Molte riunioni sono percepite come una pura perdita di tempo. Ma con una buona gestione e organizzazione è possibile organizzare riunioni che siano veramente utili. Con questi consigli pratici riuscirete a strutturare i meeting in modo efficiente.
Microsoft 365: il pacchetto Office completo per le PMI
Microsoft 365 consiste in un’ampia gamma di applicazioni e servizi cloud per la produzione, la comunicazione, la collaborazione, la pianificazione e l’organizzazione. Le funzioni pratiche per l’organizzazione di mansioni e appuntamenti in tutta l’azienda rendono la collaborazione più semplice ed efficiente. La guida riassume brevemente l’interazione delle applicazioni nella prassi e fornisce un primo assaggio a Microsoft 365.
Non si riescono proprio a evitare le riunioni in cui tutti metto mano allo smartphone ogni due secondi o rispondono alle mail dal laptop chiedendosi: che ci faccio qui? È vero che le riunioni fanno parte della quotidianità lavorativa, ma la maggior parte delle persone sentono di sprecare il proprio tempo. Le riunioni ibride e online rafforzano questa tendenza, poiché dietro lo schermo è facile svolgere in parallelo altre attività senza che nessuno se ne accorga.
Secondo lo studio di Microsoft «Work Trend Index», le riunioni inefficienti sono il fattore killer numero uno della produttività, seguite subito dopo dal numero eccessivo di riunioni. Obiettivi poco chiari e difficoltà a sintetizzare i temi più importanti sono le maggiori difficoltà.
Questo dimostra l’importanza di una buona organizzazione e gestione. Affinché le riunioni tornino a essere ciò che dovrebbero essere, ovvero la base dello spirito di squadra e dell’innovazione, ci sono alcune regole da rispettare. Tanto per iniziare, è possibile sostituire facilmente alcuni incontri informali con canali di comunicazione più adatti.
Gestione chiara per meeting chiari
Regola n. 1: definire l’obiettivo della riunione
Una riunione deve avere tassativamente un obiettivo, ad esempio: chiedere input per la risoluzione di un problema o comunicare una decisione importante riguardante il personale con la possibilità di porre domande. Ma portare tutti allo stesso livello di conoscenza non è un motivo valido per indire una riunione. Per un mero scambio di informazioni, l’approccio più efficiente è rappresentato dai canali di comunicazione come e-mail, chat su Teams o archiviazione comune dei documenti.
Regola n. 2: invitare i partecipanti giusti
Convocate solo le collaboratrici e i collaboratori realmente interessati dalla questione, che possono dare un contributo importante o beneficiarne. Riducete al minimo il gruppo di partecipanti invitati: meno siete, meglio è.
Regola 3: preparare l’agenda della riunione
Stilate una lista dell’ordine del giorno indicando il contenuto e la tempistica e rispettatela. Conducete il dibattito in modo chiaro e mirato. Una riunione dovrebbe durare al massimo un’ora.
Regola n. 4: stabilire una cultura comune del dialogo
Stabilite delle regole comportamentali e ammonite chi ostacola lo svolgimento della riunione o disturba il gruppo.
Regola n. 5: bandire computer e smartphone dalla sala riunioni
Lasciate nella stanza solo gli apparecchi tecnici di cui avete bisogno per la riunione. Lo smartphone o il tablet possono indurre le persone a inviare e-mail, navigare in internet o giocare. Durante i meeting fisici, potete introdurre la regola per cui i laptop rimangono chiusi e gli smartphone possono rimanere sul tavolo ma con il lato dello schermo rivolto verso il basso.
Regola n. 6: rimanere focalizzati e verbalizzare i punti più importanti
Al termine della riunione, cinque partecipanti danno vita a cinque interpretazioni diverse di quanto detto. Per evitare malintesi, i punti più importanti devono essere annotati in un promemoria o in un breve verbale, indicando misure, compiti e obiettivi per ogni collaboratrice e collaboratore.
Poca concentrazione? Troppe distrazioni?
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Partecipare alla riunione: sì o no?
Non tutti i meeting sono organizzati in modo ottimale. Spesso le collaboratrici e i collaboratori vengono invitati senza sapere quale sia effettivamente il loro contributo alla riunione. La partecipazione o il rifiuto di un invito a una riunione dipendono anche da esperienze passate. La seguente checklist può aiutarvi a decidere:
- La riunione si sarebbe svolta tranquillamente anche senza di me, ho partecipato solo per correttezza: la prossima volta, rifiutate gentilmente l’invito fornendo questa motivazione.
- La riunione è stata organizzata male: comunicatelo alla persona responsabile sotto forma di feedback e proponete suggerimenti per migliorare.
- Non era chiaro in che modo potessi contribuire: chiarite questo punto prima della prossima riunione. Il risultato determinerà la vostra partecipazione o meno.
- Mi sono resa/o conto di non essere la persona giusta per l’argomento della riunione: se vi rendete conto di questo aspetto durante l’incontro, informate l’organizzatore e abbandonate la riunione. Cercate di arrivare a questa conclusione già prima dell’inizio della riunione: si veda il punto sopra.
- Non ho potuto contribuire granché dal momento che ero l’unica/o a partecipare solo virtualmente: utilizzate eventualmente la chat o di tanto in tanto richiamate l’attenzione degli altri partecipanti sulla vostra presenza. Può essere utile che anche i partecipanti in presenza si colleghino alla riunione online e accendano la videocamera. In questo modo tutti i partecipanti potranno vedersi a vicenda.
Comunicazione non verbale nelle riunioni online
Già tenere una riunione in presenza è abbastanza impegnativo. Una riunione online pone ulteriori requisiti. Pertanto, pianificate le riunioni virtuali e ibride con la stessa accuratezza di uno scambio di presenza e rispettate inoltre le seguenti regole:
Regola n. 1: parlare lentamente
Poiché la mimica, la gestualità e l’intero linguaggio del corpo sono limitati alla parte visibile della fotocamera del laptop, la discussione deve essere condotta con particolare cautela. Parlate in modo chiaro e nitido e più lentamente del solito. Rimanete obiettivi e riassumete quanto è stato detto.
Regola n. 2: ascoltare attentamente
Poiché gli stimoli visivi sono limitati, i partecipanti devono ascoltare meglio per poter comprendere e inquadrare quanto detto. Riflettete bene su ciò che dite: di solito le lacune nelle argomentazioni vengono notate di più.
Regola 3: concedere tempo
Coinvolgete tutti i partecipanti nella discussione ponendo domande mirate o dando la parola. A molti non è chiaro quando parlare. Silenzio non significa necessariamente che i partecipanti sono persi nei loro pensieri, ma che stanno riflettendo. Date loro il tempo necessario.
