Nel bel mezzo di un lavoro intenso, un’e-mail o una telefonata ci distraggono e la concentrazione è finita. Ma con alcuni trucchi potete ridurre le distrazioni e concentrarvi sul lavoro. Nove consigli per lavorare con concentrazione e maggiore produttività.
Conosciamo fin troppo bene questi piccoli sprechi di tempo che ci fanno perdere la concentrazione: notifiche e-mail, chiamate, messaggi sul cellulare, colleghi di lavoro che passano a chiedere qualcosa e via dicendo. Alla luce di uno studio condotto da Gallup, dopo una tale interruzione impieghiamo più di venti minuti prima di riprendere il lavoro che stavamo svolgendo. Così il «deep work», come definisce questo stato di concentrazione sul lavoro l’esperto di produttività e professore di informatica Cal Newport, è difficile da raggiungere e altrettanto facile da perdere.
Le continue interruzioni possono portare a una perdita di gran parte della nostra produttività. Alla sera usciamo dall’ufficio o dall’home office con la sensazione di non aver fatto nulla. Non è certo soddisfacente.
Per fortuna ci sono misure semplici che ci aiutano a mantenere la concentrazione e a mettere in conto quasi sempre queste interruzioni, anche perché non possiamo evitarle. L’approccio alla base è programmare «blocchi temporali» sia per il lavoro che per le interruzioni. Per farlo, si può ricorrere a numerosi ausili.
Consiglio per la preparazione: registrate la durata delle vostre attività giornaliere
Prima di poter aumentare la vostra produttività, dovrete individuare le fonti di distrazione. Nell’arco della settimana, annotate la durata delle vostre attività giornaliere. Potete utilizzare uno strumento a vostra scelta: Excel, un software per prendere appunti come Microsoft OneNote, carta e penna o un’app. Per scoprire quanto tempo trascorrete su determinati programmi e siti web potete anche utilizzare un software di registrazione come RescueTime.
Alla fine della settimana analizzate il vostro «comportamento in termini di tempo» e rilevate quali sono i fattori di maggior disturbo nel corso della giornata. Ora potrete intervenire e lavorarci attivamente. La strategia consiste nel programmare queste interruzioni nello svolgimento delle attività della giornata in modo mirato e nel limite del possibile.
Questi sette consigli vi aiuteranno a organizzare voi stessi e il vostro lavoro in modo da mantenere la concentrazione anche in condizioni non ottimali e ridurre al minimo le distrazioni.
1. Svolgete prima i compiti difficili
Definite le priorità in base a un livello decrescente di sforzo. La maggior parte delle persone è ancora fresca nelle prime ore di lavoro. Pertanto dovreste affrontare per primi compiti impegnativi, urgenti o difficili. Seguono quindi lavori più semplici e infine sbrigate i (noiosi) compiti di routine. In questo modo alleggerirete la vostra mente, evitando di dover pensare costantemente alle mansioni importanti e di sprecare il prezioso tempo produttivo mattutino per le attività di routine.
2. Stabilite dei momenti «non disturbare» per lavorare in modo mirato
Bastano piccole interferenze per distogliervi dal flusso di lavoro. Proprio le ore mattutine e serali produttive dovrebbero quindi trascorrere nella maniera più indisturbata possibile. Stabilite dei momenti «non disturbare» e dei momenti in cui ascoltate le richieste dei collaboratori. Comunicate questi orari, ad esempio segnando un promemoria in calendario o mettendovi le cuffie. Eventualmente, tali periodi di tranquillità possono essere introdotti anche in tutta l’azienda, anche solo spostando riunioni interne, riunioni del team e simili negli orari poco produttivi dopo pranzo.
3. Eliminate le piccole fonti di disturbo
Il mondo digitale ha in serbo tante distrazioni che vi distolgono dal vostro «flusso». Quando siete concentrati sul lavoro, spegnete tutte queste piccole fonti di disturbo.
• Impostate il vostro smartphone in modalità aereo o almeno in modalità silenziosa. Posizionatelo sul tavolo con lo schermo rivolto verso il basso.
• Disattivate le notifiche e-mail, ad esempio in Outlook. Meglio ancora, chiudete completamente il programma di posta elettronica.
• Se utilizzate la chat in Slack o Microsoft Teams, impostate il vostro stato su «Occupato» o «Non disturbare», per non essere distratti dai messaggi.
4. Pianificate degli intervalli di tempo da dedicare alle e-mail e ad altro «shallow work»
Stando ai risultati di uno studio McKinsey, dedichiamo 13 ore alla settimana alla gestione della posta elettronica. Non sbrigate questo compito tra un’attività e l’altra, ma programmate blocchi temporali, ad esempio 30 minuti all’inizio del lavoro, 30 minuti dopo pranzo e 30 minuti a fine giornata. Nel tempo rimanente potete anche chiudere il programma di posta elettronica, se non riuscite a resistere alla tentazione di controllare continuamente la casella.
Cal Newport definisce un lavoro di questo tipo, che non richiede una concentrazione indisturbata, «shallow Work». Anche queste attività fanno parte della quotidianità lavorativa e integrano idealmente i blocchi temporali del deep work. L’ideale sarebbe pianificare i lavori «meno approfonditi» nei momenti in cui la curva delle prestazioni è comunque rivolta verso il basso.
5. Programmate anche delle pause
Nessuno può lavorare con la massima concentrazione non-stop mezza giornata o persino tutto il giorno. Programmate pertanto delle pause nella vostra giornata lavorativa. La tecnica del pomodoro è ad esempio piuttosto diffusa ed è stata sviluppata anche la relativa applicazione. Con questa tecnica suddividete il tempo in blocchi di 25 minuti, seguiti da cinque minuti di pausa. Per ottenere il massimo del relax, trascorrete queste micropause senza guardare lo smartphone.
6. Programmate le riunioni in blocco
Che cosa fate di solito nei 30-60 minuti che intercorrono tra due riunioni? Probabilmente li trascorrete sbrigando «piccoli» compiti come la gestione delle e-mail o su siti internet ad hoc per dare un’occhiata alle ultime notizie. Se riuscirete a fissare i meeting direttamente uno dopo l’altro, con una piccola pausa, ricavando blocchi di tempo più lunghi per compiti più impegnativi, aumenterete la vostra produttività. Microsoft Outlook offre a questo proposito la possibilità pratica di programmare di default cinque minuti di pausa tra un appuntamento e l’altro. A tal fine, la fine della seduta viene anticipata.
7. Evitate le distrazioni
Se ne avete la possibilità, cercate un luogo in cui potete lavorare senza essere disturbati. Può essere un’area particolarmente tranquilla dell’ufficio o una stanza separata quando lavorate da casa. Oppure adeguate i vostri orari di lavoro in modo tale da riuscire a sbrigare in ufficio o in home office i compiti principali ad esempio la mattina presto prima che il telefono inizi a squillare di continuo.
8. Tenete l’acqua a portata di mano
L’acqua non è solo salutare, ma anche rinfrescante. Se avvertite i primi segni di stanchezza o fame, bevete un sorso d’acqua. Tenete il bicchiere o la bottiglia a portata di mano sulla scrivania. In questo modo potete concedervi un sorso senza farvi distrarre troppo dal lavoro.
9. «Music makes the work go round»
La musica migliora molte cose. Se ascoltate musica al lavoro con le cuffie, potete creare la giusta atmosfera lavorativa. Una musica jazz tranquilla, ad esempio, per calcoli faticosi o heavy metal per offerte complesse, per le quali vi serve una spinta in più. Create una playlist nella vostra app preferita per ascoltare solo la musica desiderata. Oppure affidatevi a una delle playlist già pronte per favorire la concentrazione sul lavoro. Infatti, citando il titolo di una canzone utilizzato di frequente, Music makes the work go round, con la musica si lavora meglio.
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Articolo aggiornato di marzo 2020.
