Come le PMI possono lavorare al pari (o addirittura meglio) di grandi aziende grazie a Copilot

Nella competizione con la concorrenza e con le grandi aziende, le PMI hanno ricevuto un sostegno inaspettato: L’IA generativa come Microsoft 365 Copilot può sopperire alla mancanza di conoscenze tecniche e calarsi nel ruolo di diversi esperti. Scoprite qui come approfittarne (con tanto di esempi concreti).

Le PMI sono in competizione non solo con i loro concorrenti locali, ma anche con grandi imprese e gruppi internazionali. Una competizione impari, se si considerano le risorse disponibili.

Va da sé quindi che le PMI prendano in considerazione l’utilizzo dell’intelligenza artificiale per ottimizzare i processi e aumentare l’efficienza. Le possibilità di impiego da scoprire e sperimentare sono ancora tante. Spesso però mancano know-how, tempo e denaro.

La buona notizia è che con l’IA generativa, spesso abbreviata in GenAI, entra in gioco una tecnologia immediatamente disponibile e pronta all’uso: ChatGPT. Questa tecnologia sembra fatta su misura per le persone che lavorano nel digital workplace delle PMI, che spesso sono generaliste e pragmatiche. Per loro sono in arrivo rinforzi sicuramente graditi.

Lo specialista «in rete»

Rispetto alle grandi aziende, le PMI si ritrovano a dover affrontare sfide maggiori quando si tratta di gestire e conservare le informazioni. Mentre le grandi imprese dispongono di numerosi specialisti per la gestione dei progetti, l’analisi dei dati, le risorse umane, ecc., e delle relative piattaforme software, le PMI devono operare in modo commerciale e sostenibile. Nel mondo dei generalisti, spesso mancano le mansioni e le risorse finanziarie sufficienti per prevedere l’inserimento degli specialisti, così come per l’introduzione di soluzioni software costose e complesse. La gestione delle conoscenze specialistiche e aziendali rimane quindi una sfida particolarmente impegnativa.

Ed è qui che entra in gioco la GenAI. Non si tratta di fantascienza, ma di uno specialista «in rete». Non solo è un esperto in svariate mansioni, ma anche nell’elaborazione e nella valutazione di informazioni aziendali. Grazie alle sue conoscenze specialistiche, la GenAI è in grado di digitalizzare e accorciare i processi aziendali. Questo aumenta l’efficienza, ad esempio per le campagne di marketing o le analisi. La GenAI è particolarmente brava nella gestione di dati non strutturati come e-mail, documenti, istruzioni e manuali. L’IA infatti può estrarre da queste tipologie di dati le informazioni chiave o, in modo simile a un chatbot, fornire rapidamente le informazioni richieste, cercandole all’interno dei documenti aziendali.

Introdurre in modo efficace l’IA generativa nelle PMI

Anche se il «colloquio di lavoro» con la GenAI può durare anche solo pochi minuti, è consigliabile pianificare la sua introduzione in modo accurato. Si tratta soprattutto di capire come la GenAI può gestire i dati aziendali in modo sicuro e quali sono gli scenari di utilizzo. E, spoiler alert, con Microsoft 365 Copilot è disponibile per le PMI un’offerta che si basa sugli stessi modelli linguistici (LLM) di ChatGPT, ma che presta particolare attenzione alla sicurezza dei dati e si integra nel mondo di Microsoft 365. Questo vale per applicazioni come Word, Excel, Outlook, Power Point e Teams, ma anche per l’accesso ai dati archiviati su SharePoint o OneDrive.

Nella pratica: 5 esempi di applicazione per Microsoft 365 Copilot nelle PMI

I seguenti esempi illustrano le ampie possibilità offerte da Microsoft 365 Copilot per supportare le PMI nella loro attività quotidiana. I prompt possono servire come punto di partenza e possono essere adattati alle proprie esigenze.

Un aiuto alla lettura dei prompt:

• Per i testi inseriti tra i simboli minore e maggiore (<>), utilizzate i termini più adatti al vostro settore e alla vostra azienda.
• I riferimenti alle informazioni aziendali (documenti, persone ecc.) possono essere inseriti nel prompt con una barra obliqua («/»).

In ogni caso, è necessario verificare la plausibilità dei risultati con l’intelligenza umana: Copilot non è perfetto e a volte commette errori.

1. Sviluppare un’analisi SWOT

Siamo un’azienda del <industria> e abbiamo la sfida <X>. Descrivi il problema nel dettaglio, includendo l’impatto sull’attività aziendale e sugli obiettivi. Proponi poi una soluzione per affrontare questa sfida. Spiega come funziona la soluzione, illustrane i suoi punti di forza e i vantaggi per la tua azienda. Riassumi i risultati in una tabella sotto forma di analisi SWOT.

2. Riassumere il contenuto di documenti e ricavarne indicazioni operative

Questo esempio utilizza il PDF «Standard minimo per le TIC» della Confederazione, che riassume le principali misure di cibersicurezza. Nel prompt il documento è salvato nell’ambiente SharePoint dell’azienda o in OneDrive.

Riassumi il documento /<nome del documento>. Descrivi gli aspetti più importanti sotto forma di elenco. Scrivi in modo che un amministratore delegato possa capirlo anche senza avere conoscenze informatiche approfondite.

Siamo una PMI senza specialisti IT interni. Quali raccomandazioni ci riguardano e come possiamo implementarle? Puoi anche fare domande per scoprire quali misure di protezione abbiamo già adottato.

3. HR e reclutamento del personale

Questo prompt mostra un esempio del processo di reclutamento di un collaboratore addetto alle vendite supportato dall’IA. «Petra Muster» è la responsabile vendite. Si tratta in questo caso di un dialogo, dove ad ogni risposta data da Copilot segue un determinato prompt.

• Aiutami a formulare argomentazioni sui motivi per cui dovremmo assumere un nuovo addetto alle vendite per il <progetto X>.
• Potresti scrivermi un’e-mail per il nostro capo dove spieghi perché dovremmo assumere questa persona?
• Che cosa era stato detto a riguardo la scorsa settimana, durante la chiamata Teams con la mia collega /Petra Muster? Aggiungi questi punti all’e-mail.
• Puoi creare una descrizione completa delle mansioni per un nuovo addetto alle vendite che si occuperà nella nostra PMI del lancio del nostro nuovo prodotto <riferimento alla descrizione del prodotto su SharePoint>?

4. Generare procedure operative standard

Questo prompt riassume le informazioni provenienti da diverse fonti in una procedura operativa standard (SOP).

Crea una procedura operativa standard (SOP) per la manutenzione delle macchine nello stabilimento 1 sulla base della conversazione (chat ed e-mail) con /persona1 e /persona2 e il template /SOP manutenzione macchine.docx. Indica solo la SOP senza aggiungere altro.

5. Creazione di un piano di marketing

Questo prompt rappresenta l’inizio per la stesura di un piano di marketing e dà il via a un dialogo (più articolato) che comprende anche domande di chiarimento.

Sei un professionista esperto di marketing online. Vorremmo creare azioni di marketing e pubblicità per il nostro prodotto <prodotto>, descritto nel documento /<descrizione del prodotto>. Aiutami a redigere un piano di marketing. Puoi anche farmi delle domande o richiedere chiarimenti.