Ecco come funziona lo smartphone con Exchange

Sul PC l’accoppiata Microsoft Outlook ed Exchange è un classico. Ma come usare gli appuntamenti, la posta elettronica e soprattutto l’elenco delle cose da fare sullo smartphone quando non si è al computer? Consigli e app raccomandate.

Sul computer aziendale Windows, Microsoft Outlook è probabilmente il software più usato per la posta elettronica, la pianificazione degli appuntamenti e la gestione delle attività. Allo stesso tempo, è probabile che Exchange Online stia lavorando in background nel cloud. Il componente server di Microsoft 365 Business è responsabile dell’invio e della ricezione della posta, ma anche della sincronizzazione dei calendari e degli appuntamenti in azienda. Passiamo ora al confronto con lo smartphone.

Nel mondo mobile, la situazione è un po’ più complicata. Un’app di Outlook esiste anche per iOS (iPhone) e Android, ma consente di gestire soltanto le funzioni di e-mail e calendario, non le attività. Si prospettano quindi tre scenari:

• Sincronizzazione delle mail e dei calendari con le app standard dello smartphone e utilizzo di una seconda app per le attività.
• Sincronizzazione delle mail e dei calendari con l’applicazione per smartphone di Outlook e utilizzo di una seconda applicazione per le attività.
• Utilizzo di un’app di un altro provider che si occupa di posta elettronica, calendari ed elenchi delle cose da fare.

Indipendentemente dall’apparecchio che sceglierete, per prima cosa dovete configurare la vostra applicazione (o applicazioni) in modo da poter lavorare con Exchange.

Configurare un account Exchange su iOS e Android

Sia gli iPhone che i dispositivi Android gestiscono gli account a livello centrale. Questo significa che è necessario impostare l’accesso a Exchange solo una volta per poterlo usare con diverse applicazioni. La procedura cambia tra iOS e Android, e anche per gli stessi dispositivi Android a seconda del fornitore.

1. iOS, Android versione 1: Creare un nuovo account del tipo «Exchange» nell’app «Impostazioni».
2. Android versione 2: Aprire un’applicazione, per esempio Outlook. Creare un nuovo account nelle impostazioni.
3. Tutti i dispositivi e versioni: Inserire l’indirizzo e-mail associato all’account Microsoft (probabilmente quello aziendale). Se si prosegue ora, nella maggior parte dei casi le impostazioni corrette saranno definite automaticamente. Ora si potrà confermare l’accesso con la password o con un altro metodo di autenticazione.

In rari casi può succedere che le impostazioni non possano essere definite automaticamente. In tal caso, è necessario occuparsene manualmente specificando le impostazioni del server. Questo è più probabile che accada con le alternative Exchange che supportano anche il protocollo ActiveSync di Microsoft. In questi casi, di solito si possono trovare le impostazioni corrette sulle pagine di supporto del provider.

Gestire le attività con gli strumenti disponibili

iOS e Android non dispongono di appositi elenchi di attività di fabbrica. È pur vero che l’iPhone sincronizza le attività tramite l’app «Promemoria», ma la sua funzionalità è troppo limitata per poter parlare di un vero e proprio Task Management. Questa applicazione attualmente supporta solo le priorità, ma non le categorie di Outlook.

App per le attività con sincronizzazione Exchange per Android e iOS

Mentre i dispositivi Android non hanno un’app per le attività, l’iPhone sincronizza anche le attività di Exchange tramite l’app integrata «Promemoria». Tuttavia, supporta solo le priorità, non le categorie di Outlook. Tutto dipende dalle possibilità offerte da Microsoft To Do.

Attività per Android, iOS: Microsoft To Do

Piano piano, l’applicazione gratuita To Do di Microsoft sta diventando uno strumento serio per la gestione delle attività sul computer e sullo smartphone. Le e-mail contrassegnate come «importanti» vengono mostrate da To Do in una lista separata di attività. Tuttavia, alcune funzioni delle attività di Outlook, come le categorie, non sono ancora presenti. In questi casi, le app a pagamento sono l’unica cosa che può venirvi incontro.

Android: Microsoft To Do, gratuita
iOS: Microsoft To Do, gratuita

Attività per Android: Tasks & Notes

Sulla base delle recensioni degli utenti, «Tasks & Notes» è la migliore app Android per l’organizzazione delle attività e per Exchange. Supporta le e-mail contrassegnate, le categorie e le note, e i sistemi di gestione del tempo come «Getting Things Done» possono anche essere implementati nell’app. Tasks & Notes può essere testato gratuitamente per 14 giorni.

Tasks & Notes, Android, CHF 5.–

Attività per iOS/iPadOS: TaskTask

«TaskTask» supporta le attività di Exchange su iPhone e iPad. L’applicazione è in grado di riconoscere le categorie, le priorità e le e-mail contrassegnate. Tuttavia, l’app non viene aggiornata regolarmente.

TaskTask, iOS/iPadOS, CHF 5.– (possibilità di ulteriori acquisti all’interno dell’app)

App di calendario e posta elettronica per la sincronizzazione con Exchange su Android e iOS

Posta elettronica e calendario per Android e iOS: Microsoft Outlook

Sullo smartphone, Microsoft Outlook si presenta come un’app snella, a differenza della versione desktop. La versione mobile è dotata di un calendario e di e-mail, tra cui una casella di posta che opera una distinzione tra messaggi rilevanti e tutti gli altri messaggi. Poche funzioni, quindi, ma un’app con un’interfaccia ordinata. Chiunque voglia accedere rapidamente alle mail e agli appuntamenti anche quando non è a casa, con l’app Outlook non avrà problemi.

Android: Microsoft Outlook, gratuito

iOS: Microsoft Outlook, gratuito

Sostituzione completa di Outlook: «Nine» per Android

«Nine» di 9Folders può essere considerato un surrogato completo dell’app di Outlook. L’app comprende quasi tutte le funzioni della versione Desktop di Outlook. Consente di usare la posta elettronica, i calendari e sì, anche le attività, le note e i contatti salvati su un server Exchange. In base al feedback degli utenti, Nine funziona in modo eccellente sugli smartphone Android. Un’app per iOS si trova attualmente in fase di sperimentazione. Un ulteriore vantaggio: l’app memorizza tutti i dati localmente sullo smartphone.

Nine è disponibile come prova gratuita per due settimane. Successivamente, l’app costa 15 franchi da pagare una tantum, un importo irrisorio in caso di uso commerciale.

Articolo rielaborato a ottobre 2019.