Negli ultimi mesi, tutti noi abbiamo imparato i vantaggi e le insidie delle riunioni online. Questo «Vademecum» aiuta a pianificare e svolgere le riunioni anche virtualmente in modo efficiente e senza interferenze. Consigli basati sull’esperienza pratica.
«Non ti sentiamo, hai il microfono spento». Quante volte avete sentito questa frase negli ultimi mesi? Probabilmente troppo spesso. Perché le riunioni online hanno in larga misura sostituito gli incontri di persona e richiedono nuove buone maniere e regole di comportamento. Questi consigli pratici basati su innumerevoli incontri virtuali vi aiuteranno a svolgere le riunioni online in modo efficiente e mirato.
Naturalmente, le regole valide per le classiche riunioni in presenza come la puntualità, una buona preparazione e obiettivi chiari valgono anche per gli incontri virtuali.
L’organizzazione di riunioni online
Le riunioni virtuali sono più faticose delle riunioni in presenza. Una parte del linguaggio del corpo viene meno e la concentrazione sullo schermo può affaticare. È quindi quanto mai importante che gli incontri siano ben strutturati e che la tempistica sia rispettata. Questi consigli vi aiuteranno.:
- Le riunioni che durano più di un’ora dovrebbero essere un’eccezione. Programmate una pausa al massimo dopo 60-90 minuti.
- Nelle riunioni con molti partecipanti, raccogliete le domande nella chat della riunione e poi rispondete successivamente in un’unica volta.
- Ricapitolate i risultati e i compiti alla fine. In questo modo vi assicurerete che tutti i partecipanti abbiano capito i punti importanti.
L’ingresso nella riunione virtuale
Le riunioni online con persone che non conosciamo sono particolarmente impegnative, perché è molto più difficile percepire la «chimica». Pertanto, soprattutto nelle cerchie con una minore familiarità l’ingresso è quanto mai importante. Ecco come funziona anche online.
- Se le persone non si conoscono o si conoscono appena, iniziate con un giro di saluti.
- Nelle cerchie con maggiore familiarità, come le riunioni all’interno del team, potete riservare alla conversazione informale cinque o dieci minuti. Questo scambio è importante per alimentare il senso di coesione che spesso, nei periodi di home office, viene trascurato.
- Cominciate eventualmente con un elemento introduttivo, come ad esempio un breve gioco di squadra online. Il gioco aiuta ad alleggerire l’atmosfera e favorisce la collaborazione e la conoscenza reciproca. Sul web sono disponibili innumerevoli spunti per giochi, dalla «battaglia navale» virtuale al karaoke con PowerPoint.
Spegnere il microfono o no?
Il rumore è parte integrante delle riunioni in presenza, mentre nelle riunioni online, se la fonte non è visibile, i rumori sono irritanti. D’altra parte, parlare davanti a uno schermo silenzioso è altrettanto imbarazzante, soprattutto quando le fotocamere sono spente. Nella pratica, la seguente procedura si è dimostrata valida.
- Nelle riunioni con circa quattro o più partecipanti, è consigliabile disattivare il proprio audio e ascoltare
- In Microsoft Teams potete alzare la mano virtualmente tramite un pulsante corrispondente. È una soluzione elegante per partecipare senza disturbare.
- Partecipate a grandi riunioni con il microfono spento. Teams spegne automaticamente il vostro microfono se in una riunione sono già presenti molti partecipanti.
- Impostate lo smartphone in modalità silenziosa. In questo modo evitate rumori di sottofondo. Per lo stesso motivo, non dovreste digitare sulla tastiera del notebook quando non avete il microfono spento.
Riunioni con la videocamera accesa o spenta?
L’esperienza dimostra che molte riunioni online si svolgono con la videocamera spenta, anche perché in quel momento i partecipanti non si sentono abbastanza «fotogenici». È comprensibile, ma è un peccato perché i segnali del linguaggio del corpo sono completamente assenti. Nella pratica, i seguenti suggerimenti si sono dimostrati validi.
- Svolgete le riunioni in coppia con la videocamera accesa.
- Effettuate gli incontri virtuali informali come le pause caffè o le birre dopo il lavoro con la webcam.
- Quando qualcuno presenta (condivisione dello schermo), tutti gli altri partecipanti spengono la videocamera e il microfono.
- Se lavorate con un notebook e un monitor esterno, tenete aperta la finestra della riunione sul notebook e guardate dritto nella videocamera. Un ritratto di tre quarti può funzionare da un punto di vista fotografico, ma in una riunione online è piuttosto irritante.
- Va da sé che: quando la videocamera è accesa, dovete indossare abiti appropriati. È comprensibile che la tenuta in home office sia un po’ più rilassata.
Migliorare la qualità audio e video
Scarsa qualità audio, echi e volumi variabili: i problemi tecnici delle riunioni online ricordano il lavoro quotidiano di un ingegnere del suono. Con l’aggravante che di solito soltanto gli altri notano i problemi. Ecco come prevenire il problema.
- Utilizzate un auricolare o cuffie con microfono. I microfoni del notebook reagiscono spesso in modo sensibile alla variazione della distanza, con il risultato di un audio (troppo) debole. Anche gli echi sono spesso dovuti agli altoparlanti e ai microfoni dei notebook.
- Se l’ambiente è rumoroso, le cuffie «noise cancelling» garantiscono un’atmosfera più tranquilla.
- Testate la vostra nuova attrezzatura prima del primo utilizzo. Prendetevi il tempo di collegare le cuffie al notebook e testate l’uscita audio e il microfono. In Windows 10 è possibile farlo tramite la voce «Audio» nelle Impostazioni. Nelle impostazioni dei «Dispositivi», Microsoft Teams offre la possibilità di effettuare una chiamata di prova automatica. Potete anche chiedere a qualcuno di fare una riunione di prova per testare un nuovo dispositivo con il vostro software per riunioni online.
- Assicuratevi che durante una videoconferenza l’illuminazione sia abbastanza equilibrata. Difficilmente le webcam per notebook possono compensare l’effetto di controluce o le stanze troppo buie. Quindi presentatevi letteralmente sotto la luce migliore.
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