Digitalizzazione con Microsoft: Esempi della quotidianità per una maggiore efficienza

Con Microsoft potete digitalizzare l’archiviazione dei dati e accedervi in modo sicuro ovunque vi troviate. Con SharePoint, OneDrive e Azure gettate le basi per un ambiente cloud in grado di garantire la sicurezza di dati e sistemi.

• Lavorare senza carta: Salvate i documenti in formato digitale nel cloud (SharePoint, OneDrive). In questo modo si riduce l’utilizzo di carta e cartelline, si facilita la ricerca dei documenti e si gettano le basi per i processi digitali.   
• Accedere ai dati ovunque vi troviate: I collaboratori possono accedere a dati e applicazioni mentre sono in viaggio o in visita da un cliente tramite notebook, tablet o smartphone e, ad esempio, visualizzare le bolle di consegna, consultare le istruzioni di montaggio o ordinare pezzi di ricambio.
• Impostazione delle autorizzazioni dei dati: L’accesso ai dati può essere impostato in modo granulare, in modo che solo determinati gruppi o persone abbiano accesso a determinati file o cartelle, come ad esempio archivi dell’HR, progetti clienti o contabilità.
• Hosting di applicazioni software: Basta migrare il vostro software aziendale, ad esempio il vostro ERP o CRM, nel cloud Microsoft Azure. In questo modo non dovrete più preoccuparvi della gestione dei server locali e della loro sicurezza informatica.   

Microsoft riunisce tutti i canali di comunicazione: e-mail, chat e telefono. Outlook ed Exchange (dalla componente server di Outlook) nascondono interessanti opportunità. Teams cambia l’intera comunicazione attraverso l’utilizzo della chat, delle videochiamate e della condivisione dello schermo. E sapevate che è possibile integrare Teams anche con la vostra telefonia fissa e mobile «tradizionale»?

• Chat per una comunicazione semplice: Riducete la quantità di e-mail e semplificate la comunicazione con Microsoft Teams, ovunque vi troviate e a qualsiasi ora. All’interno della chat, persone, gruppi o interi team possono aprire discussioni, condividere documenti e prendere decisioni in tutta semplicità.
• Meeting faccia a faccia di successo: Le videochiamate e la condivisione dello schermo rendono i meeting quasi altrettanto personali quanto un meeting in presenza. Così si risparmia sui costi di viaggio, sia dei collaboratori che dei partner e dei clienti. Spiegare questioni complesse, ragionare insieme o presentare la propria offerta. Con la Whiteboard virtuale potete persino organizzare workshop online.
• Telefonare in viaggio come in ufficio: Telefonate sempre con Teams, sia che siate in ufficio, in viaggio o a casa. Sia che siano i vostri colleghi di lavoro, i vostri clienti o i vostri partner a volervi contattare, sarete raggiungibili allo stesso numero di rete fissa o mobile, semplicemente utilizzando un notebook o uno smartphone, senza bisogno di alcun hardware aggiuntivo.

• Fissare un appuntamento: Dimenticate i lunghi scambi di messaggi via e-mail per fissare un appuntamento. Basta selezionare in Outlook le persone invitate alla riunione per ottenere una panoramica automatica sulle date disponibili. Inviate le proposte di appuntamento sotto forma di sondaggio. Non appena tutti avranno votato, la data selezionata verrà inviata automaticamente a tutti i partecipanti.
• Prenotazione di appuntamenti per i clienti: Tramite Bookings clienti e partner possono prenotare un appuntamento con voi tramite una pagina web, ad esempio per consulenze, l’assistenza auto o per un appuntamento dal dentista. Potete offrire più servizi con tempistiche di consegna e prezzi diversi, come il cambio pneumatici, la preparazione dell’auto all’ispezione o la sostituzione di una lampadina. Nel calendario sono registrate singole persone o team. La data selezionata dal cliente viene confermata e l’appuntamento automaticamente aggiunto nel calendario di ogni persona invitata.
• Rafforzare la comunicazione interna: Viva Engage crea una piattaforma per la conoscenza e lo scambio. I dirigenti possono condividere informazioni o organizzare eventi virtuali, ad esempio annunci di ricerca di nuovi collaboratori, riunioni mensili del personale o informazioni su cambiamenti organizzativi. La piattaforma è un luogo dove i collaboratori possono condividere le proprie conoscenze e celebrare i propri successi.
• Piattaforma video aziendale interna: Stream è, per così dire, lo YouTube interno alla vostra azienda. Registrate video ed eventi online e condivideteli internamente, ad esempio registrazioni di assemblee dei dipendenti, riunioni di progetto o video formativi.

Microsoft 365 semplifica la collaborazione, non solo per gli impiegati d’ufficio, ma anche per i collaboratori del servizio esterno o della produzione. Anche in sedi diverse.

• Lavorare contemporaneamente sullo stesso documento: Con SharePoint e Office 365 potete accedere ai documenti e modificarli ovunque vi troviate e su tutti gli apparecchi, anche in contemporanea con altre persone. Le modifiche sono tracciabili e tutti lavorano costantemente alla versione più aggiornata del file. Potete condividere i documenti sotto forma di link, sia internamente che con clienti e partner.
• Project management: Planner è ideale per l’organizzazione e la gestione di progetti di gruppo per i quali è necessaria una panoramica visiva dei progetti e la collaborazione è fondamentale. Nella Kanban Board e nella modalità di visualizzazione Calendario potete assegnare attività ai membri del team e monitorare i progressi. Planner può essere collegato direttamente a un canale Teams, in modo che lo stato del progetto e la suddivisione dei compiti siano sempre visibili a tutti.
• Elenchi per organizzare il lavoro: Elenchi è uno strumento flessibile per organizzare il vostro lavoro , con il quale potete anche assegnare compiti specifici ai colleghi e contrassegnare un compito come “svolto”, una volta terminato Potete inoltre creare modelli di check list per i pacchetti di lavoro ricorrenti, ad esempio per l’onboarding dei nuovi collaboratori o per la pianificazione di eventi.
• To-Do-List personali: Utilizzate To Do per organizzare le vostre attività e tenerle sotto controllo, ad esempio richiamare il cliente, inviare report al Consiglio di amministrazione, preparare un meeting.
• Tutte le attività a colpo d’occhio: L’app per Teams mostra una panoramica di tutte le vostre mansioni, quindi quelle personali di To Do e Outlook e quelle a voi assegnate tramite Planner. Con l’app per smartphone avete tutto sotto controllo, anche quando siete in viaggio.
• Pianificazione dei turni: Integrate Teams con un’app per la pianificazione dei turni. I turni possono essere registrati in Teams e distribuiti tra i collaboratori. I collaboratori possono scambiarsi i turni direttamente in Teams.
• Assistente AI personale : Con Copilot per M365 avete a disposizione il vostro assistente AI personale. Ecco cosa potrebbe fare Copilot per voi: Formulare e-mail basandosi su parole chiave, creare panoramiche personali della giornata, riassumere testi, creare presentazioni, creare un elenco di compiti da svolgere durante le riunioni online, ecc. Per maggiori informazioni leggete l’articolo «Come le aziende possono trarre vantaggio da Microsoft Copilot per M365».

Un grande potenziale di ottimizzazione risiede nei processi più piccoli e nelle attività di routine. Microsoft offre diversi strumenti: Da un lato sono interessanti Planner, Form ed Elenchi, di semplice comprensione e accessibili a tutti i collaboratori.

Il tutto diventa davvero interessante con Power Automate e Power Apps. Questi potenti strumenti consentono automazioni, integrazioni e app low code. Per farlo non servono conoscenze di programmazione, ma conoscenze tecniche di base e, soprattutto, una mentalità di processo. Power Automate e Power Apps possono essere utilizzati in combinazione con altri strumenti Microsoft e con le applicazioni business più diffuse (ad esempio CRM, ERP). Questo apre una serie di possibilità.

• Registrazione strutturata delle richieste: Le richieste dei clienti, le candidature o i viaggi di lavoro possono essere registrati tramite appositi moduli e strutturati, gestiti ed elaborati tramite Elenchi o Planner. Tenete traccia delle richieste, del loro stato e di chi ci sta lavorando.
• Monitorare la pipeline: Quando una nuova offerta viene creata o quando l’azienda si aggiudica un incarico, il CRM o l’ERP inviano automaticamente una notifica in un canale Teams tramite Power Automate.
• Processi di ordinazione e autorizzazione: Le ordinazioni interne, ad esempio di materiali da cantiere, abbigliamento da lavoro e materiale per l’ufficio, possono essere registrate dai collaboratori, utilizzando una Power App. Le richieste vengono inviate automaticamente tramite Teams ai superiori e, dopo l’autorizzazione, assegnate all’ufficio acquisti o all’amministrazione.
• Segnalare lo stato e i messaggi di errore dei macchinari: I collaboratori che lavorano in stabilimento, possono utilizzare una Power App per segnalare lo stato o registrare i messaggi di errore dei macchinari. In caso di guasti, la persona responsabile viene informata su Teams e può incaricare direttamente un tecnico manutentore.
• Gestione dell’inventario: I dirigenti e i responsabili tecnici possono gestire le scorte di magazzino tramite una Power App, monitorare i movimenti di magazzino e automatizzare l’elaborazione degli ordini.

Le valutazioni sono fondamentali soprattutto per il management e i responsabili tecnici, sia per avere una panoramica in tempo reale dei processi aziendali, che per il raggiungimento degli obiettivi dei KPI o nel caso di decisioni basate sui dati. A tal fine, non sono sempre necessarie soluzioni complesse di database e analytics. Infatti, è possibile migliorare la qualità dei dati, valutarli e visualizzarli con semplicità già utilizzando i comuni strumenti Microsoft.

• Banche dati: Utilizzate Elenchi per creare tabelle dati e database di informazioni, ad esempio per l’inventario, per avere una panoramica della vostra flotta o per creare l’elenco dei partecipanti a un evento.
• Migliorare la qualità dei dati: Utilizzate elenchi o moduli per guidare gli utenti nella raccolta dei dati e garantirne la completezza e la correttezza. Vi basterà definire le opzioni di selezione, i menu a tendina e collegare le persone incaricate.
• Approfondimenti sulle condizioni di lavoro: Viva Insights consente ai collaboratori e ai dirigenti di farsi un’idea di condizioni di lavoro (ibride) che possono portare a un sovraccarico e compromettere la produttività, ad esempio tempi di concentrazione troppo ridotti, mancanza di coaching o ore di straordinario non concordate.
• Rendere i KPI accessibili ai team: Con Power BI avete accesso a un report unificato di KPI proveniente da diverse fonti di dati, ad esempio chiamate dei clienti, lotti di produzione o previsioni di vendita. Potete integrare i report direttamente nei canali Teams, in modo che i team responsabili possano tenere sempre sotto controllo i numeri e agire in base ai dati.