Quando siete in viaggio d’affari oppure in officina, smartphone e tablet rappresentano gli unici elementi di contatto con il vostro ufficio. Tramite queste app comunicate con i vostri collaboratori, calcolate le vostre spese e proteggete i vostri documenti aziendali.
In ambito lavorativo, credo che e-mail e calendario siano le applicazioni per smartphone più utilizzate. Probabilmente anche voi controllate le vostre e-mail e appuntamenti su dispositivo mobile. Ma grazie a una connessione internet, una fotocamera e a delle app dedicate, il vostro compagno di viaggio mobile è in grado di fare molto di più. Con queste app organizzate il vostro ufficio mobile sul vostro smartphone o tablet.
Digitalizzare documenti con lo smartphone
Con Microsoft Lens portate pressoché ogni tipologia di documento sul vostro cloud: grazie alla fotocamera dello smartphone, l’app scannerizza documenti stampati, appunti su whiteboard e biglietti da visita. Inoltre, Microsoft Lens rettifica automaticamente i documenti e supporta anche la scannerizzazione di progetti di più pagine. Si tratta di una funzione pratica ed efficiente quando si vogliono conservare in formato digitale gli appunti presi a mano durante un incontro con un cliente.
Tutt’altro che inaspettata è la stretta collaborazione con il servizio bloc notes OneNote, data la comune appartenenza alla casa madre Microsoft. In questo modo, Microsoft Lens riesce a convertire documenti in formato blocco appunti OneNote modificabile per mezzo della tecnologia OCR (Optical Character Recognition, in italiano «riconoscimento ottico dei caratteri»). Allo stesso modo, anche i biglietti da visita finiscono nel blocco appunti in formato testo o file VCF, facile da importare ad esempio nei vostri contatti Outlook. E naturalmente potete anche salvare le vostre scansioni come immagine o, per una maggiore praticità, in formato PDF.
Secondo me Microsoft Lens è ormai diventata un’app indispensabile per la digitalizzazione delle informazioni, sia in ambito lavorativo che privato.
Android: Microsoft Lens, gratis
iOS: Microsoft Lens, gratis
Calcolare costi e spese di viaggio
Un business lunch con dei clienti, una presentazione presso un potenziale committente o semplicemente dei nuovi pennarelli per la flip chart: tutte queste attività comportano delle spese che devono essere contabilizzate correttamente conservando i relativi giustificativi. E poi, volete sicuramente ricevere un rimborso per le spese sostenute per la vostra attività lavorativa.
Ci sono vari metodi digitali per tenere la contabilità delle vostre ricevute, dei biglietti del treno e dei chilometri percorsi in auto. Indubbiamente la cosa più semplice sarebbe avere a disposizione un software aziendale dotato di apposita app, come per esempio nel caso di Abacus con AbaCLiK, o di Bexio con la Scanner-App (in tedesco).
Ma esistono inoltre anche soluzioni dedicate come Expensify (a partire da ca. 5 franchi al mese per utente). Grazie alla fotocamera dello smartphone, scansionate il giustificativo tramite l’app; quest’ultimo viene poi caricato nel cloud e analizzato mediante riconoscimento testuale. Nel caso ideale il servizio riconosce fornitore e costi, e pertanto non è necessario intervenire manualmente. I risultati si possono esportare in formato PDF o come tabella di valori separati da virgole (formato CSV) per essere rielaborati in Excel. Attualmente Expensify è disponibile solamente in lingua inglese.
Inoltre, se utilizzate autoSense potete gestire i vostri viaggi aziendali tramite l’app. I tragitti e le distanze percorsi vengono salvati automaticamente e possono essere esportati. In questo modo vi risparmiate il noioso controllo del chilometraggio manuale
Comunicare con i collaboratori, in viaggio come in ufficio
Solo perché non siete seduti alla vostra postazione PC non significa che dobbiate necessariamente essere esclusi dalla comunicazione in ufficio. Con l’app Microsoft Teams chattate con i vostri colleghi di lavoro dal vostro smartphone. Ciò facilita lo scambio di informazioni con i collaboratori del servizio esterno, i tecnici dell’assistenza, gli installatori e molte altre figure aziendali che non si incontrano spesso in ufficio.
Tramite l’app per smartphone, Teams vi mette a disposizione anche altre funzioni. Dare uno sguardo veloce a un documento condiviso in chat o partecipare a un meeting online: tutto questo funziona anche tramite smartphone. Microsoft Teams per computer e dispositivi mobili è una componente gratuita di Microsoft 365 for Business.
La telefonia di Microsoft Teams di Swisscom
Microsoft Teams diventa un impianto telefonico: con la telefonia di Microsoft Teams è possibile effettuare e ricevere chiamate in tutto il mondo direttamente dall’app del desktop e mobile con il proprio numero di rete fissa e con la consueta qualità Swisscom. Così i vostri collaboratori oltre a comunicare in modo più efficiente, collaborano in modo più semplice attraverso le app integrate di Microsoft 365.
Protezione di app e documenti
Cosa fare quando il vostro smartphone finisce nelle mani sbagliate già sbloccato oppure i vostri figli devono scrivere ai nonni, ma preferibilmente non tramite il vostro account e-mail aziendale? Nessun problema. Potete proteggere le app e i documenti presenti sullo smartphone. Il procedimento non varia solamente tra dispositivi iOS e Android, bensì da produttore a produttore:
- Samsung, ad esempio, offre sui propri dispositivi mobili una «cartella sicura» (Secure Folder), un successore dell’impostazione «my Knox». La cartella permette di avere accesso alle app e ai documenti in essa presenti unicamente tramite una misura di sicurezza come una password, un codice PIN oppure tramite impronta digitale. Technobezz.it descrive la configurazione del servizio.
- Huawei mette a disposizione una cassaforte dati e un blocco app per proteggere documenti e applicazioni. Le impostazioni relative a questo servizio sono disponibili solitamente nell’app alla voce «sicurezza e protezione dati».
- Apple , invece, offre una protezione con password per le app presenti su iPhone e iPad nelle impostazioni alla voce «tempo di utilizzo», dove potete stabilire un limite di utilizzo per ogni singola app. Una volta superato questo limite di tempo, l’app può essere avviata esclusivamente dopo l’inserimento di una password.
Inoltre, esistono numerose app come ad esempio «Folder Lock» che proteggono documenti e immagini tramite un accesso protetto.
Android: Folder Lock, gratis; passaggio alla versione pro ca. CHF 4.10. –
iOS: Folder Lock, gratis; passaggio alla versione pro ca. CHF 4.50. –
Versione attualizzata e integrata di un articolo pubblicato nel novembre 2016.
