Dall’ufficio all’home office per un lavoro mobile e indipendente dalla posizione: i progressi tecnologici e le circostanze esterne hanno reso il mondo del lavoro più flessibile. Ma per poter lavorare con successo da qualunque luogo devono essere soddisfatte alcune condizioni. Introduzione al lavoro flessibile.
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Notebook, smartphone e accesso a Internet: questi sono gli strumenti dell’home office. Infatti, chi può lavorare da casa in questo modo può davvero lavorare ovunque. Il notebook diventa un ufficio e lo smartphone un hotspot mobile per connettersi al mondo. Dall’home office si passa all’«office anywhere», l’ufficio ovunque voi siate. Accade ad esempio quando una collaboratrice discute un’offerta presso un cliente. Oppure quando durante il viaggio in treno o nella macchina parcheggiata si dà un’occhiata veloce alle e-mail e al calendario.
Il lavoro mobile ha dei vantaggi per le aziende. I collaboratori possono svolgere compiti urgenti (quasi) ovunque e rimanere raggiungibili. E, grazie a calendari e caselle di posta sincronizzati e aggiornati, i collaboratori non si perdono alcuna informazione anche se non sono in ufficio. Questo aumenta l’efficienza. Ma cosa serve perché funzioni, sia a livello tecnico che da parte dei superiori?
Utilizzare la giusta infrastruttura per un lavoro flessibile
Se si lavora ovunque, è necessario avere accesso a e-mail, appuntamenti, documenti aziendali e strumenti di comunicazione ovunque. I calendari centralizzati che possono essere sincronizzati con computer e smartphone sono un must. Così potete dare al cliente al telefono una risposta precisa alla sua richiesta relativa a un collaboratore assente, semplicemente dando un’occhiata al suo calendario.
Anche un’archiviazione comune dei documenti è fondamentale: facilita lo scambio e la collaborazione e garantisce chiarezza sullo stato attuale di un progetto. Perché l’invio di documenti tramite e-mail non solo riempie la posta in arrivo, ma lascia anche spazio a dubbi su quale sia la versione aggiornata con il feedback integrato. Con un’archiviazione online, invece, tutti i collaboratori hanno accesso in qualsiasi momento alla versione valida di un documento.
La soluzione di gran lunga più funzionale per una tale infrastruttura è rappresentata dal cloud. L’archiviazione online, i calendari, le e-mail e la comunicazione avvengono tramite un luogo centrale accessibile a tutte le persone autorizzate. L’esempio più noto di soluzione cloud di questo genere è Microsoft 365, ex Office 365.
Proteggere i dati in movimento con misure di sicurezza
I collaboratori che lavorano da casa o in viaggio si trovano al di fuori delle infrastrutture sicure dell’ufficio. Questo rende ancora più importante proteggere le informazioni aziendali da accessi non autorizzati, sia da parte della persona seduta accanto al bar, sia da parte di un criminale informatico. Con questi cinque consigli di base potete aumentare la sicurezza dei dati in tutta semplicità:
- Per memorizzare i dati utilizzate l’archiviazione online, al posto delle chiavette USB. Le chiavette USB possono andare perse e sono vulnerabili ai virus.
- Se non siete sicuri di potervi fidare di una WLAN pubblica, utilizzate il vostro smartphone come hotspot. Questo impedirà a chiunque di curiosare.
- Prima di uscire di casa o dall’ufficio, assicuratevi che il notebook e lo smartphone siano aggiornati, cioè che tutti gli aggiornamenti siano stati installati. In questo modo, non solo colmate eventuali falle nella sicurezza, ma soprattutto evitate che il dispositivo effettui aggiornamenti lungo la strada impedendovi di lavorare.
- Utilizzate un blocco dello schermo dello smartphone che può essere sbloccato solo con un PIN o un metodo biometrico (impronta digitale, riconoscimento facciale). Così impedite l’accesso non autorizzato al dispositivo.
- Attivate la funzione «Trova dispositivo» sul vostro smartphone. In Apple, l’applicazione iOS corrispondente si chiama «Dov’è?», su smartphone Android si chiama «Trova il mio dispositivo». In caso di smarrimento o furto, permette non solo di localizzare l’apparecchio, ma anche di bloccarlo o ripulirlo («wiping»).
Trasmettere fiducia invece di controllare i collaboratori
Il lavoro flessibile richiede una certa cultura manageriale basata sulla fiducia e non sul controllo. In qualità di capi o superiori, dovete potervi fidare dei vostri collaboratori quando lavorano al di fuori dei locali aziendali. Non è possibile chiedere spontaneamente come sta andando il lavoro. Organizzate invece uno scambio di informazioni fisso, bilaterale o con il team. Grazie ai moderni strumenti di comunicazione come Microsoft Teams è possibile scegliere il canale più adatto alle proprie esigenze. A volte basta una breve chiacchierata in chat, altrimenti si può organizzare un meeting online.
E chiedete ai collaboratori di archiviare i documenti importanti in un archivio cloud condiviso, così potrete trovare le informazioni che vi servono anche se il collaboratore è occupato altrove.
Vale per tutte le situazioni, ma a maggior ragione quando si lavora in mobilità: comunicate in modo chiaro e conciso. Ad esempio, definite con quale regolarità i collaboratori devono essere informati sullo stato di un progetto. I singoli processi possono necessitare di un maggiore supporto. Definite le responsabilità in modo esplicito e stabilite le priorità, se necessario, con maggiore enfasi.
Superiori: siate un modello di lavoro flessibile
Non tutti i collaboratori trovano facile lavorare al computer e comunicare attraverso i canali digitali. Come capi o superiori, mostrate come utilizzare gli strumenti di comunicazione digitale. Mettete in pratica voi stessi ciò che predicate ai vostri collaboratori: «walk the talk», direbbero le guide di management, ovvero, alle parole fate seguire i fatti.
Lavorate voi stessi in modo flessibile e in home office. Mostrate esempi dei vantaggi della comunicazione digitale. Magari comunicate e discutete le informazioni aziendali attraverso un canale dedicato in Teams. E rimanete disponibili, rispondendo prontamente alle richieste in chat. Soprattutto, però, supportate i collaboratori che si sentono insicuri riguardo a queste nuove opportunità. Così create fiducia, che a sua volta aumenta la motivazione dei collaboratori. E chi non vorrebbe più motivazione?
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