Ci siamo ritrovati catapultati in questa situazione all’improvviso e molti erano totalmente impreparati: numerose aziende si vedono costrette a lavorare in home office a causa della crisi dovuta al coronavirus. Tuttavia, comunicare in team senza contatto diretto presenta alcune insidie. Ecco a cosa dovete prestare attenzione.
Lavorare in home office è più complesso di quanto sembri. La comunicazione puramente virtuale tramite computer necessita di regole chiare. Altrimenti viene messa a repentaglio l’efficienza della vostra azienda e i collaboratori possono sentirsi rapidamente sopraffatti. Da un lato, c’è il flusso di dati attraverso i vari canali, dall’altro ci sono le diverse forme di comunicazione con cui i collaboratori devono fare i conti a casa propria. A tutto questo si aggiunge il sovraccarico cognitivo. E-mail, chat, Skype o Teams: tutti questi mezzi di comunicazione richiamano continuamente l’attenzione. Spesso è quasi impossibile pensare di lavorare in modo tranquillo e concentrato. Chi pianifica in modo accurato il proprio home office e lo gestisce in modo strutturato, può evitare molte trappole.
Regole del gioco chiare semplificano l’organizzazione e la collaborazione
Elaborate delle regole o una guida alla comunicazione da distribuire a tutti i collaboratori. Beat Bühlmann, responsabile Vendite PMI presso Swisscom, si occupa da anni in modo approfondito di comunicazione virtuale. Sulla base della sua esperienza, questi sono i punti che dovreste tenere in considerazione:
Lo strumento giusto
Definite, in base alla situazione, in che modo i membri del team devono comunicare gli uni con gli altri. Quando è necessario comunicare per e-mail o chat e quando è importante avere un colloquio diretto?
- In casi urgenti, si tende ad alzare immediatamente il telefono o a fare una videochat.
- Le cose veramente importanti vengono comunicate via e-mail, in modo da avere una prova in forma scritta a cui poter attingere.
- Le richieste brevi possono essere gestite anche tramite i messaggi in chat.
Meeting online
Quando sono previsti meeting, chi deve essere presente, che cosa deve essere consegnato in anticipo e da chi? Ogni meeting ha bisogno di una pianificazione dettagliata e di un obiettivo, in modo che tutti sappiano di che cosa tratta.
«È necessario garantire una chiarezza strutturale, ma anche pause caffè virtuali».
Beat Bühlmann, Responsabile Vendite PMI presso Swisscom
Suono
Una buona qualità del suono è fondamentale per la riuscita di un meeting online. Utilizzate delle cuffie o assicuratevi di essere abbastanza vicini al microfono del computer o del laptop.
Rumori di sottofondo
I partecipanti che non parlano dovrebbero disattivare (mute) il microfono. Per farlo, di solito è sufficiente cliccare sull’icona del microfono. Anche i minimi rumori come le finestre aperte (traffico), la tazza di caffè che viene appoggiata sul tavolo, lo spostamento della sedia, ecc. possono disturbare. Non dimenticate di riattivare (unmute) il microfono quando volete intervenire.
Pazienza
A causa dell’opzione mute/unmute, i partecipanti hanno bisogno di uno o due secondi in più per porre domande e rispondere. Tutti dovrebbero conoscere e tenere in considerazione tale ritardo per evitare che i partecipanti si tolgano involontariamente la parola l’un l’altro.
Domande in forma negativa
Vi consigliamo di porre le domande in questo modo: «chi non è d’accordo, ci informi». Eviterete così di ottenere in risposta 10 o 15 brevi «d’accordo» da parte di tutti i partecipanti. Pertanto, la regola è la seguente: Tacere = essere d’accordo.
Condividere lo schermo
È importante che tutti i partecipanti sappiano come funziona la condivisione dello schermo per mostrare una presentazione o altri documenti. A questo proposito, fate riferimento alla sezione «Supporto e formazione».
Pause
Organizzate delle pause caffè virtuali in modo che i membri del team possano comunicare tra di loro anche al di fuori dei meeting aziendali. Questo contatto sociale è molto importante, soprattutto quando i membri del team non si vedono per diverse settimane.
Calma
Talvolta consentite ai vostri collaboratori di lavorare in home office indisturbati e concentrati e incoraggiateli a impostare di conseguenza i loro tool e il cellulare. Accordatevi su chi deve essere disponibile e quando.
Archiviazione dei documenti
Non scambiatevi documenti via e-mail! Altrimenti rischiate di avere versioni diverse dello stesso documento. Grazie a un’archiviazione online logica e strutturata a cui tutti possono accedere, potete evitare conflitti tra le versioni. Il principio: al posto dei documenti, vengono inviati solo i link ai rispettivi luoghi di archiviazione. La maggior parte delle PMI lavora già con Microsoft 365. Il pacchetto include OneDrive for Business, una soluzione di archiviazione su cloud in cui i documenti possono essere facilmente condivisi.
Supporto e formazione dei collaboratori
Le piattaforme come Microsoft Teams offrono una vasta gamma di funzioni. Questo non è sempre un vantaggio. Infatti, è facile perdere di vista ciò che è veramente importante. Definite quali funzioni devono essere conosciute e utilizzate da tutti i collaboratori. Inviate istruzioni o, meglio ancora, link a video tutorial che spiegano le funzioni di Teams. Raccogliete le domande e i problemi che sorgono nell’uso quotidiano degli strumenti di collaborazione e incaricate qualcuno di rispondere a tali domande o risolvere tali problematiche. Magari tra il vostro personale ci sono specialisti che potete coinvolgere per offrire approfondimenti alle colleghe e ai colleghi. Molti partner tecnologici offrono anche corsi di perfezionamento online.
Chiarezza e pause caffè
Oltre all’assenza di strutture, anche una comunicazione poco chiara ed eccessive possibilità di scelta portano a confusione e tensioni interpersonali. Redigete linee guida chiare per la comunicazione in modo da definire quale strumento viene utilizzato per quale scopo all’interno dell’azienda. Organizzate un’archiviazione pulita dei file.
E non dimenticate: assicuratevi di mantenere il contatto anche al di fuori delle riunioni ufficiali. Non per niente la pausa caffè è considerata un hotspot creativo in ufficio, di cui non si dovrebbe fare a meno neanche durante i periodi di home office.
Poca concentrazione? Troppe distrazioni?
Tre fattori favoriscono notevolmente la concentrazione e l’efficienza: una buona autogestione, chiare regole di gioco nel team e la capacità di evitare le cattive abitudini. Cambiate subito approccio. Il nostro e-learning gratuito di 15 minuti vi aiuterà.
