Le abitudini di lettura delle e-mail sono cambiate negli ultimi anni. Siamo tutti diventati lettori veloci e multitasking. Un testo ben strutturato, contenuti che vanno dritti al punto e formulazioni intelligenti facilitano la comunicazione per entrambe le parti e creano un clima positivo. I sei suggerimenti principali.
1. Innanzitutto l’aspetto più importante: un oggetto preciso
Un oggetto formulato in modo chiaro aiuta a orientarsi con un colpo d’occhio nella marea di e-mail che si ricevono ogni giorno e in seguito a ritrovare più velocemente i messaggi. Quanto più è precisa la riga dell’oggetto, tanto maggiore è la probabilità che la vostra e-mail venga letta per davvero. In caso di lunghi scambi di e-mail, è consigliabile adattare di volta in volta la riga dell’oggetto al nuovo contenuto per potersi orientare meglio. Suggerimento: scegliete l’oggetto alla fine, quando avete già scritto tutto il testo. È il momento migliore per riassumere il contenuto.
2. Andate dritti al punto
Quando scrivete le e-mail concentratevi sugli aspetti indispensabili. In questo modo create chiarezza ed evitate malintesi. Aumenta anche di molto la probabilità di ricevere una risposta in tempi brevi. Evitate quindi formulazioni complesse e intricate nonché parole superflue. Le e-mail efficaci hanno una lunghezza compresa tra 50 e 125 parole. Se sono necessarie ulteriori informazioni, per maggiore chiarezza potete spedirle in un allegato a parte. Suggerimento: alla fine rileggete il testo e controllate che non contenga elementi superflui. In tal caso, accorciatelo.
3. Strutturate il testo in modo leggibile
Dovete assolutamente strutturare il contenuto dell’e-mail in paragrafi logici e assegnare dei titoli incisivi. Eventualmente potete utilizzare elenchi e singoli punti. Questo aiuta il lettore a cogliere velocemente il contenuto dell’e-mail. Suggerimento: utilizzate delle strutture semplici. Per esempio ampi spazi tra i paragrafi, titoli in grassetto e riferimenti visivi come numerazioni ed elenchi puntati.
4. Errori? Assolutamente da evitare
Errori ortografici e informazioni errate fanno una brutta impressione. Quindi: dopo aver scritto l’e-mail non premete subito il pulsante di invio, ma rileggete tutto attentamente. In questo modo eliminate gli errori e verificate che i dati siano corretti. Se le e-mail sono prive di errori, aumenta anche la fiducia verso il mittente. Suggerimento: un programma di correzione ortografica rappresenta un valido aiuto in tal senso.
5. Risparmiate tempo con gli strumenti giusti
Per le formulazioni standard potete utilizzare dei moduli di testo. Così risparmiate molto tempo ed evitate errori di battitura. Ad esempio: al posto di «Egregi Signori e Gentili Signore» immettete solo «esgs» per inserire automaticamente l’intestazione. Suggerimento: per la redazione di modelli di testo potete rivolgervi a un copywriter professionista.
6. Una conclusione efficace
Naturalmente si può concludere l’e-mail con un comune saluto quale «Cordiali saluti» o «Con i migliori saluti». Queste formule vanno sempre bene. Tuttavia, è stato dimostrato che le e-mail con un ringraziamento finale vengono accolte bene e ottengono un tasso di risposta maggiore. Per ricevere un riscontro positivo si può quindi senza dubbio terminare l’e-mail con formulazioni quali «Grazie fin da ora», «La ringrazio» o semplicemente «Grazie». Anche domande formulate in modo cortese come «Potrebbe gentilmente fornirmi un riscontro?» risultano efficaci alla fine di un’e-mail. Tale call to action (invito all’azione) aumenta la probabilità di avviare un dialogo con il destinatario. Autrice: 
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