivo

La telefonia IP consente di comunicare con un dispositivo a scelta. Questo vale per le telefonate, così come per chat, riunioni online o la verifica della presenza del collaboratore. In ufficio usate il telefono sulla vostra scrivania, oppure partecipate a una riunione online con computer, cuffie e microfono. Se siete in giro potete avvalervi di una app sul vostro smartphone. Così siete sempre raggiungibili, a prescindere da dove vi trovate, e potete continuare la vostra conversazione in chat passando disinvoltamente da un dispositivo all’altro.

Copertina: Strandperle