5 consigli per una collaborazione mobile di successo

Gli smartphone sono onnipresenti. I vantaggi di questa tecnologia possono essere sfruttati per favorire la comunicazione e la collaborazione all’interno dell’azienda. Con questi cinque consigli potrà coinvolgere in modo efficace i suoi collaboratori nella comunicazione moderna e aumentare la produttività.

Che cosa hanno in comune impiegati, rappresentanti,addetti alla vendita al dettaglio e in generale tutti i gruppi professionali? Dispongono tutti di uno smartphone. Quindi cosa c’è di meglio che utilizzare i dispositivi mobili per favorire la collaborazione e la comunicazione all’interno dell’azienda? Senza contare poi che le generazioni più giovani sono cresciute con lo smartphone, per cui la loro curva di apprendimento sarà praticamente nulla. E che dire dei collaboratori che sono a diretto contatto con la clientela e non lavorano a una postazione PC? In un sondaggio su larga scala condotto da Microsoft, quasi la metà di questi collaboratori si è espressa descrivendo la tecnologia uno strumento per semplificare il lavoro e aumentare la soddisfazione.

Per spronare i collaboratori a collaborare sempre di più tra di loro, indipendentemente da dove si trovano per lavoro, sono necessarie tre componenti:

• Uno smartphone con un abbonamento performante
• Una rete di telefonia mobile affidabile, ad esempio per riunioni online alle quali poter partecipare anche se si è in viaggio
• Una piattaforma cloud come Microsoft 365

Tramite questi consigli capirà come migliorare la collaborazione nella sua azienda e, in secondo luogo, anche come aumentare l’attrattiva dei posti di lavoro. Microsoft 365 ne è un esempio.

1. Accesso ai documenti aziendali da qualsiasi luogo

Con SharePoint e OneDrive for Business i collaboratori possono accedere ai documenti aziendali tramite smartphone, sia che stiano lavorando in officina o presso un cliente. Ora, è probabile che nessuno voglia modificare un foglio Excel sul proprio smartphone. Ma la documentazione, le informazioni sui prodotti, le offerte ecc. sono disponibili rapidamente e in qualsiasi momento.

Viceversa, i collaboratori che lavorano in cantiere possono ad esempio utilizzare lo smartphone per documentare la situazione in loco, tramite foto e video. Questi vengono salvati nell’archivio aziendale, dove sono a disposizione di tutte le persone coinvolte. Questo approccio ha anche il vantaggio che, in caso di smarrimento o rottura dello smartphone, i dati non andranno persi (o almeno non del tutto).

2. Intranet mobile e canali Teams per la comunicazione

Microsoft Teams funge da piattaforma che collega i collaboratori. Tramite canali Teams dedicati ai singoli reparti e grazie allo scambio reciproco, i collaboratori sono reperibili e integrati anche senza PC. Inoltre, sugli smartphone, la chat si è già affermata come canale di comunicazione preferito e affidabile. Quindi perché non utilizzare questo strumento anche nel mondo del lavoro?

Teams è adatto anche per diffondere internamente informazioni aziendali. A tal fine può essere utilizzato un canale Teams. Se invece l’azienda utilizza una intranet basata su SharePoint, questa potrà a sua volta essere integrata in Teams.

3. Chiamate mobili con Teams

Cosa sarebbe una centrale di comunicazione senza telefono? Dopo la rete fissa, con MS Teams Telephony Mobile di Swisscom è ora possibile integrare anche il numero di cellulare in Microsoft Teams. Ciò significa che i suoi collaboratori potranno avviare e ricevere chiamate dal proprio numero di cellulare direttamente in Teams, cronologia chiamate inclusa e con la migliore qualità Swisscom.

Ma le possibilità non si fermano qui. I collaboratori sono raggiungibili tramite il numero di cellulare su qualsiasi client di Teams, quindi anche su tablet o computer. Lo stato di Teams tiene conto delle chiamate con il numero di cellulare. Durante una telefonata passa automaticamente a «In una conversazione», mentre con lo stato «Non disturbare» chi chiama viene reindirizzato alla segreteria telefonica. Chi effettua molte telefonate ottiene così un comfort supplementare, mentre i collaboratori del servizio esterno possono gestire meglio la propria reperibilità. In Svizzera questa possibilità è offerta in esclusiva da Swisscom come Teams Telephony Mobile in combinazione con gli abbonamenti Enterprise Mobile.

4. Blocco note con input vocale

Per la maggior parte delle persone, digitare testi lunghi sullo smartphone può essere piuttosto faticoso. Perché quindi non utilizzare l’input vocale offerto dalle app mobili come OneNote? Il blocco note di Microsoft può convertire la registrazione direttamente in testo modificabile. Non è perfetto, ma di solito è sufficiente per annotare pensieri e idee lungo il tragitto prima che svaniscano.

5. Un «no brainer»: E-mail e calendario sullo smartphone

Probabilmente sfrutta già questa possibilità, ma per completezza: Soprattutto la sincronizzazione dei calendari, ma anche quella delle e-mail con lo smartphone è estremamente utile per avere una panoramica aggiornata della giornata. Utilizzi Outlook in combinazione d Exchange e tutti gli appuntamenti della giornata saranno perfettamente sincronizzati e aggiornati. Così, quando un appuntamento viene posticipato, potrà risparmiare tempo prezioso e spese di viaggio.

Prospettive: l’intelligenza artificiale nella collaborazione

Il modo in cui utilizziamo computer e smartphone sta cambiando radicalmente. L’intelligenza artificiale generativa come Copilot di Microsoft per Microsoft 365 può automatizzare e velocizzare molte attività di routine e raccogliere informazioni da diverse fonti. Ne beneficiano in particolare anche i collaboratori che lavorano con lo smartphone anziché con il PC. Gli schermi di dimensioni ridotte (rispetto al computer) sono funzionali a fornire una rapida panoramica delle informazioni più importanti, che gli assistenti AI possono raccoglierle da diverse fonti di informazione.