«A lungo termine aumentiamo l’efficienza e riduciamo le spese per l’IT»

La digitalizzazione e i requisiti più severi in materia di protezione dei dati rappresentano una grande sfida per le società fiduciarie. Anche per Acton Treuhand AG di Zugo, che da tempo ha trasferito i propri dati e documenti su un cloud. Cosa possono imparare altre fiduciarie da Acton?

Acton salva quasi tutti i documenti in un cloud da 13 anni e lavora senza spreco di carta. All’inizio del 2023 Acton si è fusa con un’altra società fiduciaria, meno avanzata nel processo di digitalizzazione. Il socio dirigente Bruno Aeschlimann ha convinto i nuovi collaboratori dei vantaggi della digitalizzazione. Nelle prime settimane hanno digitalizzato e archiviato nel cloud una quantità di documenti tale da richiedere meno di 70 metri di spazio per i fascicoli federali anziché 190 metri. Sono finiti i tempi in cui le fiduciarie archiviavano tutti i documenti su carta. «Grazie alla digitalizzazione di dati e processi possiamo scalare la nostra attività e adeguare l’infrastruttura alle nostre esigenze», spiega Aeschlimann.

Una collaborazione senza intoppi semplifica la migrazione

Acton lavora nel cloud dal 2010. In primo luogo perché nessuno aveva il know-how e il tempo per prendersi cura dell’hardware e del software del server locale. Poiché la soluzione adottata fino a quel momento non riusciva più a tenere il passo con le crescenti esigenze, prima della fusione Bruno Aeschlimann ha chiesto consiglio al suo partner IT di lunga data Hugener Informatik, che gli ha consigliato la soluzione cloud di Swisscom. «Abbiamo scelto Swisscom perché volevamo un fornitore di fiducia in grado di reagire rapidamente nel caso in cui, in casi eccezionali, qualcosa non funzioni come concordato». Parallelamente alla fusione, Acton ha migrato anche la soluzione cloud, senza il minimo inconveniente grazie alla collaborazione impeccabile tra Hugener Informatik e Swisscom.

«La nuova soluzione ha all’incirca lo stesso prezzo, ma offre più servizio e valore aggiunto: a lungo termine aumentiamo l’efficienza e riduciamo le spese per l’IT pro capite».

Bruno Aeschlimann, socio dirigente, Acton Treuhand

Il nuovo ambiente di rete è più veloce, stabile e sicuro

I collaboratori non hanno risentito del cambiamento. Il giovedì hanno riorganizzato i locali degli uffici, il venerdì hanno avuto una giornata libera, il lunedì hanno lavorato con il nuovo cloud. Si sono subito resi conto che era più veloce e stabile. Grazie alla soluzione di rete sicura offerta solo da Swisscom in Svizzera, tutti i dati sono sempre protetti e non finiscono mai sulla rete internet pubblica. Nemmeno se i collaboratori in home office si registrano tramite Virtual Private Network (VPN). Questo vale anche per il software di settore AbaWeb basato su cloud, utilizzato per la collaborazione con i clienti. Ora i collaboratori possono utilizzare senza limitazioni anche Microsoft Teams. La possibilità di lavorare da casa è per Acton un valido argomento nel processo di recruiting, attenua la carenza di personale qualificato e facilita la ricerca di giovani talenti.

Aumentare l’efficienza e ridurre i costi per l’IT

La sicurezza dei dati riveste particolare importanza per le aziende che devono soddisfare severi requisiti di compliance. Acton ne assiste alcune. Ecco perché per Aeschlimann è importante poter contare su un provider affidabile con server localizzati in Svizzera: «Il danno alla reputazione causato da un attacco informatico è maggiore del danno finanziario.» Swisscom gestisce il proprio cloud in Svizzera e si occupa del funzionamento e della manutenzione costanti, di tutte le misure di sicurezza e dei backup periodici. Secondo Aeschlimann, la migrazione conviene per Acton: «La nuova soluzione ha all’incirca lo stesso prezzo, ma offre più servizio e valore aggiunto: a lungo termine aumentiamo l’efficienza e riduciamo le spese per l’IT pro capite».

Tre consigli sulla digitalizzazione per fiduciarie

Acton è più avanti rispetto ad altre società fiduciarie in fatto di trasformazione digitale. Non è successo da un giorno all’altro: «La digitalizzazione è un processo lungo», afferma Aeschlimann. Acton sta procedendo passo dopo passo. Questo è il primo consiglio di Aeschlimann per le fiduciarie che vogliono digitalizzare dati e processi. Il secondo consiglio: prima della migrazione è opportuno cogliere l’occasione per verificare minuziosamente ed eventualmente ottimizzare tutti i processi interni. E il terzo consiglio: chi si mette al lavoro per migrare tutti i dati e i programmi su un cloud dovrebbe anche pensare al proprio sistema di archiviazione digitale e riordinare i propri dati e documenti.