Le liste servono a pianificare, strutturare e ricordare. Trello vi offre una panoramica d’insieme, mentre WorkFlowy gestisce con facilità anche liste particolarmente elaborate. Grazie a queste pratiche app ora potete utilizzare entrambe queste funzioni ovunque vi troviate.
Le liste sono alla base delle nostre attività quotidiane. Gli elenchi di cose da fare, i verbali di riunioni, gli appunti, le liste della spesa e altri strumenti di questo tipo contengono informazioni importanti in modo strutturato. Trello e WorkFlowy sono servizi cloud online con app per sistemi iOS e Android, entrambi focalizzati sull’elaborazione e la gestione di liste. Si contraddistinguono tuttavia per tipologia di approccio e opzioni di utilizzo, che si sovrappongono solo in rari casi.
“Mazzi di carte” ovvero strutturare secondo gerarchie
Trello è il talento organizzativo di entrambi i servizi. Sfrutta un approccio semplice quanto pratico: su una lavagna, detta “board”, le liste sono organizzate in colonne sulle quali, a loro volta, vengono sovrapposte delle “carte”. Il risultato è una lavagna digitale ricoperta di post-it. Queste carte possono essere spostate da una lista all’altra, è possibile attribuirvi una scadenza o allegarvi file e, naturalmente, appunti.
Inoltre, già la variante gratuita di Trello consente la collaborazione di gruppo, rivelandosi quindi particolarmente adatta all’organizzazione di attività, lavori e interi progetti. Infine, grazie al collegamento a vari servizi cloud, come Slack, memorie online di vario tipo o Salesforce, Trello si distingue per la sua versatilità.
Al confronto, WorkFlowy sembra decisamente più limitato, il che non dipende solo dall’interfaccia utente minimalista. L’app si concentra infatti sulla creazione gerarchica di liste ed elenchi di cose da fare, risultando quindi particolarmente utile nella strutturazione di contenuti. WorkFlowy consente di creare rapidamente verbali di riunioni, delineare abbozzi di libri oppure organizzare le fasi di un progetto, con la possibilità di contrassegnare le attività già concluse. Nel far questo, gli utenti lavorano sempre all’interno dello stesso “documento”, articolato in base alle gerarchie. Uno zoom su una struttura ad albero nel browser nasconde tutti i livelli sovraordinati. In questo modo, per esempio, è possibile includere tutti i verbali di riunione sotto un unico titolo principale.
Trello e WorkFlowy su smartphone
Per quanto concerne le funzionalità, l’app Trello si distingue appena dalla variante web. Manca solo l’opzione export, come del resto anche in WorkFlowy. Questa app si concentra sulla creazione e sull’organizzazione di liste strutturate. Tuttavia, mancano le opzioni di formattazione semplici della variante browser per evidenziazioni nel testo. In compenso i tag con cui filtrare le liste sono utilizzabili anche nell’app.
Trello: iOS, 
WorkFlowy: iOS, Un aspetto positivo è costituito dal fatto che entrambe le app siano utilizzabili anche offline. Appena lo smartphone o il tablet dispongono nuovamente di un collegamento internet, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente.
Opzioni di collaborazione solo a pagamento
Trello e WorkFlowy rappresentano dei cosiddetti servizi freemium: possono essere utilizzati gratuitamente, ma per usufruire di tutte le loro funzionalità è necessario un abbonamento a pagamento. La variante Pro di WorkFlowy costa circa 50 franchi l’anno per utente e consente di collaborare in un team e di modificare scrittura e visualizzazione, oltre a effettuare il backup delle liste su Dropbox. Inoltre, viene meno il limite di 250 liste mensili.
Trello invece offre la possibilità di collaborare in equipe già nella variante gratuita. L’abbonamento “Business Class”, con un costo di circa 120 franchi l’anno per utente, offre, da un lato, l’export di board come tabelle e in formato CSV, ma elimina soprattutto la limitazione a un solo servizio cloud esterno per board.
Organizzarsi meglio con Trello e WorkFlowy
Per quanto concerne il loro impiego, Trello e WorkFlowy sono più complementari che concorrenti. Mentre WorkFlowy struttura le informazioni testuali, Trello, detto in parole povere, organizza il resto delle attività connesse. Insomma, entrambi i servizi fungono da preziosi aiutanti nel lavoro quotidiano, con un unico eventuale difetto: i dati vengono infatti archiviati negli USA, rendendo quindi questi due servizi meno adatti alla gestione di informazioni aziendali sensibili.