Condividere documenti: con questi 5 consigli lavorerete in modo efficiente insieme

Inviare file di Office per e-mail è ormai acqua passata. Con i cinque consigli che troverete qui di seguito, potete lavorare in più persone a un documento, evitare doppioni e aumentare l’efficienza.

Di sicuro vi è già capitato: avete finito di preparare la documentazione per un progetto complesso, fate circolare il documento via e-mail e due giorni dopo ne ricevete quattro versioni, ciascuna con i vari input dei destinatari. Oltre alla confusione, poi, i file presenti nelle caselle di posta in arrivo e in uscita occupano prezioso spazio di archiviazione. Quando avete finalmente finalizzato il documento, vi siete lasciati alle spalle innumerevoli e-mail e telefonate. Dopotutto, i collaboratori lavorano spesso da casa e lei non può recarsi nel loro ufficio per una visita veloce.

Non deve essere per forza così. Grazie a Microsoft 365, archivi online e vari strumenti di comunicazione come Microsoft Teams, potete gestire questi processi in modo più efficiente, e anche dopo l’ennesima tornata di feedback saprete sempre qual è la versione recente della documentazione in questione. I suggerimenti qui di seguito mostrano le diverse possibilità per una collaborazione efficiente tra collaboratori, partner e fornitori, finalmente al riparo dai doppioni.

Consiglio 1: scegliere il tipo di archiviazione più appropriato

Se utilizzate un abbonamento Microsoft 365 Business, disponete di due archivi online: OneDrive for Business e SharePoint Online. La chicca del cloud storage è la possibilità di condividere documenti in modo selettivo. Ciò garantisce che possa accedervi solo chi possiede i relativi permessi. Questo elenco mostra qual è il metodo di archiviazione più adatto per l’una o l’altra forma di collaborazione:

• One Drive for Business: cloud storage per documenti aziendali che usate principalmente voi stessi o per la condivisione occasionale di singoli documenti con colleghi e soggetti esterni. La condivisione può essere concessa agli utenti che possiedono un account Microsoft o a tutti.
• SharePoint Online: mentre OneDrive è limitato all’archiviazione dei documenti, SharePoint offre una intranet esaustiva per aziende, reparti e team di progetto Ogni gruppo può scambiare documenti, informazioni e notizie attraverso il proprio ambiente web-based. La condivisione di aree SharePoint può essere concessa agli utenti con account Microsoft o a tutti.

Consiglio 2: inviare link invece di file

Se i documenti sono nel cloud, potete usare Outlook per inviare un link ai documenti invece di allegare l’intero file. Questo riduce la quantità di spazio richiesto nei vostri account di posta elettronica e vi permette di scambiare senza problemi anche documenti di grandi dimensioni. Inoltre evitate che i documenti siano presenti in più copie.

Ecco come procedere dopo aver creato una nuova mail: Nella barra multifunzione di Outlook selezionate «Messaggio> Allega file > Cerca in spazio di archiviazione online» Cercate il file che vi interessa nell’archivio online. Al momento dell’inserimento, Outlook chiede se il file (i file) vada inserito come collegamento o allegato.

In alternativa, è possibile navigare nel file desiderato in OneDrive tramite Esplora risorse di Windows e condividere un documento tramite clic destro e «Condividi» dal menu contestuale, copiare il link e incollarlo in una mail o in una chat di Teams. Questo funziona in modo simile anche in SharePoint nel browser.

In questo modo è possibile condividere anche file e cartelle con persone specifiche e inviare loro direttamente una notifica via e-mail. Tenete presente che le mail si presentano nello stile Microsoft e non in quello della vostra azienda. Questo metodo è più indicato per uso interno.

Consiglio 3: lavorare insieme su documenti Office

Microsoft ha gradualmente ampliato le funzioni di collaborazione nelle applicazioni Office. Ciò significa che è possibile condividere i documenti in un sistema di archiviazione online e modificarli insieme. Questo semplifica i flussi di lavoro e consente di monitorare chi ha apportato modifiche e quando. La modalità di modifica, che funziona sia nelle applicazioni desktop che nel browser web, viene utilizzata a questo scopo. Inoltre, la funzione di commento consente di risparmiare le lunghe richieste via e-mail, chat o telefono.

Per lavorare in collaborazione devono essere soddisfatti i seguenti requisiti:

• il documento è salvato su OneDrive o SharePoint;
• tutte le persone coinvolte hanno un permesso di scrittura;
• tutte le persone coinvolte utilizzano un abbonamento Microsoft 365;
• Word, Excel e PowerPoint disponibili almeno nella versione 2016.

Trovate la vostra versione di Office alla voce «File > Account».

Consiglio 4: discutere in merito a dei documenti grazie alla condivisione dello schermo

Se il vostro grafico esterno ha creato una nuova brochure, potete discuterne il design in una conferenza online, risparmiando a voi e al grafico i costi e le perdite di tempo di una trasferta. S’utilizzate Microsoft Teams, la condivisione dello schermo consente al grafico di mostrare la brochure a tutti i partecipanti in contemporanea. Grazie alla funzione audio potete discutere le eventuali modifiche mentre allo schermo vedete il grafico che le esegue dal vivo. Se non è efficienza questa!

Consiglio 5: semplificare l’organizzazione del team e dei progetti con i componenti Loop

Con «Loop», Microsoft ha implementato un’idea interessante: i componenti Loop sono elementi interattivi come elenchi di attività, sondaggi, bacheche Kanban o tabelle, che possono essere integrati in e-mail, pagine di OneNote o chat di Teams. Se una persona apporta una modifica – ad esempio aggiunge un’attività – il componente viene aggiornato in tutti i luoghi in cui è utilizzato. In questo modo, tutte le persone coinvolte sono sempre aggiornate.

Sebbene non tutte le funzioni annunciate di Loop siano ancora disponibili, queste possibilità aprono sicuramente la porta alla collaborazione moderna.

Articolo aggiornato d’ottobre 2020.