I vecchi metodi di gestione temporale e progettuale non sono più efficaci nel mondo del lavoro odierno. La realtà di oggi, infatti, soprattutto per chi svolge un lavoro intellettuale, prevede spesso l’ingresso a ogni minuto di nuove informazioni. In questo modo le opzioni disponibili e i criteri di selezione sono soggetti a costante mutazione. Il metodo «Getting things done», o GTD, di David Allen propone pertanto un approccio fondamentalmente diverso. Scoprite come riacquistare di nuovo il controllo nell’era della digitalizzazione e dell’inondazione di informazioni per essere produttivi senza nessuno stress.
Nel mio lavoro di coaching, l’argomento «produttività personale» riceve oggi la massima priorità, indipendentemente dal ruolo gerarchico o dal settore in cui opera il mio assistito. La sensazione di non riuscire più a gestire in maniera sensata le e-mail in entrata, gli incarichi, i doveri e le scadenze è diffusa a ogni livello. Non di rado, le e-mail non vengono nemmeno più lette perché si perdono tra le altre centinaia o migliaia di messaggi nella posta in entrata, il che non rappresenta affatto una buona strategia se si vuole avere il controllo della propria vita.
David Allen ha sviluppato a tal fine un metodo descritto per la prima volta nel 2001 nel libro «Getting things done» (in italiano «Detto, fatto!»), oggi messo in pratica con successo da un vasto numero di professionisti.
Il workflow del metodo GTD
Il principio di base dell’approccio GTD recita che tutto ciò che si trova fuori posto o si presenta diversamente da come dovrebbe costituisce una «questione irrisolta» che assorbe la nostra attenzione e che deve essere archiviata in una «memoria esterna» affidabile, in modo da poter restare concentrati su ciò che facciamo o dobbiamo fare in un determinato momento. A tal proposito, Allen descrive un processo in cinque stadi:
- Raccogliere tutto ciò che stimola la nostra attenzione.
- Esaminare al fine di comprendere cosa abbiamo di fronte e come affrontarlo.
- Organizzare i risultati ottenuti, da
- verificare a intervalli regolari in quanto opzioni di cosa
- fare in un determinato momento.
1. Raccogliere
La prima fase del processo consiste nella raccolta di tutto ciò che richiede attenzione poiché in sospeso. Ciò include, ad esempio, e-mail in entrata, lettere, chiamate, report, articoli, voci dell’agenda, proposte e suggerimenti di altre persone e idee e ricordi propri.
2. Esaminare e 3. organizzare.
Nella seconda fase del metodo GTD, le «cose» (in inglese «stuff») raccolte vengono analizzate una a una. A tal fine, l’aspetto cruciale è stabilire di cosa si tratta esattamente e se c’è qualcosa che dovete fare.
- Se la risposta è negativa, ponetevi la seguente domanda: avrete bisogno in seguito di questa informazione od oggetto?
- In caso affermativo, si tratta del cosiddetto materiale di riferimento. Può trattarsi di istruzioni, listini prezzo, regolamenti, leggi, opuscoli informativi ecc. Posizionate l’oggetto dove possiate accedervi facilmente.
- In caso di risposta negativa, gettatelo!
- Se in quel momento non riuscite a stabilire se ne avrete ancora bisogno in futuro, posizionate l’oggetto in un contenitore con la nota «prima o poi/forse».
- Se c’è qualcosa che dovete fare, domandatevi qual è il prossimo passo. Delineate il compito orientandovi all’azione, così che sia immediatamente evidente ciò che deve essere fatto di preciso (ad esempio: «chiamare il signor Huber dell’Esempio SA e chiedere come ha trovato la nostra offerta»). Quindi
- sbrigate l’azione se richiede meno di due minuti;
- delegate il compito se non siete la persona preposta e conservatela nell’elenco «in attesa» fino a quando non riceverete conferma della sua esecuzione, oppure
- includete l’azione nell’elenco dei compiti («da fare»), per sbrigarla in un momento successivo. Attribuite l’azione a un progetto, ossia tutto ciò che richiede più di un passaggio operativo, oppure archiviate il task in un contenitore di raccolta per azioni singole.
- Nel caso in cui il compito sia legato a una scadenza, annotare anche questa nell’elenco.
4. Verificare
Nell’ambito della verifica quotidiana del sistema, controllate l’agenda e l’elenco/gli elenchi delle cose da fare per decidere cosa gestire prima. Durante la verifica settimanale, controllate anche tutti i «contenitori» potenzialmente rilevanti (casella in entrata, agenda, elenchi delle cose da fare, progetti, le voci «in attesa» e «prima o poi/forse»), quindi gestite e organizzate i nuovi elementi in entrata (si vedano i passaggi 2 e 3).
5. Fare
Per riuscire ad attribuire la giusta priorità, Allen propone di definire gli obiettivi personali aiutandosi con un «modello a sei livelli di verifica del proprio lavoro» usando un’analogia con un aereo:
- 50 000 piedi: vita
- 40 000 piedi: visione a tre-cinque anni
- 30 000 piedi: obiettivi a uno-due anni
- 20 000 piedi: ambiti di responsabilità
- 10 000 piedi: progetti attuali
- Pista di decollo/atterraggio: compiti attuali
Allen propone un «modello basato su quattro criteri» per decidere quali compiti dell’elenco «da fare» affrontare in un determinato momento:
- Contesto: cosa può essere fatto qui e subito in base alle risorse disponibili?
- Tempo a disposizione: di quanto tempo disponete al momento? Quali dei compiti pendenti possono essere sbrigati entro tale arco temporale?
- Energia disponibile: quanta energia avete? Quali dei compiti pendenti riuscite ad affrontare con l’energia a disposizione?
- Priorità: quali sono le vostre priorità? In base a un dato contesto, al tempo e all’energia a disposizione, qual è la prima azione da sbrigare?
David Allen parla di produttività senza stress (in inglese).
La scienza alla base del GTD
Nel 2008 Francis Heylighen e Clément Vidal, due ricercatori della Libera Università di Bruxelles, hanno dimostrato in un saggio (PDF) che il metodo «Getting things done» non è affatto una moda o l’ennesimo programma di ottimizzazione temporale convenzionale, illustrando le basi scientifiche su cui poggia la teoria del GTD. Di seguito viene presentata una sintesi delle novità introdotte:
1. Utilizzo di una «memoria esterna»
Uno dei principi di base del metodo GTD prevede di eliminare dalla nostra memoria (lavorativa) tutte le «cose» che assorbono la nostra attenzione per spostarle in un raccoglitore esterno (bloc notes, computer, archivio ecc.). La nostra memoria, sia a breve sia a lungo termine, ha notevoli limiti, è quindi sconsigliabile fare affidamento sul fatto di poterla utilizzare per richiamare le informazioni importanti quando se ne ha bisogno. Archiviare le informazioni nella nostra memoria richiede un elevato livello di attività neuronale. Se a tal scopo si utilizza un contenitore, saremo sicuri di poter accedere alle informazioni nel momento in cui ne avremo bisogno riducendo lo stress di dover costantemente «tenere a mente qualcosa».
2. Definizione dei passi successivi, avvio delle azioni
Un’ulteriore affermazione del metodo «Getting things done» prevede che le «cose» che si presentano nella vita debbano essere definite in maniera chiara ed eseguibile, ossia in una modalità che richiami a un’azione al momento della verifica. Tutte le volte che verificate il vostro archivio esterno, il cervello attiva il riconoscimento schematico per capire cosa c’è da fare. Se un compito non è definito a sufficienza (ad esempio: «controllare l’offerta»), il cervello compie un grande sforzo per dedurne cosa ci sia da fare di preciso. Se tuttavia tale riflessione è già stata effettuata in precedenza, ossia al momento dell’ingresso e dell’esame di un nuovo compito, ed è stato deciso mentalmente il passo successivo, la decisione della sua esecuzione sarà priva di vaghezza o ambiguità. In questo modo, il livello di stress diminuisce riducendo il rischio di rimandare il compito.
3. Gestione specifica in base alla situazione
L’approccio GTD si basa sul presupposto che la decisione di un’azione dipenda in prima linea dalla situazione in cui ci si trova in un dato momento. Possiamo superare il test dell’efficienza se disponiamo di tutte le risorse fisiche e psichiche necessarie per lo scopo. La mutazione del contesto o della situazione richiede tempo ed energia ed è quindi da evitare. Anche la regola dei due minuti del GTD va letta in quest’ottica: eseguire un’azione breve nel contesto in cui ci si trova in un determinato momento è più semplice che sviluppare un «contesto mentale» in cui pianificare l’azione in un momento futuro.
4. Adeguare è più importante di pianificare
Diversamente dagli altri metodi di gestione progettuale e temporale, l’approccio GTD non propone scadenze, tappe fondamentali o priorità definite in maniera esplicita: queste sono controproducenti per i compiti e i doveri quotidiani, quali rispondere alle e-mail, programmare una riunione o semplicemente organizzare i pensieri, poiché pianificare comporta per il nostro cervello un grande dispendio di energie. Inoltre, nella nostra società in rapida evoluzione ci confrontiamo costantemente con nuove limitazioni, sfide e opportunità, per cui le priorità devono essere aggiornate di continuo. Ciò è possibile con il metodo «Getting things done» lasciando riposare in una memoria esterna tutti i doveri, le idee o le azioni raccolte inizialmente, le cui priorità vengono tuttavia rivalutate costantemente. Verosimilmente, un’azione passa in un determinato momento dallo stato «prima o poi/forse» all’elenco dei compiti attuali, mentre un’altra viene temporaneamente «disattivata». La pianificazione resta chiaramente necessaria e utile. Allen propone tuttavia una programmazione più libera e flessibile («pianificazione naturale»). Come prima cosa, a tal fine, si sviluppa un chiaro senso per lo scopo od obiettivo di un progetto. In seguito, attraverso il brainstorming vengono raccolte diverse idee su come raggiungere tale scopo, le quali sono spostate nella memoria esterna. Tale procedimento riflette le modalità operative del nostro cervello e può essere adeguato in caso di mutazione delle circostanze.
5. Organizzazione dal basso verso l’alto
Diversamente da altri metodi di gestione temporale e progettuale, l’approccio del GTD inizia dal basso: si parte mentalmente dagli oggetti concreti che catturano la nostra attenzione, per arrivare agli obiettivi generali. Il nostro cervello deve compiere un grande sforzo per destreggiarsi tra i simboli astratti utilizzati per la pianificazione a lungo termine. Se in tale processo non pensassimo alla nostra realtà attuale, gli obiettivi che ne risulterebbero sarebbero vaghi e irrealistici. D’altra parte, i problemi irrisolti creano ansia e smarrimento rendendo difficile riflettere sugli obiettivi generali. Solo quando abbiamo l’impressione di aver riconquistato il controllo sull’attuale situazione di vita diviene utile pensare alle implicazioni generali delle azioni attuali.
6. Utilizzo del feedback per mantenere la rotta
Senza pianificazione si rischierebbe di passare semplicemente da un’attività all’altra a titolo casuale senza una direzione né un obiettivo chiaro. Per questo motivo, il metodo GTD propone un elenco di prossime azioni concrete che possono far avanzare un progetto. Ogni volta che si riesce a «spuntare» un’azione, per il nostro cervello si genera un segnale concreto di feedback che produce soddisfazione e l’impressione di andare avanti. In questa modalità di avanzamento sospinto dal feedback, che corrisponde in ampia misura allo stato di «flusso» descritto da Mihály Csíkszentmihályi, ci si muove alla massima velocità possibile verso un obiettivo senza bisogno di «scadenze» o altre pianificazioni temporali imposte artificialmente.
Conclusioni
La cascata di informazioni cui sono esposti i lavori intellettuali produce troppo stress e confusione. I metodi tradizionali per la gestione dei compiti e del tempo portano solo a un alleviamento superficiale poiché non affrontano il fulcro del problema: le nuove informazioni necessitano tipicamente di una riflessione in termini di priorità, obiettivi e risorse. Se le priorità non sono coerenti, i «metodi di ottimizzazione» fondati su una pianificazione dettagliata diventano inefficaci. Il metodo «Getting things done», invece, pone l’accento sull’analisi attenta di tutte le idee, possibilità, compiti e doveri per poter decidere poi in una determinata situazione quale azione deve essere compiuta per prima. Questo processo riduce al minimo lo stress permettendo allo stesso tempo un lavoro rilassato al massimo livello di produttività.
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Autore:
Stefan Brülhart, psicologo dott. mag. FSP, consulente e coach di aziende, dirigenti, professionisti e privati per l’ottimizzazione costruttiva della produttività e della qualità della vita grazie alle proprie forze.