Al lavoro deve lottare ogni giorno per non essere sommerso/a dalle e-mail? Con questi cinque consigli potrà rendere più efficiente la comunicazione e reindirizzare la posta verso canali più utili.
Secondo le stime, nel 2023 saranno inviate circa 350 miliardi di e-mail al giorno in tutto il mondo. Alcune finiranno anche nella sua casella di posta aziendale. Probabilmente più di quante vorrebbe. Secondo il Work Trend Index 2023 di Microsoft, ben il 15% del tempo di lavoro del personale è dedicato alla gestione delle e-mail. È uno dei motivi per cui nello stesso sondaggio il 60% degli intervistati in Svizzera ha dichiarato di aver troppo poco tempo per svolgere il lavoro vero e proprio.
La buona notizia è che è possibile controllare la quantità di posta elettronica. Secondo Cal Newport, professore di informatica ed esperto di produttività statunitense, è questa la soluzione alla valanga di e-mail. Non si tratta quindi solo di abituarsi a gestire le e-mail nel modo più efficiente possibile, bensì di trovare canali di comunicazione più adatti e usare la posta elettronica «con parsimonia». Ecco alcuni consigli utili.
1. Evitare le mailing list infinite
Ah, le famose liste CC! Invii le e-mail solo alle persone direttamente interessate. In questo caso, la tendenza è la seguente: i destinatari da cui ci si aspetta una risposta vanno inseriti nel campo «A». Chi riceve l’e-mail solo per informazione va riportato nel campo «CC».
Per le interazioni con un gruppo più ampio di persone, spesso la soluzione più adeguata è un canale chat, ad esempio in Microsoft Teams. In questo modo le informazioni aggiornate vengono raccolte in un unico luogo e si evita di creare diverse generazioni di e-mail (il cosiddetto «ping-pong») quando qualcuno risponde a un vecchio messaggio, risparmiando così tempo a lei e ai destinatari e garantendo una comunicazione efficiente e chiara.
2. Anziché inondare di e-mail, telefonare
L’e-mail è una forma di comunicazione unilaterale, nel senso che non consente un’interazione diretta. Proprio come in una partita a scacchi per corrispondenza. Per scambiarsi opinioni e per ricevere una risposta alle proprie domande, è meglio prendere la cornetta del telefono (o le cuffie) oppure organizzare una breve riunione online. Quest’ultima può essere utile soprattutto quando sono coinvolte più persone e vi sono dubbi da chiarire. Si evita così il fastidioso e infinito ping-pong di e-mail e si risolve un problema spesso più velocemente rispetto alla modalità scritta.
3. Inviare link anziché allegati
Questo consiglio non riduce la quantità di e-mail, ma consente di evitare i doppioni. Invii solo il link a un documento: in questo modo si è sicuri che tutte le persone coinvolte lavorino alla stessa versione del file e siano sempre aggiornate. A tal fine è indispensabile che il documento sia salvato in uno spazio di archiviazione accessibile online a tutti. Con questa misura si garantisce un flusso di informazioni chiaro ed si evitano i malintesi dovuti alle diverse versioni dei documenti.
4. Utilizzare la chat anziché l’e-mail per messaggi brevi e interni
È tra quelli che scrivono e-mail contenenti solo l’oggetto «Sono in ritardo di 5 minuti »? Per queste brevi comunicazioni, che non devono essere conservate, un breve messaggio in chat è più adatto di un’e-mail. Inoltre, la chat permette di comunicare comodamente il ritardo anche con lo smartphone mentre si è fuori dall’ufficio (ma non al volante!). Ah, «eom» significa «End of Mail».
In generale, nella comunicazione interna è meglio puntare sulla chat anziché sulle e-mail. Non solo è molto più chiara, ma riduce anche il tempo necessario per rispondere. E si può seguire l’andamento della discussione direttamente nella chat. In applicazioni come Microsoft Teams è possibile invitare ad hoc più persone a una chat, senza creare subito un nuovo gruppo Teams.
5. Utilizzare altri canali d’informazione
Le e-mail non sono per forza l’unico mezzo per lo scambio d’informazioni. In molte situazioni, invece del messaggio «push» via e-mail è sufficiente utilizzare un canale «pull», da cui i collaboratori possono procurarsi le informazioni autonomamente in prima persona. Ecco degli esempi:
- SharePoint, intranet o l’area protetta del sito aziendale come piattaforma informativa: pubblichi qui le informazioni che non richiedono una reazione, come comunicazioni sull’azienda o per i collaboratori, verbali archiviati delle riunioni, progetti e prospetti.
- Software per progetti e collaborazioni: salvi tutte le informazioni rilevanti in un unico luogo. Per farlo può utilizzare numerosi strumenti, che spaziano dalle applicazioni online come Trello e Meistertask a Teams di Microsoft 365, fino ad arrivare a Microsoft Project.
- Fissare appuntamenti: fissando gli appuntamenti in Microsoft Outlook/Exchange eviterà numerosi scambi di e-mail.
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Articolo aggiornato a maggio 2019.
