Come posso guidare i miei collaboratori se tutti lavorano in home office? Questa è la domanda che si pongono molti superiori e proprietari di PMI in tempi di crisi da coronavirus e di cambiamento delle condizioni di lavoro. A che cosa, in qualità di capo, dovreste prestare attenzione in termini di organizzazione, comunicazione e gestione.
Niente riunioni congiunte, niente conversazioni spontanee davanti allo schermo del PC, niente chiacchiere alla macchina del caffè: se l’intero personale di una PMI da un giorno all’altro lavora in home office, l’organizzazione del lavoro viene completamente stravolta.
Le PMI abituate a lavorare in home office attualmente dovrebbero essere avvantaggiate. L’infrastruttura necessaria è già disponibile e i processi sono almeno in parte collaudati. In molte altre aziende, sia i collaboratori che il capo devono prima fare i conti con la nuova situazione. In qualità di superiori, dovreste creare le opportune condizioni quadro e applicare il lavoro in home office in modo tale che la vostra azienda ne tragga il massimo vantaggio.
Comunicazione su diversi canali
Il lavoro in home office cambia radicalmente la comunicazione e anche il tipo di gestione. Grazie agli ausili tecnologici, lo scambio di dati e informazioni è garantito in ogni momento. Tuttavia, la capacità e la predisposizione a comunicare a livello digitale variano notevolmente a seconda della cultura e dell’organizzazione aziendale. Guardando ai canali digitali, diventa tangibile la frequenza con cui in ufficio comunichiamo di persona, in modo occasionale eppure molto efficiente. Costretti a comunicare solo per telefono, via e-mail, tramite chat e riunioni online, i segnali del linguaggio del corpo sono pressoché assenti e l’ironia rischia di essere fraintesa.
Barbara Josef, cofondatrice dell’azienda 5to9, offre consulenza alle aziende sulle forme di lavoro moderno. «Nella situazione attuale, la questione non è quale sia il formato più sensato, ma come tutti i soggetti coinvolti possano sfruttare al meglio la situazione», afferma l’esperta di home office. «Già prima della crisi dovuta al coronavirus, ad esempio, le risate dei bambini in sottofondo durante una conferenza telefonica non erano viste di buon occhio. Nella situazione in cui ci troviamo al momento questo aspetto è del tutto secondario, dato che abbiamo ampliato le nostre vedute».
Il modo in cui avviene la comunicazione in home office dipende anche dal grado di maturità digitale dell’organizzazione. Le aziende che hanno già familiarità con la collaborazione virtuale hanno, ad esempio, meno bisogno di un coordinamento sincrono, come le conversazioni telefoniche o le videoconferenze.
Consigli per i superiori
➀ Date l’esempio di come si lavora in home office. Se la comunicazione digitale asincrona, come ad esempio le e-mail o la chat, non funziona come desiderato, alzate il telefono. Tra una comunicazione scritta e una riunione di gruppo online, un colloquio personale non può che giovare.
➁ Il seguente suggerimento vale per tutte le situazioni, a maggior ragione per l’home office: comunicate in modo chiaro e conciso. Definite, ad esempio, con quale frequenza volete essere informati sullo stato di un progetto.
➂ Rimanete sempre aggiornati ed evitate che i collaboratori si trincerino nel proprio ufficio a casa e scambino a malapena informazioni sui progetti in corso con i colleghi, il team e i superiori.
Definizione degli obiettivi anziché dell’orario di lavoro
Una buona collaborazione richiede fiducia reciproca e buona volontà. Questo è tanto più vero quando i collaboratori non si incontrano di persona. «Una buona direzione si manifesta attraverso la definizione degli obiettivi e il coaching individuale, non tramite il controllo della presenza e la microgestione», spiega Barbara Josef. L’idea che si possano controllare le persone, sia in ufficio che in home office, è parecchio ingenua.
Consigli per i superiori
➀ Mostrate fiducia nei vostri collaboratori e rimanete flessibili.
➁ In determinate circostanze, può essere opportuno fissare degli orari in cui i collaboratori siano raggiungibili via chat, e-mail o telefonicamente. L’orario di lavoro e il tempo libero dovrebbero essere separati anche a casa.
➂ Supportate i collaboratori che non hanno una routine di home office. Fate il primo passo, condividete le vostre conoscenze e chiedete chi del team vuole raccontare le proprie esperienze e fornire i propri consigli.
➃ Quando si lavora in home office, alcuni processi possono necessitare di un maggiore supporto. Definite le responsabilità in modo esplicito e stabilite le priorità, se necessario, con maggiore enfasi.
➄ I collaboratori devono scoprire da soli come lavorare al meglio da casa. Potete però dare loro consigli su come organizzare la postazione per il lavoro in home office. Assicuratevi che i collaboratori abbiano una persona di contatto in caso di problemi tecnici informatici.
Pause caffè virtuali
Oltre alla comunicazione aziendale, è possibile che anche lo scambio informale possa aver bisogno di supporto. «È importante distinguere due aspetti: lo scambio sociale e l’organizzazione del lavoro», afferma Barbara Josef. «Troppo spesso siamo spinti dall’idea di efficienza e dimentichiamo l’importanza dello scambio e delle relazioni interpersonali. Abbiamo la sensazione che organizzare una riunione virtuale sia necessario solo se ci sono punti all’ordine del giorno e cose in sospeso».
Se lavoriamo insieme in modo puramente virtuale per un periodo di tempo più lungo, dobbiamo anche definire nuovi rituali per garantire che l’aspetto interpersonale non venga trascurato. L’appartenenza e la solidarietà sono componenti importanti. Un modo per coltivare lo scambio informale è, ad esempio, concedersi regolarmente una breve «pausa caffè virtuale», durante la quale poter discutere di importanti argomenti di lavoro, ma anche della situazione attuale o di questioni personali.
Home office come opportunità per il futuro e la leadership
La responsabilità personale e l’autonomia dei collaboratori contribuiscono ampiamente affinché tutti continuino ad essere motivati e il lavoro in home office si svolga in modo efficiente e senza intoppi. «A mio parere, il fattore di successo più importante è la stima sentita e autentica di ogni singolo individuo», sostiene Barbara Josef. «Chi ha una posizione dirigenziale deve amare le persone, fidarsi di loro e partire sempre dal presupposto che tutti stanno cercando di fare del loro meglio».
Sapere che è possibile e che ognuno è consapevole della propria responsabilità è la base migliore per plasmare la collaborazione futura, anche in seguito al periodo di home office congiunto. «La situazione attuale sta davvero catapultando in avanti la maggior parte delle aziende in termini di forme di collaborazione digitale. I processi che altrimenti avrebbero richiesto anni, improvvisamente si stanno svolgendo nel giro di pochi giorni».
L’attuale stato d’emergenza dimostra che è possibile fare molto di più di quanto abbiamo sempre pensato. La spinta alla digitalizzazione e la nuova apertura per il lavoro in home office possono spingere molte aziende a introdurre forme di lavoro flessibili per i loro collaboratori. Cogliete quindi l’opportunità e chiedetevi quali insegnamenti potete trarre dalla situazione attuale per la vostra azienda.
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