Analisi dei dati: Per creare valore aggiunto serve la fiducia dei collaboratori

Una piattaforma di analisi centralizzata consente alle aziende di prendere più e migliori decisioni basate sui dati, generando così un valore aggiunto rilevante per l’attività aziendale. Altrettanto importanti sono la sensibilizzazione, la comunicazione e la formazione dei collaboratori e delle collaboratrici. Perché solo riuscendo ad accettare i nuovi processi si genera fiducia nei dati e nelle applicazioni.

Raccogliendo e mettendo a disposizione dati di alta qualità e relativi tool si creano i presupposti per ottenere un valore aggiunto dai dati all’interno dell’azienda. L’introduzione di automazioni, di applicazioni low code o di una piattaforma di analisi centralizzata nel cloud richiede però anche l’implementazione di processi in parte completamente nuovi all’interno dell’azienda, il che può comportare cambiamenti significativi nella modalità di lavoro.

La trasparenza genera fiducia

L’attuazione dei nuovi processi in azienda presuppone l’accettazione degli stessi da parte dei collaboratori e delle collaboratrici. «Non di rado tali trasformazioni falliscono perché l’implementazione sul piano tecnico viene accelerata, senza tenere sufficientemente conto delle esigenze degli utenti», afferma Ioannis Theocharis, Data & AI Consultant di Swisscom. È quindi importante definire i nuovi processi in modo chiaro e comprensibile e farli conoscere ai reparti e anche ai singoli utenti. «Ciò significa anche comunicare fin dall’nizio in modo trasparente e mantenere la comunicazione in ogni fase, formare di conseguenza i collaboratori e le collaboratrici», continua Theocharis.

La fiducia nei dati e nelle nuove tecnologie non nasce da sola. «Bisogna essere consapevoli del fatto che il passaggio al cloud o a una piattaforma dati centralizzata non risolve automaticamente tutti i problemi», afferma Dave Schadock, Teamleader Data & AI Consulting di Swisscom. Oltre alla formazione è quindi altrettanto importante comunicare il valore aggiunto che se ne ricava facendp un utilizzo più intenso dei dati. I nuovi processi saranno accettati solo quando tutti conosceranno i benefici che derivano dai cambiamenti.

Deve quindi essere chiaro come nascono i processi, da dove provengono i dati, come vengono analizzati e in che cosa consiste il loro valore aggiunto. A questo proposito Dave Schadock fa un esempio semplice: «Basta ad esempio mostrare come un rapporto, che prima doveva essere elaborato con Excel in poche ore, ora venga creato automaticamente in pochissimo tempo, per indurre molti a cambiare mentalità.»

Le persone sono al primo posto

I nuovi sistemi basati interamente sul cloud o le applicazioni IA vengono spesso percepiti come lontani e difficili da comprendere. Per questo è ancora più importante dar loro un ruolo all’interno dell’azienda, afferma Dave Schadock. «È possibile che con una nuova piattaforma di analisi gli indicatori forniscano risultati diversi rispetto a quelli forniti dai vecchi sistemi, anche molto diversi da quelli che ci si immagina. Questo perché ora sono disponibili più informazioni o perché in passato gli indicatori sono stati calcolati in modo errato.» Nelle aziende in cui i collaboratori e le collaboratrici prendono da anni o decenni decisioni aziendali sulla base di valutazioni isolate o seguendo l’istinto, il valore aggiunto di una piattaforma dati centralizzata e completa potrebbe non essere immeditamanete riconosciuto e potrebbe prevalere un atteggiamento scettico. Per poter tracciare le cause di tali differenze, quali modifiche sono state apportate, quali dati supplementari vengono utilizzati e in che modo le valutazioni possano essere integrate nei nuovi processi, sono necessari appositi corsi di formazione.

Molte trasformazioni tecnologiche ruotano intorno alla persona, afferma Schadock: «Spesso l’implementazione tecnica non è poi così complessa. Più difficile è introdurre i nuovi processi in azienda e al personale.» Ciò non avviene semplicemente in un workshop di breve durata. Serve piuttosto un piano di formazione concreto per coinvolgere tutti i collaboratori e le collaboratrici, a qualsiasi livello, quindi a seconda del loro livello di conoscenza, della loro maturità digitale, dell’età, ecc. Secondo Dave Schadock, la formazione e la comunicazione sono notevolmente sottovalutate da molti clienti.

Progetti precedenti confermano il successo di una comunicazione e di una formazione adeguate: «Durante l’introduzione di un ambiente di sistema cloud completo per la Geobrugg AG, è stata prestata sufficiente attenzione alla formazione del personale, garantendo così un passaggio dall’analisi di innumerevoli file Excel locali a un reporting centralizzato tramite app low code di successo e un miglioramento dei presupposti per i processi decisionali e di investimento a favore dell’intera azienda», spiega Schadock.

Cultura dell’errore e gerarchie

Un ulteriore rischio di non poter sfruttare appieno il potenziale delle analisi dei dati risiede nella mentalità aziendale, afferma Ioannis Theocharis: «Abbiamo avuto un progetto di un cliente in cui il personale ha notato che i nuovi tool avrebbero potuto essere utilizzati meglio, ma non osavano parlarne con i loro superiori.» È così che gli errori negli indicatori non sono stati affatto discussi e il potenziale disponibile non è stato sfruttato. Una comunicazione aperta e una sana cultura dell’errore sono quindi estremamente importanti. Affinché tutti i collaboratori e le collaboratrici possano gestire i dati allo stesso modo, la consapevolezza dell’integrità dei dati deve essere presente in tutti i settori specialistici, e non solo presso i reparti IT o gli specialisti di dati e IA.