Piccolo sforzo, grande resa: se pianificate in anticipo la giornata di lavoro successiva siete preparati al meglio. Questi cinque rituali vi aiutano e richiedono solo poco tempo.
I preparativi del giorno prima sono decisivi per l’inizio della vostra giornata di lavoro. Una buona organizzazione del lavoro è già metà dell’opera. Ciò vale soprattutto per la collaborazione nel team. Il blog di marketing Hubspot ha raccolto cinque consigli su come potete preparare in modo ottimale la giornata di lavoro successiva. Fate diventare i preparativi un rituale quotidiano. Una panoramica in ordine cronologico.
Svolgete stand-up meeting regolari
Uno stand-up meeting è un breve colloquio in piedi di circa 15 minuti che aiuta a coordinare i compiti del team. Con un incontro del genere verso le 14:00 o le 15:00 potete pianificare brevemente i lavori imminenti. Nel meeting ponete le seguenti domande:
- Cosa dobbiamo assolutamente svolgere oggi?
- Cosa possiamo rimandare a domani?
- Cosa possiamo anticipare a oggi?
Soprattutto quando tutti lavorano in home office, uno colloquio così breve può migliorare il lavoro di squadra.
Elaborate la vostra lista delle cose da fare
In base ai risultati dello stand-up meeting, elaborate la vostra to-do list. Preparatela subito dopo l’incontro.
Controllate la pianificazione giornaliera di domani
Circa due ore prima del termine della giornata di lavoro date uno sguardo all’agenda di domani. Controllate se è in programma un appuntamento importante che dovete ancora preparare. Se avete tempo, potete sbrigare questa attività prima di lasciare la scrivania. Altrimenti pianificatene la preparazione per l’inizio del giorno seguente.
Sbrigate le e-mail che avete già iniziato
Poco prima di terminare il lavoro, date ancora un’occhiata alla vostra casella di posta elettronica. Se ci sono ancora e-mail iniziate, terminatele. In questo modo non dovete trascinarvi il giorno seguente questi compiti iniziati e solitamente veloci.
Aggiornate la vostra lista delle cose da fare
Come ultima attività della giornata, controllate ancora una volta la vostra to-do list. Spuntate i compiti svolti e ponetevi per le attività in sospeso le domande seguenti:
- Ci sono compiti che devono essere svolti in una determinata sequenza?
- Cosa dovete assolutamente svolgere domani? Date una priorità maggiore a questi compiti.
- Cosa potete rimandare a un altro giorno? Date una priorità inferiore a questi lavori.
- Ci sono attività che devono essere svolte a una determinata ora, ad esempio la preparazione di un meeting? Pianificate il tempo necessario nella vostra agenda; in modo da tenere libera la mente.
Se vi preparate così, potrete iniziare bene la giornata seguente. Saprete già cosa vi aspetta e cosa è già stato stabilito. Ciò vi aiuta a lavorare in maniera efficiente e a staccare la spina quando terminate il lavoro.
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Versione aggiornata di un articolo di febbraio 2018.
