Qual è la modalità di riunione migliore per le aziende, online o in presenza? La risposta? Dipende dall’ordine del giorno. Consigli per l’organizzazione di meeting.
Per molto tempo doversi recare in sala riunioni è stata un’ovvietà per tutti i tipi di meeting. Poi però, durante la pandemia, ci siamo abituati alle riunioni esclusivamente online con tanto di auricolari e videocamera. Oggi molte aziende lavorano in modalità ibrida, quindi in parte in ufficio e in parte da casa. Viene quindi naturale chiedersi come si svolgeranno le riunioni: online o in presenza? Entrambe le modalità hanno i loro vantaggi.
I vantaggi delle riunioni online
Nelle aziende in cui il personalelavora da luoghi diversi, ad esempio in ufficio, in servizio esterno o in home office, gli incontri virtuali presentano un vantaggio inestimabile: tutti possono partecipare, indipendentemente dal luogo in cui si trovano. Questo rende più semplice coinvolgere quelle persone che solo raramente sono disponibili in ufficio. Parlare con il grafico esterno, il venditore o la responsabile molto occupata è molto più semplice online.
Piattaforme di videoconferenza come Zoom o Microsoft Teams forniscono un valido aiuto da un punto di vista tecnico, mentre strumenti come chat, lavagne digitali e possibilità di presentazione (condivisione dello schermo) sono utili ai fini dello scambio efficace. E non da ultimo, le riunioni online consentono di evitare viaggi inutili, il che può avere un effetto positivo sull’ambiente.
I meeting ibridi sono una forma intermedia in cui alcuni partecipanti si incontrano fisicamente e altri sono presenti online. La sfida consiste nel coinvolgere anche chi partecipa virtualmente. Strumenti come i sistemi di conferenza e le lavagne interattive possono essere di grande aiuto in questo senso.
I vantaggi delle riunioni in presenza
Ci sono situazioni in cui gli incontri in presenza sono più efficaci. Prendere appunti sui post-it o a mano sulla lavagna è spesso più semplice rispetto a farlo sulle loro controparti digitali. Ma, soprattutto, nelle riunioni in presenza è possibile leggere il linguaggio del corpo dei singoli partecipanti, cosa piuttosto difficile da fare osservando la piccola casella della videochiamata.
Anche gli incontri informali e spontanei in corridoio o davanti alla macchinetta del caffè richiedono la presenza fisica. Durante la pandemia è emerso quanto questo scambio ci manchi quando viene meno. È più difficile far passare le informazioni, e si sente la mancanza del contatto sociale.
E allora la domanda è: dove tenere quali riunioni?
Tenendo conto dei rispettivi vantaggi dei meeting in presenza e online è possibile determinare quale sia la modalità di riunione più adatta e in quali casi. Quando a essere in primo piano è il lavoro, le riunioni online sono la soluzione migliore. Le riunioni di pianificazione e coordinamento possono essere svolte in modalità virtuale tanto quanto gli eventi informativi a livello aziendale che prevedono un’ampia partecipazione.
Se invece in primo piano ci sono le persone, sono preferibili le riunioni in presenza, in modo da dare spazio anche al linguaggio del corpo. Questo vale a maggior ragione se le persone coinvolte non si conoscono bene. I colloqui di lavoro e sui salari, le riunioni di team, la pianificazione strategica, le attività di brainstorming e team building dovrebbero avvenire in presenza nella sala riunioni. Lo stesso vale per i confronti impegnativi in cui le diverse parti non sono d’accordo (e nei quali si spera che si possa trovare un accordo).
Niente riunione, una valida alternativa
A volte non serve chiedersi come e dove. Molte persone che lavorano in ufficio si lamentano dell’eccessivo numero di riunioni. Una soluzione può essere quella di limitare la durata e il numero di partecipanti al minimo necessario e comunque di rispettare le regole delle riunioni efficienti.
Ma a volte una riunione non è affatto necessaria. Un meeting puramente informativo, ad esempio la presentazione di novità aziendali interne, può essere messo a disposizione del personale anche sotto forma di videoregistrazione. Il vantaggio è che non sarà necessario interrompere il lavoro e si potrà guardare il video quando si ha tempo. Le attuali tecnologie di comunicazione sono un grande aiuto anche rispetto a questo punto.
Ecco come il «New Work» cambia il mondo del lavoro
Le forme di lavoro ibride sono arrivate per restare. Ma il «New Work» è molto più che una semplice questione di adottare le giuste tecnologie. Al centro c’è la persona. Scoprite in questo documento di approfondimento in che direzione si andrà in futuro e come contrastare la carenza di personale qualificato con forme di lavoro moderne.
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