Il cloud aumenta l’efficienza nelle aziende. Ma cosa significa questo in termini concreti? Ecco sette esempi pratici di come anche voi, grazie alla digitalizzazione, potete beneficiare di questo guadagno di efficienza in termini di utilizzo e sicurezza.
L’uso del cloud sopravviverà a questa pandemia. Semplicemente perché i suoi vantaggi superano gli svantaggi nella quotidianità lavorativa. Questi sette esempi pratici mostrano come le soluzioni cloud permettono alla vostra azienda di risparmiare tempo e migliorare l’efficienza, a beneficio in primis delle aziende con collaboratori che lavorano anche fuori sede, ma non solo. Perlomeno quando si tratta di proteggere i documenti aziendali.
1. Lavorare fuori sede e a casa come se si fosse in ufficio
Il vantaggio più ovvio che sicuramente avete colto dalla pandemia: il cloud semplifica la collaborazione e il flusso di informazioni con collaboratori, clienti e fornitori. I sistemi di archiviazione online come OneDrive e SharePoint Online di Microsoft 365 permettono un accesso sicuro ai documenti da qualsiasi luogo e con qualsiasi dispositivo, favorendo, in particolare, anche il lavoro in home office. Un ulteriore vantaggio? Più persone possono lavorare su un documento contemporaneamente.
I direttori aziendali si ritrovano sempre più spesso a sbrigare le pratiche amministrative come la contabilità dei salari nei fine settimana e in home office. Un software per la contabilità, la fatturazione, i solleciti ecc. basato su cloud fa risparmiare il viaggio in ufficio.
2. Informazioni aggiornate su tutti i dispositivi
La sera, a casa, vi viene in mente una mansione che dovete completare urgentemente domani in ufficio. Annotate immediatamente il compito nella to-do list del vostro smartphone, sapendo che troverete la voce sul vostro computer aziendale la mattina dopo.
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Lo stesso vale per gli appuntamenti, le e-mail e i documenti. I servizi cloud sincronizzano automaticamente queste importanti informazioni su tutti gli apparecchi utilizzati. Al mattino basta dare un’occhiata veloce al calendario sullo smartphone e aprire il PDF con l’offerta sul tablet: non si tratta solo di una comodità del cloud, ma di un reale guadagno di tempo ed efficienza.
3. Presenza professionale presso clienti e partner
Cominciamo con un classico: i vostri collaboratori del servizio esterno o voi stessi siete in viaggio per raggiungere i vostri clienti. Per questi appuntamenti di lavoro, voi e i vostri collaboratori avete sempre a portata di mano e-mail e calendario sui cellulari. Ciò consente un risparmio di tempo, specialmente al servizio esterno, perché i collaboratori sanno sempre cosa li aspetta dopo. I chiarimenti telefonici e i tragitti inutili non sono più necessari.
Lo stesso beneficio si ottiene quando i dati per l’attività quotidiana sono disponibili in una soluzione di archiviazione online nel cloud. Invece di stampare offerte, piani e foto in anticipo in ufficio, portate il vostro tablet o notebook con voi agli appuntamenti di lavoro. Questo permette anche di rispondere in modo flessibile a domande ed esigenze in qualsiasi momento. Lo scambio con i clienti (e i partner) avviene in modo digitale e senza carta. I collaboratori ben preparati e organizzati danno un’impressione professionale e aiutano a costruire relazioni commerciali a lungo termine.
4. Catturare informazioni con la fotocamera dello smartphone
In molte professioni ci sono momenti in cui la fotocamera dello smartphone è uno strumento di lavoro utile. Situazioni, bozze e simili possono essere immortalati tramite immagini o video, condivisi tramite una soluzione di archiviazione online o un servizio fotografico ed essere discussi con gli altri. Forniamo tre esempi.
- La responsabile di progetto immortala la situazione di un immobile ancora in costruzione con foto o video, per poter poi istruire gli installatori nell’ufficio.
- Durante il primo colloquio con il cliente, il giardiniere paesaggista scatta delle foto del giardino, comprese eventuali linee, per poi fornire proposte progettuali basate sulla situazione reale.
- Dopo la riunione in ufficio, un partecipante immortala la whiteboard e il blocco note con la fotocamera dello smartphone e in seguito condivide le foto con gli altri partecipanti.
5. Espandere lo spazio di archiviazione cloud con un clic del mouse
Più un’azienda è digitale, maggiore è la quantità di dati di cui dispone. La posta in arrivo si riempie, le offerte, ordinazioni e immagini devono essere archiviate. In particolare queste ultime richiedono un sacco di spazio di archiviazione.
Salvare tutti questi dati a livello locale o nella rete aziendale implica molti costi aggiuntivi. Il server o il Network Attached Storage (NAS) ha bisogno di nuovi dischi rigidi che devono essere acquistati e attivati. Per non parlare del backup! Anche questo richiede più tempo e spazio, se la quantità di dati cresce.
Nel cloud, lo spazio di archiviazione può essere ampliato con un clic, che si traduce nell’affitto di spazio aggiuntivo. Se la domanda di spazio dovesse diminuire di nuovo, la «capacità superflua» può essere semplicemente ridimensionata.
6. Protezione contro la perdita di dati e dagli attacchi ransomware
Anche senza giungere allo scenario peggiore come un furto con scasso, incendio o danni causati dall’acqua, è possibile che si verifichi una perdita di dati. È sufficiente che la meccanica di un disco rigido sia difettosa. Grazie all’archiviazione dei dati nel cloud, siete protetti contro tali guasti. Ciò vale sia per i dati utilizzati quotidianamente che per i backup nel cloud.
Inoltre, i servizi cloud come Microsoft 365 offrono una certa protezione contro i ransomware (trojan di codifica), attualmente la forma più comune di attacco informatico. Questo è il modo in cui OneDrive for Business e SharePoint Online memorizzano più versioni di un file. Se il ransomware cripta la versione corrente, in molti casi le versioni precedenti possono essere ripristinate e i dati recuperati senza dover pagare un riscatto.
7. Aggiornamenti automatici del software inclusi
Quanto tempo dedicate all’aggiornamento di software e sistemi operativi? Forse avete assegnato questo compito al vostro fornitore di servizi IT nell’ambito di un contratto di servizio.
Se gli aggiornamenti sono trascurati o fatti troppo tardi, emergono falle nella sicurezza che offrono aree di attacco ai criminali informatici. Se si utilizza un software dal cloud, gli aggiornamenti di sicurezza e generali avvengono automaticamente. Nel caso di Microsoft, questo vale sia per le applicazioni Office locali come Word ed Excel che per applicazioni come Dynamics 365 Business Central (ex Navision), che funzionano tramite cloud e possono essere usate direttamente nel browser.
Infine, un breve avvertimento
I vantaggi del cloud superano gli svantaggi. Ma non è una conclusione scontata. Pianificate il vostro passaggio al cloud con attenzione e, soprattutto, gradualmente. Iniziate da quelle aree della vostra infrastruttura IT che sono più facili da esternalizzare. Presentate le nuove possibilità anche ai collaboratori passo dopo passo.
E date il buon esempio in qualità di capi: sfruttate voi stessi le possibilità e date l’ispirazione ai vostri collaboratori. Per esempio, mostrate loro come condividere i documenti tramite l’archiviazione online invece di inviarli come allegati di posta elettronica. E siate pazienti. Non tutti i collaboratori sono ugualmente abili nei confronti dell’informatica. Ma il tempo che investite nei collaboratori vi sarà restituito sotto forma di guadagni di efficienza nella cooperazione.
Articolo aggiornato ad aprile 2020.
